（1）仓管填写请购单。酒吧仓管人员根据库存品存货情况填写请购单，经核准后交采购人员。
请购单应一式两份：①一份由采购人员留存，采购人员须采购之前请管理人员批准，并在请购单上签名；②另一份由酒水仓管人员留存。
（2）采购填写订购单。采购时，采购人员须填写订购单。
订购单应一式四份：①第一份由饮品供应单位留存；②第二份由酒水管理员留存，证明已经订货；③第三份由验收员留存，以便核对订购单与货品；④第四份由采购人员留存。
当然，也不是所有酒吧都采用这样具体的采购手续，但至少应保存书面进货记录，最好是用订购单保存书面记录，以便于到货核对。书面记录可防止在订货品牌、数量、报价和交货日期等方面出现误差。