书城成功励志决定一生的66条职场警示
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第23章 “牛毛”会议浪费时间!

多次的调查表明,大多数的经理人都认为召开会议是最浪费时间的一件事;大多数会议给人的印象是冗长而又低效的,许多人都厌恶开会。为什么人们要一而在、再而三地召开这些无效而又令人头痛讨厌的会议呢?答案是人们对会议的认识与理解不够。会议只是一种管理工具,一般人认为会议就是浪费时间与精力的一种活动。会议是一种帮我们发挥“提供信息、汇集信息、解决问题、宣传政策与培育训练”等功能的手段,但它并非是发挥该功能的惟一手段,也未必是最好的手段,应该设法减少那些基于不正当的理由而召开的“牛毛”会议。同时在考虑召开会议之前,应设法探求取代会议的更有效途径,以提高工作效率。

(1)目标能在最短的时间内被实现。例如,有些人认为开会过程中的讨论甚至争议,是一种必然的事情,因此对这些人来讲,尽管是冗长的讨论或争辩,也不可能被视为违背“在最短的时间内实现目标”的要求。而又有一些人认为会议中的讨论或争辩并无实质可言,因此,对这些人来讲,就算短暂的讨论或争辩,也可能被认为是浪费时间。不管怎么讲,绝大多数人都同意:越能在短的时间内实现会议目标越好。

(2)目标能被实现。会议既然是一种用以发挥特定功能,或更确切地说,用以实现特定目标的手段,因此评测会议是否实效,其首要的标准便是审视开会之前为会议所设定的目标实现的价值。

(3)与会者对会议感到满意。所谓满意,并不意味着与会者对会议的主题和决议感到满意而高兴。例如,会议的主题是减薪、裁员,那么与会者对这样的会议不一定感到高兴。但若能设法令与会者了解减薪、裁员的理由,并令他们有机会发表意见或提出实施办法,这种做法多少可以使他们感到满意。

实效性的会议

所谓实效性的会议主要表现在:

例如,W的员工最怕听到他说“开会”两个字,因为他们觉得 W在管理会议方面做得实在是糟糕透了:有时他在会议上┫┫不休、高谈阔论。可是他说的东西要不就是无关紧要的,要不就是令人费解的。会议结束后,员工对那些与团队密切相关的问题还是一无所知;有时会议已经开始了,而员工却发现 W没有做任何的准备,冷场的情景时有发生;有时会议会演变成一场争吵,这很大程度上是因为W没有能够很好地控制会议;还有的时候会议进行的时间很长,但却始终不能做出最终的决定,这浪费了大家的时间。总之,员工们觉得如此多的会议根本不能收到会议原本应当具有的效果,反而成为了企业的负担。

(1)会议前。比如,太早通知开会或太晚通知开会、会议不能准时开始、与会者没有准备、欠缺会议目标或会议目标不明确、会议太多,致使与会者一听说要开会,无不感觉厌烦、开会通知内容欠周详、会议时间不当等。

(2)会议中。比如,资料不充足,却贸然决策、与会者之间的争辩、与会者与管理者的争辩、会议超出预定的时间、与会者之间交头接耳、少数人垄断会议、与会者不表明真正的感受或意见等。

(3)会议后。比如,欠缺会议记录、不能对会议的成败进行检讨、不能对决议事项进行追踪、与会者对会议感到不满等。

所以,在会议中为能让会议得到实效而不是浪费时间,应该注意以下几个方面:

掌握好时间,避免多次讨论同一主题。

从容应对会议中的一些意外情况。

别让讨论脱离主题。

鼓励员工倾听别人的发言,控制私下交谈。

要让每一位与会者都参与到会议中来。

做一些大胆或新颖的尝试。例如,可以让不同的人来主持会议,这种轮流主持会议的方法会消除等级观念,让团队成员感到他们不是为了上级而工作,而是为了团队和它的目标在工作。

怎样使会议具有实效?

会议无实效的因素有很多,主要可以分三种:会议前、会议中、会议后。

会议对于企业来说极为重要。不要让企业的员工有“会议恐惧症”,这会给你的企业带来巨大的损失。如果能让会议更有效果,不但可以充分调动员工的积极性,为企业工作献计献策,而且会议的潜在功能和特定功能

一家大公司的经理经常抱怨:“我一整天都在开会,我必须从早到晚,甚至在周末时加班,才能做完每天固定的工作。另外还要研究大家在这些开不完的会中想出的主意。”其实,这是一种很消极的想法,他并未领会会议的潜在功能。

会议主要的潜在功能如下:

(1)显示地位。开会是一种仪式。总经理坐在总经理的位置上,董事长则坐在最前面的位置上,借以强调这些人是与众不同的。

(2)友情赞助。一群人会表扬一位成员的得奖表现。

(3)危机管理与灾难控制。一群人聚集在一起处理正在散步并可能造成冲突的谣言。

(4)沟通。为了宣布提高股利或任命新的董事而召集一群人。

(5)解决问题。为了寻求问题的解答,一群人共同研究、思考,想出解决的办法。

由于会议的多重功能,我们不能随便说:“不要开会,以公文传阅就行。”因为召集会议的人也许打算做沟通已久的事情。参加会议也不一定与工作有关。对很多职业来说,开会就是工作;如果你的个性不适合这种工作形式,你应该考虑其他行业或是相同行业中奇特性质的工作。

而会议的特定功能主要表现在:

有效的会议能够确保管理者全面地听取意见,从而做出慎重、正确的决策,还可以节约大家的时间,减少没有必要的“牛毛”会议,提高整个企业的工作效率。

汇集信息。

提供信息。

培育训练。

“如果你不知道该往何处航行,那么哪个方向的风都是逆风。”相信这句格言我们都不会太陌生,它揭示了一个深刻的道理:如果不知道该去做什么,那么做起来就困难了。

如果我们不知道将要发生的事情是什么的话,那么我们做起来就会变得困难了。我们经常在会议上浪费了太多的时间。假如召开一次会议却不清楚到底想从会议中得到些什么,那么,从这次会议中获益的几率是非常小的,更不用奢望获得真正想要的东西了。

怎样安排好会议

一位经理曾说过:“最令人感到受挫的事情莫过于不知道自己在开会的时候要做什么。”会议是经理人展现个人风采的场所,会议开得如何、组织得怎样,完全可以看出经理的领导风格与组织能力来。

一般来说,成功的经理人大都是“会议专家”,会议中表现得信心十足,具有驾驭力、控制力和说服力。可以说,会场是经理人员展现个人风采的最佳场合。一个不会组织会议的经理,一定是个失败的经理人。

一个经理不能成功安排好会议,往往是以下几个方面的原因造成的:

(1)对与会者的情况不了解,使得会议中出现的一些突发事件让经理措手不及;

(2)会议过多,这不但浪费了自己的时间,而且也浪费了别宣传政策。

解决问题。

到底会议是开还是不开呢?

(3)能有效地控制会场气氛,往往使会议成为发泄私人恩怨的场所,弄得自己狼狈不堪,对自己的形象也是一种破坏;

所以,在召集会议前,管理者最好了解员工对会议的一些惯例,如何主持会议?每次会议是多久?等等。对有些人来说,会议给了他们与他人交往的好机会;对有些人来说,它是一种负担,是在浪费时间。