规范管理是动态管理,发展是规范管理的生命所系。只有把规范管理看作是不断发展和完善的过程,企业规范管理才能从低级到高级,日臻成熟和完善。
1.对企业进行诊断
为了搞好企业诊断工作,要集中企业各方面的管理人员、业务人员、行政人员,组成诊断小组,集思广益,对实际情况进行分析,提出问题,对各专业管理系统、各个经营单位进行诊断。诊断方法可采取召开各层次的管理分析会,发动干部、职工查找企业管理上的漏洞和薄弱环节,做出诊断结论。通过分析,找出成功的经验是什么?存在的问题是什么?集中讨论重点问题、典型问题,提出对策,研究出解决问题的措施。
2.对企业原来的规范和规章制度“清仓、盘点
归纳、整理”规范管理并不是一个完全新的概念,实际上,各企业也做了不同程度的探索,制订了经营管理制度、岗位责任制和一些规章制度,在某些方面已经形成了规范,积累了宝贵的经验,实践证明,这些规范和规章制度的实施,发挥了较好的作用。企业应对原来的规章制度进行认真的分析、研究和总结。具体地说,对已有的规章制度要“清仓、盘点、排队”。这包括三方面的内容:第一,原来的规范、规章制度对现在来说还是行之有效的,适用于现在,可以保留,继续延用。第二,原有的规范、规章制度,部分适用于现在,需要修改,要在原来的基础上补充和完善。第三,缺少的规范和规章制度,要着手制订和建立,在这方面要做艰苦细致的工作。
3.制订和规定部门职责范围和工作标准,建立部
门考核体系明确各部门的职责范围可以提高各部门的工作效率,避免相互推卸责任,在工作中也能较好地组织、指挥、协调、配合,这样,就能及时完成各部门的任务,有利于实现企业的总体目标。在企业的实际工作中,为了评价工作质量,必须有考核,必须建立部门考核体系。同时,制订奖罚办法,把奖罚与考核结果结合起来。
4.制订和推行岗位规范
制订岗位规范是加强个人责任心、发挥个人工作积极性的重要手段,有利于克服“大锅饭”、出工不出力等现象,有利于锻炼、培养、造就和选拔人才,提高劳动效率。
岗位规范,对企业来说,具有两方面的作用,一是作为本岗位人员应遵循的工作程序和要求,二是企业作为对此岗位选人的依据,也是考核岗位人员工作质量的标准。
岗位规范的构成分为四大要素,即:上岗条件,岗位职责范围,常规性的工作程序和工作标准。
5.制订和推行环节规范
环节规范规定企业的商品流、资金流、票据流等的流向和流程,按科学合理的程序运行和传递,使日常工作规范化,节约时间,加快商品购、销、调、存的速度,加速资金周转,促进经营活动的节奏,提高经营管理水平。
6.转变经营思想,增强管理意识
改革开放以来,我国的企业管理发生了很大变化,尤其是逐步建立起社会主义市场经济体制以后,企业走向市场化。所以,在市场激烈的竞争中,作为决策者、经营管理者要转变经营思想,增强管理意识,适应新的企业经营机制的要求,抓管理,练内功,从根本上强化规范管理,不断向管理的深度和广度发展,把管理和经营有机地结合起来,互相促进,提高经营管理水平,真正使企业成为自负盈亏、自主经营、自我约束、自我发展的良性循环的经济实体。
7.加强职工培训,提高全体干部职工队伍素质
规范管理的具体工作需要人去完成,没有人才,规范管理难以付诸实践。企业要发展,人才是根本,规范管理的实施需要大批思想觉悟高、业务熟练的实干能人。所以,要有计划有步骤地对干部职工进行培训,培训要有针对性、实用性,缺什么,补什么,使职工达到应知应会。通过培训,提高广大干部职工的思想认识,宣传推行规范管理的作用和好处。制订规范以后,组织职工学习规范的内容,并组织专人按照规范的程序示范表演,使大家熟悉规范,了解规范。通过学习、讨论、示范表演、考核、表彰、奖惩、经验交流等多种形式和多种渠道,增强职工执行服务规范的自觉性。
8.强化基础管理,建立各种原始记录
强化基础管理,建立各种原始记录是使规范管理工作经常化、制度化的重要保证。要建立科学的考核表格,做好原始记录,每月、每季、每年都要汇总,把汇总结果作为发放奖金、评比先进的依据,到规范管理的高级阶段,这些工作可以由计算机管理信息系统完成。
9.制订管理规范
制订管理规范既是实行规范管理的核心内容,也是实施规范管理的前提。制订管理规范要遵循以下原则:
[1]科学性原则。编排的工作程序,要根据社会、企业现有条件,不能超出企业现实的人员素质、设备素质、管理素质等提出过高的要求,既要立足现实,又要有一定的先进性。工作量安排要有利于激励职工,多数职工经过努力可以达到,工作的标准要科学、合理,工作质量要高标准、严要求。
[2]全面性的原则。规范的制订从广度上要覆盖企业的各个岗位,使经营活动的每一件工作,都有相应的规范,使企业整体规范化。如果只是企业某一方面的规范,实际上,企业管理无法走入正轨,也不能达到有效的规范管理。
[3]系统性原则。企业制订的各种规范都要围绕企业的中心活动,各类规范之间要相互衔接、融为一体、成龙配套。
[4]实体性原则。制订的工作程序,提出的要求、标准,要尽可能避免使用抽象、含糊的词句。能量化的一定要量化,不能像过去制订的规章制度和岗位责任制那样,定性的多,定量的少,虚的多,实的少,造成执行者和考核者难以把握。所以,不能纸上谈兵,流于形式,要真抓实干,取得成效。规章制度和岗位责任制制订以后,重在贯彻执行,要把纸上的条文变成实际的成果,做到有章可依,有章必依,执章必严,违章必究。所以,企业对实际执行情况要严格考核,进行综合评比,公布考核结果,并且有奖有罚,奖罚分明,及时兑现。
规范管理是动态管理,是制订规范、执行规范,根据执行结果修改、完善规范的循环往复、不断提高的过程。只有把规范管理看作是不断发展和完善的过程,企业的规范管理才能从低级到高级,从不甚科学到比较科学地逐步发展起来,企业的素质才会逐步增强。