有思路,才能有成功,思路正确是成功的一半。再造流程循着正确的思路,就能事半功倍,为企业战略目标的实现做出贡献。再造流程就是流程改造,其目的是要适应外界环境的变化,改造现有的企业基本流程,使之工作效率有极大的提高,经济效益有极大的提高。再造流程具体怎么进行呢?哈默与钱辟博士虽然最早发表了他们的再造流程的思想,但仍是以思想为主,这恐怕也就有了这么一个状况:现实中企业实施流程改造方面成功率不是很高。不过也正是如此,这方面创新的空间非常之大。作为一种探索,再造流程可能应从如下思路着手。
1.再造流程的出发点
再造流程的出发点是指再造流程的基本准则和起点。现代企业再造流程的出发点有以下几个方面:
(1)企业目标
流程作为企业内的工作过程,首先要服从企业的战略目标,换句话说,流程的再造要为企业战略目标的实现而做出贡献。因此再造流程的重要出发点之一就是以企业战略目标为总目标,将其分解的分目标或阶段目标等作为流程应承担的目标,进而考虑流程应如何设置,如何改造以更有效地完成这一目标从而为战略目标的实现而做出努力。
由于企业总目标的可分解性,如总目标可分解为生产目标、销售目标、质量目标、服务目标、资金运作目标等等,由这些目标也就有了如何完成此目标的工作过程,即流程,这是一个方面。另一方面,由于企业总目标发生一定的变异,如从利润最大化变为市场占有率最大化目标时,一些流程如竞争的流程、市场营销的流程、研究对手的流程可能就要发生变化;如果不变化的话,总目标就不可能实现。
(2)理解顾客
顾客并不知道他未来需要什么,但他们知道现在需要什么,尤其是当他们的支付能力提高以后可以购买他们原来买不起的商品和劳务,因此在现在和近期未来的市场上,就会发生需求的变化,就会产生许多商业机会。现代企业是有顾客才能生存,无顾客就要消失的一种经济组织,不了解顾客的心理状态、消费习惯以及他们的现实欲望与需求,不了解他们的支付能力及其变化,现代企业要成功就很困难。另一方面,因为顾客并不知道他们未来需要什么,故现代企业如果不能在真正了解顾客的需求本性条件下,开创他们明确的未来需求,那么现代企业也不可能在未来有良好的发展。既然顾客对企业如此重要,那么企业在工作流程没有理由在重新设置、重新改造流程时不以顾客的满意为出发点。
流程以顾客的满意为出发点,有的人可能认为最多是销售、服务、生产等流程应该如此,因为他们直接与顾客相关。这是对的,但我们这里所说的以顾客为出发点、以顾客满意为出发点,还包含了这么一层意思:即一个流程中前后工作环节、工作单位或工作步骤之间的关系,可以看作是一个“厂商与顾客”的关系即“供给与需求”的关系。如果大家都能使各自的“顾客”满意了,流程的工作效率也就会大大地提高。
(3)技术条件
流程与技术工艺相关,某种意义上说技术工艺状态决定了流程的路径,工作环节、步骤的划分等,这是我们在前文已论述过的问题。技术条件作为流程改造的出发点,既有前面所述的含义,也有不同的含义。哈默与钱辟博士曾经在其大作中认为,如果没有信息技术的进步和介入企业,那么企业流程改造是不大可能成功的。他们特别强调了信息技术对流程改造的意义,是因为信息技术的确可以改变我们的生活与工作的方方面面。信息技术介入企业后,他们认为会导致巨大的完全的变化,也正是如此,流程必须改造。
是不是可以说,信息技术的发展进步是流程改造的出发点呢?笔者认为这可以是一个出发点,但对一般企业而言这一出发点过高了一点。从现实出发,笔者认为流程改造的确需要许多技术支撑,但并不仅仅是信息技术,而且当信息技术尚未普及之时,流程改造仍然可以进行,不过是依赖其他技术条件而已。因此从这个意义上说,现有的将掌握的技术条件可以成为流程改造的出发点,有什么条件支撑就进行相应程度的改造便可。
2.再造流程的核心目标
美国著名管理学家詹姆斯·钱辟论再造流程核心目标:
再造流程的核心目标并不是流程本身,而是为了再造企业的核心能力。所谓企业的核心能力是指企业自己拥有的独特的足以导致与其他企业相比略胜一筹的技术、管理模式、经营技巧等方面的能力,这种能力支撑了企业在市场上、在产业内享有特别的优势,支撑了企业能够提供更快更好更能令顾客满意的产品或服务。换句话说,一个良好的企业才可能形成自己的核心能力,一般的企业往往尚未形成核心能力,或核心能力正在培养之中,也正是如此,会有一批企业在日常的市场竞争中败下阵来,被淘汰。再造流程固然是为了将流程改造得能更好地完成工作任务,更能够使顾客满意,提高工作效率这一目的,但如果看高看远一层,那么,再造流程应该为塑造企业的核心能力服务,即以塑造和培育企业的核心能力作为再造流程的总体核心。为什么应如此呢?因为企业的流程与企业的核心能力有密切的相关性,企业的流程甚至就成为企业核心能力的一部分。例如,小汽车制造企业的生产流水线作为生产流程,如果有其独特的优势便成为该企业的核心能力之一,成为企业成功的支撑。
一般而言,企业的基本流程与企业的核心能力有密切的支撑关系。
企业基本的管理流程和作业流程支撑了企业的核心能力,而核心能力则支撑了企业的核心产品,而核心产品则支撑和演化出众多的最终产品以供顾客选择消费。因此,基本流程的再造就有两种方式:
第一,再造流程可以进一步强化或增强企业的核心能力,从而使企业保持更高的相对比较优势。这种方式下的流程改造是以现有的核心能力为基本条件进行,流程再造后并不改变后来的核心能力内容,只增加其力度。
第二,再造流程以建立企业新的核心能力为目标,重新构造流程以及由流程支撑的新的核心能力。这种方式下的流程改造可以说是全面的巨大的改造,它将改变企业的整个面貌,包括它未来的市场相对优势。
3.再造流程的实施步骤
再造流程实际上是将构成流程的基本工作环节、工作单位或工作步骤加以判认并对逻辑关系、时间耗费、可否并行等进行分析研究,大胆创意构想出能够最佳地完成同一工作任务或目标的一系列工作单位或环节的过程,这个过程就是流程。当然这么做的前提是已明确了企业的目标、流程再造的目标任务等。实际上再造流程的内容也就决定了再造流程的实施步骤,再造流程的七个大的步骤,为一般流程再造工作指点了工作的基本的方向。每个步骤实际上还包括了一些具体的工作。
(1)设定基本方向
设定基本方向是指设定流程改造的总目标、总方向、总思路,以免多走冤枉路,浪费资源。这是再造流程的第一步骤,具体包括如下一些工作。[1]明确企业战略目标,将目标分解;
[2]成立再造流程的组织机构;
[3]设定改造流程的出发点;
[4]确定流程改造的基本方针;
[5]给出流程改造的可行性分析。
(2)现状分析并确认改造目标
此为再造流程的第二个步骤,其目的是要对现有流程、外界环境、顾客、企业核心能力等状况进行深入细致的调查分析,寻找问题之所在,以便设定具体的改造目标及标准。具体包括如下一些工作:[1]企业外部环境分析;
[2]顾客满意度调查;
[3]现行流程状态分析;
[4]改造的基本设想与目标;
[5]改造成功的判别标准给定。
(3)确定再造流程方案
确定再造流程方案是一个很重要的步骤,这一步骤要求完成具体的流程改造方案,这个方案可行与否很大程度上决定了流程改造的成功与否,这个步骤需要众多人员来参与。此时具体应做:[1]流程设计创意;
[2]流程设计方案;
[3]改造的基本路径确定;
[4]设定先后工作顺序和重点;
[5]宣传流程再造;
[6]人员配备。
(4)制定解决问题计划
这一步骤主要是制定一个对近期问题解决的计划,以便在再造流程的过程中,先解决一些近期问题,从而使企业员工可以看到改革的效果,从而坚定他们继续努力的决心。这个步骤是个辅助性的步骤,但也很重要,需要做好以下工作;[1]挑选出近期应解决的问题;
[2]制定解决此问题的计划;
[3]成立一个新小组负责实施。
(5)制定详细的再造工作计划
这是接第一步骤的一个步骤。当改造方案设定并通过后,需要有一个详细的工作计划,其中包括如下要点:[1]工作计划目标、时间等确认;
[2]预算计划;
[3]责任、任务分解;
[4]监督与考核办法;
[5]具体的行动策略与计划。
(6)实施再造流程方案
这一步骤就是具体展开流程再造的工作,这些工作有很多,是完成流程再造的关键。这些工作中主要有:[1]成立实施小组;
[2]进行对参加改造人员的培训;
[3]发动全体员工配合;
[4]新流程实验性启动,检验;
[5]全面开展新流程。
(7)继续改善的行动
即对改造的流程进行修正、改善等工作,以保证新的流程全面达成改造的预定目标,使企业的核心能力有所增强,使企业的工作效率大大提高。这一步骤包括以下一些主要的工作:[1]检测流程运作状态;
[2]与预定改造目标比较分析;
[3]对不妥之处进行修正改善。