第一象限：重要且紧急的事情
“紧急”意味着需要立即着手去做，“重要”则意味着对个人或团队有着重大影响。这一象限会涉及很多事情，例如公司会议急需的报告、客户打来的投诉电话、明天就到期的信用卡账单、家人突然出了意外事故等。这些事情又紧急又重要，你必须立即放下其他所有事情，把全部精力投入到这些事情中。如果你一再拖延，只会让事情变得越来越急，最终让你陷入被动和焦虑。
对你来说，这是最重要的环节，一定要紧紧抓住，因为它关系到你目标的实现，和你的生活密切相关。与其他事情相比，你都要做优先的考虑和实施。这个问题解决了，其他事情才能顺利进行。
第二象限：重要但不紧急的事情
这一象限中的事情虽然不如第一象限那么紧急，但是它关系到个人的长期发展。它涉及你的理想、学习计划、职业规划等，例如学习一项技能、培养一种习惯、进行形象管理、阅读几本书籍等。这些事情对你的人生意义重大，但是你通常都会给它们安排充足的时间，因此你可以在一定时间内进行变通。然而，倘若你每天只追赶琐碎而不重要的事情，那么就会因没有精力而一再拖延这些重要的事情，到了某一时刻，这些事情就被迫从第二象限转入第一象限，让你措手不及，压力剧增。
如何对待虽然重要却并不急迫的事情，这是对我们的一个考量，反映了一个人对人生、工作目标和进程的判断能力。许多人对此是有所认识的，但仅仅因为“不紧急”，因而有所放松警觉，比如那些关于道德品质的培养、身心健康的关注、情感意志的陶冶等，这些看起来不着急，就一天天地拖了下去，直到不了了之。这是很危险的，这样做很可能断送了你未来的蓝图，断送了你的前途。
第三象限：紧急但不重要的事情
细想一下，这样的情形经常发生在我们的生活中。在你正常的生活节律中，忽然出现了不和谐的音符，比如本来你在安静地读书，或者已经休息，为来日紧张的工作储备充足的精力，但此时一个不期而至的电话响起，那是朋友盛情的邀请，于是，你很无奈地去应酬，喝得头昏脑涨，忘却了一切，身体、家庭，还有来日紧张的工作。这样一来，就会造成该做的事情不能圆满完成，而不该做的事情却占用了你宝贵的时间和精力。
这些事情，应该归入优先事项中，这就要求你要像我们在前文中讲过的那样，学会正确安排事情的次序，避免把第三象限中的事情错误地归入第一象限。
第四象限：既不紧急也不重要的事情
这一象限中的事情可做可不做，它们或许可以调剂生活，但是却不值得你沉迷其中，占用大量时间和精力。例如，晚饭后，你习惯地蜷缩在沙发上翻着电视频道，翻来覆去，似乎没有你喜欢的节目，但又无所事事。你忽然觉得这样耽误了很多宝贵的时间，不如做点有意义的事情，比如静下心来读本书，哪怕做些简单的家务，和孩子聊聊天，玩玩游戏，但又习惯地每日重复着同样的动作，时间就是这样被一天天地蚕食掉的。
关于这四个象限，你可以更直观地用一个坐标来表示。
观察一下你的时间和精力都处于哪个象限。如果是A点，就表示你忙乱的程度，它意味着你耗损的精力很大，即便如此，还是会有很多相似的情形向你压来。长此以往，穷于应付的你将筋疲力尽，最终再也无法应对。
如果是C点，表示你认为许多紧急的事情需要尽快处理。但它们也许并不重要，仅仅因为这些事情是由别人来发起的，而你只是被动地被人家操纵。
而D点会告诉你你所做的一切都毫无意义，既无效率，也无效能，除了白白浪费你的时间和精力，没有任何回报。而从另一个角度讲，你还是个不能自控的人。
现在只有B点了。有些事情并不紧急，但却与我们的道德品质、生活习性和质量、教育程度以及工作业绩息息相关。如何对待这些看似不很急的事情，关系着我们是否事业成功、生活幸福。明确了这一点，你就会有计划地修养身心，安排好生活，关注好身体，永远保持最佳状态。这样看来，选择B点才是正确的。
在生活和工作中，处于A点的人很多，他们很忙碌、很敬业、很勤奋，然而却效率低下。何以如此？就是因为他们把时间和精力都用在所谓紧急的事情上，而那些所谓紧急的事情永远也没个完结，永远需要人穷于应对，而真正用在D点上的时间和精力则不足。这就是现状。
根据四象限法则，我们可以做个总结：重要但不紧急的事情是最重要的事情，你应该在这些事情上分配更多的时间和精力。因为很多重要又紧急的事情都是由重要但不紧急的事情转化而来的，所以，越早处理重要但不紧急的事情，就能够越早避免发生更多忙乱的情况。例如，在公司事务中，有一项“预防措施”就属于重要但不紧急的事情，对一家公司来说，遇到突发事件是再正常不过的事情，最重要的是提前制订预防措施，这是评判公司管理水平的重要标准。
在比利时，曾经有30多个孩子因为喝了有问题的可口可乐而生病住院。可口可乐公司根据此前制订的预防措施，立即由副总裁亲自前往比利时，向比利时全国宣布，凡是购买了可口可乐的消费者，都可以用小瓶可口可乐无偿换取大瓶可口可乐，这一举措很快平息了此次事件。可口可乐公司的预防措施在关键时刻拯救了整个公司。
放在首位的应该是重要的事情
我们都知道，工作是要讲秩序讲章法的，不能无序进行，哪些要做，哪些不能做，哪些先做，哪些后做，都要有所规划，做到有条不紊。在紧急但并不重要的事情和很重要但并不紧急的事情之间，你的选择是什么？面对这个问题，也许你很难做出回答。
的确，我们很多人在面对这样的选择时，都会显得很为难。法国哲学家布莱斯·巴斯卡说过：“放在首位的是什么，人们很难做出选择。”大多数人在做事的顺序上忽略了重要性的选择，认为只要工作就会有成绩，但事实有时正好相反。
当几件事情摆在我们面前时，首先要明确轻重缓急。一般来讲，人们大多根据事情是否紧迫来决定先后顺序，而不考虑哪些有必要优先安排。表面上看这符合常理，但事实说明这恰恰是被动的。
生活会因重要的事情而大为改观，而重要的事情却往往由于不够紧急而被人们忽略。倘若你将“要事第一”作为自己的时间观念和工作习惯，那么你的工作效率就会大为提高，工作起来也会更加轻松。
著名管理学专家彼得·德鲁克通过大量研究发现，那些忙碌而效率低下的员工，通常都是把自己90%的时间和精力花费在了重要且紧急的事情上，而把剩余10%的时间和精力都浪费在了既不紧急也不重要的事情上，这种做法在讲究高效的麦肯锡团队看来是无法容忍的。