落实流程管理,是企业善尽顾客服务与考核员工服务绩效的基石,绝对不可稍有松懈,以致流于形式。
山里面住着一群猴子,由猴王管理整个猴群。猴群中有明确的分工,有些猴子负责哺育小猴,有些负责保护猴群的领地,有些则外出寻找食物。最近一段时间,猴王发现外出寻找食物的猴子,带回来的食物越来越少,仔细调查,原来是有些猴子偷懒。
这些偷懒的猴子,每次不把找到的食物全部带回来,而只是带回一部分,因为反正有食物拿回来就能交差,带多带少都一样。不偷懒的猴子发现这种情形后,也就跟着偷懒的猴子有样学样。
于是,猴王决定改变这种情况,要在猴群中进行一项评选活动,奖优惩劣。但是,猴王却为如何评选优劣而伤脑筋。到底应采取什么方式来评选呢?猴王想出了几种评选方式,可是仔细想一想,又都有问题。
如果按照是否勤劳进行评选,将会发现这种方式很难操作,因为猴王不可能每天盯着每一只猴子,这就可能导致善于在猴王面前表现自己的猴子被选中,因而严重打击真正勤劳的猴子的士气。如果让猴子们互相评比,也有问题,其结果可能导致猴子们狼狈为奸,互相蒙混过关,达不到评选的目的。
如果依照带回来食物的数量评选,可能会出现更多问题,因为猴子有分工,不是所有猴子都要去寻找食物,那么,不负责寻找食物的猴子,就没有成绩可考了;然而,这些猴子的任务也很重要。此外,如果依照这种方式评选,猴子一定都会争着在附近找寻食物,没有人愿意跑到外地去,距离远,又有危险;可是,外地往往会有对于猴群们来说十分重要的食物。
如果以两只猴子为一组,相互进行评比,也一样会有问题,因为除了猴王对很多猴子不了解之外,这样评比的作业量非常大,不同工种之间的猴子又如何评价呢?
不评选可以吗?干得好的和干得差的待遇都一样,岂非鼓励偷懒而惩罚勤奋者?猴王想来想去也想不出一个解决方案,于是将猴群中的长者叫来,请他们出个主意。
长者问猴王:“大王,您想要我出个什么样的主意?”
“其实很简单,我要一个能够公平、公正而且可以简单操作的评价方法。”猴王说。
长者捋了一把自己的胡子,也皱起眉头露出为难的脸色。怎么样才能公平、公正,而且又能够简单操作呢?说起来简单,真正要做起来可是复杂多了。
考评是任何组织中最感困难的事情,捏得太紧,怕会把小鸟捏死,捏得太松,又怕鸟儿会飞走;而且每个人个性、能力、工作性质、努力程度不同,很难有放诸四海而皆准的一套考评标准。尤其,中国人弹性大,讲究人情和面子,比起西方人更难推动公平、公开、制度化的考评。以服务业和制造业相较,制造业的生产、销售业务,还比较容易有具体数字可以衡量绩效,服务性工作则大多难以量化以衡量个人或个别部门的贡献和成果。
美国哈佛大学教授麦克·波特(Michael E。Porter),曾经提出“价值链”这个观念,说明企业所创造的附加价值,是由其内部各项作业流程的贡献所累积而成的。
中国科学研究院院士殷瑞钰先生,在其著作《冶金流程工程学》中提出“流程工程学”概念,并将钢铁工业定位为“流程制造业”。
加上,近年来企业界一再强调的“供应链管理”,显示“流程管理”在企业经营管理上的重要性,而且将与时俱增,成为21世纪知识经济时代企业发挥竞争优势的关键点。所以,企业欲求提升经营绩效,要谈落实绩效考评,也必须从“流程管理”上着手,深入解析企业运作的每一个细部流程,并谋求每一个流程的合理化,以及整体流程的最佳综效,方能创造最高的附加价值。
为此,我参考麦克·波特教授的“价值链”,仿真绘制“教育事业的价值链”如下,推介给教育事业经营者,与他们共同探讨,如何提升教育事业的附加价值。然后,由他们与自己机构内的主管共同研究,规划出主要活动中教师每天工作的基本流程表,据以督导与考核教师每一天的工作,实时奖惩与发觉、改善问题。
别小看一份工作流程表,能否落实执行与考核,就关系着教育事业机构的经营命脉。譬如,幼儿的出勤管理,在我幼儿园里,规定每天早上八点半,教师应为班上孩子点名、量体温,如有幼儿缺席,应立即将名单送交“行政服务中心”,由行政服务人员逐一打电话向家长查询,并将缺席原因记录后,送交班级导师。
从曾经发生在幼儿园所的重大意外事件统计中,我们可以发现若干案例,如果幼教单位确实执行每天晨间点名的工作,即时发觉缺席的孩子而追查下落,就可以避免他们落单所造成的意外。由此可见,落实流程管理是企业善尽顾客服务与考核员工服务绩效的基石,绝对不可稍有松懈,以致流于形式。一旦松懈成习,日久玩生,那就会有危险啰!