书城管理做最好的管理者
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第25章 优秀的管理者是高效的时间管理专家(2)

也许你会说,在他专心致志地谈话的过程中,可能会错过一些重要的机会,但有一点是毋庸置疑的,这种善于安排时间的习惯,远比一位天天开会的管理者的效率要高得多。因为他至少可以控制自己的一部分时间,不会被频繁地打扰。

现代企业的管理者,要想提高工作效率,不做时间的奴隶,就必须合理安排好自己的时间,尽可能地提高时间利用率。每个人都有自己的高效时段,有的人早上最为清醒,有的人下午状态最好。比如,雅诗兰黛董事会副主席珍妮特·瓦格纳喜欢把一些例行公事(签署信函、开支票等)安排在一天快要结束,自己感到疲倦的时候处理。特拉华退休投资基金会总裁玛丽·巴恩比早上的工作效率很好,因此上地铁的时候总会带上一摞文件去处理。你应该根据自己的“生物钟”进行统筹安排,把最重要的工作,安排在自己精力最充沛、最旺盛的时间,以在最短的时间里获取最大的效益。

为了提高时间利用率,你应该就一天的工作进行规划,你可以把它们记录在纸上、工作簿上、掌上电脑或是其他什么上面。不过,不管是哪项工作,如果你想完成,就把它放到你的时间列表中去,并明确准备执行的时间和地点,否则,就从列表中除去。

如果工作被取消了,比如约定的会议,不妨建立一个临时性的工作应急计划,以保证有另外一项工作补上。如果手头没有任何事情和安排,不妨借机整理一下凌乱的办公桌,要知道乱糟糟的环境不仅会影响人的心情,还会浪费你的时间。

你要预留出一些机动时间,不要把时间排得满满当当的。一个没有弹性的计划表,是没有一点“防震”功能的,稍有点差池,整个计划就会“搁浅”。

每天下班的时候,应该检查一下你一天的计划执行情况,并做好时间记录,比如什么时候你分心了,你在哪里浪费了时间,做什么事情的时间过长了。这样每天总结,你就可以不断地发现不足,不断提高工作效率。

对那些一天下来没完成的工作又要做怎样的处置呢?答案就是进行重新安排。尽管你也不希望自己变成一个办事拖拉的人,但难免每天都可能有做不完的事情,如果它的确重要,没问题,转天做完就好了。如果它没有那么重要,比如只是发一个邮件这种事情,交代给你的秘书做就好了,事必躬亲只会浪费你的时间。

4.时间宝贵,拒绝拖延

回顾一下过去的工作经历,你有没有这样的时候:清晨,上班途中,你信誓旦旦地下定决心,一到办公室就立即着手拟定部门年度工作计划;到了办公室,却没有开始工作,因为你觉得不整理一下办公桌,会影响心情和效率,于是花了30分钟,让办公环境变得有条不紊;你面露得意地随手点了一支香烟,稍作休息,一低头,发现了没看完的报纸,情不自禁地拿了起来,等放下报纸的时候,已经10点钟了,你安慰自己身为部门主管,怎能不看报、不读书,那可是精神食粮啊;刚想埋头工作,电话响了,一位客户打来了投诉电话,你不得不连解释带赔罪地花了20分钟时间说服他;挂上电话,闻到了咖啡香,原来隔壁正在享受“上午茶”,你毫不犹豫地加入了,而且神聊了一阵;你神采奕奕地回到办公室,觉得可以工作了,可一看表,“额滴神啊”,10点45了,11点的时候要开部门联席会议,于是,你想这么短的时间肯定做不完,下午再说吧。

根据美国心理学家发布的一项调查结果显示,20%的成年人患有“拖延症”。如果你从工作清单中挑最不重要的事情做,越重要的工作越拖延得久;每次开工都要整点开始,9点、9点半、10点……却迟迟无法动手;在决定静下心来做事时,得先去冲杯咖啡、泡杯茶,总想等着万事具备的时候才工作;不容许别人占用或浪费自己的时间,而自己却不珍惜时间;本来在着手一项工作,一有新念头,就放下手里的活去干下一件,那么,毫无疑问,已经患上了“职场拖延症”。

世界上那些最容易的事情中,拖延时间最不费力。“拖延症”不会让你发烧、头痛、流鼻涕,但会让你到头来疲惫不堪,一事无成。拖延的人未必懒惰。从浅层来看,工作太难、太耗时间,自己能力不足,害怕别人知道自己做不好,都是拖延的原因,但从更深的层次来说,则有完美主义、蓄意抵制、心理颓废、自我贬低等原因,但不管它出于什么原因,结果都是一样的,就是严重浪费时间。

小案例

项目经理Leo,平常工作的时候总是显得比较繁忙,上班时候习惯开着MSN、QQ等即时通讯工具,为了舒缓自己紧张的情绪,还会开着音乐播放器,播放点背景音乐。因为需要和同学、朋友和客户们聊天,他常常无法在上班的时间里,完成上司交代的工作,为此他不得不晚上加班。为了提神,他除了开了音乐,还会挂上QQ或者进入社交网站,跟朋友诉苦、聊天、看八卦新闻,结果是常常玩儿到凌晨一两点钟才开始正式工作。这样的恶性循环,让他身体亚健康的情况越来越严重,让他不得不“思变”。

现在,他为了增加休息时间,删除了除了工作所需的所有软件,开着QQ的时候,也会把它设置成隐身,背景音乐也关掉了,这样一来,不仅电脑的运行速度变快了,工作也没有以前那么困难了。以前需要半天才能写完的报告,不过半个小时就能完成了。

在工作的时候,最好消除所有的干扰,关掉QQ,关掉音乐,收起报纸,将一切会影响你工作效率的东西统统关掉,全心全力地去做事情。这样你必然效率大增。

美国德宝大学心理学教授约瑟夫·法拉利教授认为,劝导对“拖延症”患者来说作用微乎其微,关键还是要靠自己下定摆脱拖拉惯性的决心。其实拖延并不是顽疾,只要针对自己的症结,对症下药,就能赶走可恶的“拖延症”,重新找回高效的工作效率。

完美主义害死人。不要总想把事情做的多么完美,压力越大就越担心做不好事,就越迟迟不能行动。不要总是认为这世界上除了成功就是失败,这种自我担心是非常消极的。不妨回头看一下,你所做过的事情,都是可以改善的,但从来就没有耽误过什么。因此与其等着万事俱备,不如马上动手,只要随时改进就可以了。

万里长城也是一块砖一块砖堆上去的。巨大的任务通常会让人望而生畏,你不妨把大块任务切割成小块,变大为小,化整为零,那么难题就好解决了。不要妄想一下子搞完,那只能被目标本身吓倒。

与拖延相反的词,就是立即行动。时间是不允许浪费,因为它只有那么多。“三思而后行”,当你做出了决定的时候,就要立即全力投入行动,不要为拖延找借口,就算心存恐惧也要这么做,即使不知道后面的路怎么走,也要迈出第一步,这样你才不会变成一个效率低下的劳“磨”。

5.剪掉会议这块浪费时间的“裹脚布”

一个人人都随时开会的企业,是一个谁都不能做事的企业,因为开会时不能工作,工作时不能开会,谁也不能同时边开会边工作。一位管理者在会议上花费的时间过多,是企业组织不健全的表现。

你不妨根据下面的几点,判断一下你们公司是为了开会而开会,还是为了解决问题而开会?你们公司开会是有效率的,还是在浪费大家的工作时间?

●开会的时候总有人分心,比如在纸上涂鸦或者打瞌睡;●总有人不提建议,只提意见,总是在批判别人;●说话的废话连篇,听话的意兴阑珊;

●会议快结束了才想起来主要问题还没讨论;

●有人不知道开会目的;

●会开完了,既无结论,也没新点子;

●与会人数太多,讨论变成了“大论坛”;

●发言品质差,不是理性讨论,而是比谁声大;●没有事先做摘要,也没有白板说明,大家泛泛空谈;●还没开会,似乎就已经有了结论;

●用Email就能解决的事,非要大费周章地把大家召集起来研究研究;●报告太长,资料太多,根本没时间讨论;

●会场气氛冷淡,没有人愿意多言……如果你们公司的会议出现了以上任何一条情况,都说明它的效率和品质存在问题,有待改善。如果有一半以上的现象都出现了,恐怕在你们公司,开会文化已经根深蒂固了,不动足以让它脱胎换骨的“大手术”,是解决不了问题的。

尽管我们强调沟通,会议承担着相当一部分的沟通任务,但是那些永远开不完的大会小会所带来的成本、所造成的浪费,是任何一个企业都承担不起的。据调查,有80%以上的企业家都曾经因为会议的高成本而苦恼。提高会议效率,节约时间成本成了众多企业达成的一个共识。

小案例

佳能电子也是一个会议大户。曾经也出现过这样的情况:讨论重要的经营战略时,社长、领导、事业部负责人等差不多有20个人齐聚一堂,会议从上午8点一直开到下午5点,除了中间的1小时午饭时间,这样的会一开就是两天,而且每个月至少两次。在“成本管理铁人”酒卷久担任佳能电子社长后,效率再造开始了。

为了缩短会议时间,提高讨论效率,佳能搬走了会议室的椅子,开会时大家都站着。员工们给桌腿套上了自制的大约30厘米高的“木屐”,正好把桌子调整到1米左右,更便于站着使用。

“难道站着开会不累吗?”酒卷久经常被人这样问。对此,他是这样回答的:“站着不动,确实比较累,所以请尽量减少腰部和腿部的负担,尽可能地找一个舒服的姿势,动动脚部的位置。站着开会不会太累,比起东倒西歪地一直坐在椅子上,疲劳感会减少很多。”

不仅如此,为了提高效率,激发大家的创造性,酒卷久还实施了两条规则:一是,严禁发表不属于自己想法的意见,禁止用“大概”、“我觉得可能”、“负责人说”这样的表述方式。如果有人用了5次这种推断性的表达,就会被强制赶出会场。那些在会议中没有提过一次问题的人,不让他出席下一次会议。二是,禁止携带并分发资料。因为一旦手头上有资料,人们就会专注于看资料,就不会认真听对方讲解,发言人则会照本宣科地读资料。大家会把自己需要的资料放到投影仪上,看着投影仪上的资料开会。

会议改革的效果非常明显,开会时间缩短了75%,但是发言数量和会议质量却有明显的提高。

美国管理作家理查德·怀特说:“缩短会议的方式之一是把椅子从会议室中拿走,因为站立开会的时间大约只占坐着的一半。”坐着开会,很容易觉得无聊,很容易犯困。站着开会,提神醒脑,人的注意力会比较集中,没有机会打瞌睡,也就会踊跃地提出问题和建议。讨论效率提高了,结论也就来得快了。其实站着与坐着,跟灵感能否出现无关,但跟灵感出现的速度有关,站着的时候,灵感出现的速度能快上30%。

多开会的弊端显而易见,为了提高工作时间利用率,必须给会议加一个“过滤网”,能取消的会议就取消。无目的、无意义、无主题的“糊涂会”不开;不联系实际,不解决问题的“本本会”不开;没有重点,不分轻重的“扯皮会”不开;不民主的家长作风的“包办会”不开;没有实效,先报告,再补充,其次强调,然后表态,最后总结的“八股会”不开;以开会为名,以旅游为实为的“旅游会”不开;议而不决,有始无终的“无头会”不开;没有准备的“突击会”不开。

会前要做好充分准备,就算是紧急召开的临时会议也应该如此。要确定与会人员,原则上只邀请有关人员参加,要提前通知他们,要求他们列出问题、提出提案,并针对问题拟定几项方案,以便讨论。

为抓紧时间,避免会议过分冗长,可以将会议安排在大家有充分时间和精力的时段,最好不要选择午餐前或下班前进行。按照时间来说,周四是讨论问题的最佳时间。

每次开会都要约定结束时间,而且时间不要过长。通常人一旦知道时间很充足,紧张感就会消失,效率也会跟着下降。只有确定结束时间,就可以让人的注意力更加集中。