书城管理做最好的管理者
5022500000024

第24章 优秀的管理者是高效的时间管理专家(1)

彼得·德鲁克说:“不能管理时间,便什么都不能管理。”时间是管理者的重要资源之一,它等同于效益,管理者对时间的管理,就相当于是对效益的管理,这是每个管理职业成功的源泉。

时间管理的关键是对事件的控制,在无形的压力下,管理者不仅要按时完成大量、繁重的工作,还要为下一步工作做出更为严密的准备。单凭个人经验和态度,对如何有效利用时间的准备不足,就必然会陷入手忙脚乱之中。

1.学会记录时间,才能管理时间

很多的管理者都在抱怨自己的时间总是不够用,计划好的事情总是被耽搁,实际上,不是你的时间不够用。同样是24小时,为什么别人就能游刃有余,而你总是过得紧巴巴的呢?归根结底,一句话,就是缺乏有效的时间管理,大把大把的时间都被你无声地耗用了。

彼得·德鲁克在1966年出版了《卓有成效的管理者》,这是一部全球管理者必读的经典之作。书中提出,卓有成效的管理者懂得:要使用好他的时间,他首先必须要知道自己的时间实际上是怎样花掉的。

一个管理者,要做到卓有成效,首先要做的就是记录时间的使用情况,这样才能分析时间管理的合理性,将那些次要的工作过滤出去,并合理分配自己的时间。虽然这项工作略显“小儿科”,大家都知道应该做,但却被许多人忽视,甚至根本就无视时间安排问题。

小案例

某公司的董事长,十分肯定地对彼得·德鲁克说他的时间大致分成三个部分:1/3用于与公司高级管理人员研讨业务;1/3用于接待重要客户;其余1/3则用于参加各种社会活动。德鲁克给他提了一个建议,让他记录下自己的时间分配情况,等实际记录了6个星期之后,跟他原来的估计比较。结果发现在这三个方面,他几乎没花什么时间。他所说的三类工作,只不过是他认为应该花时间的工作,因此他的记忆告诉他确实把时间用在了这三个方面。

这6个星期的实际记录显示,他的时间大部分都花在了工作调度上,比如处理他自己认识的客户的订单,打电话给工厂催货。那份客户的订单,本来是可以顺利完成的,却由于他的干预弄得没能准时交货。这份时间记录是他的秘书做的,当秘书把记录给他看的时候,他惊讶得无法相信。后来他的秘书又如实地做了几次记录,他才相信自己的估计靠不住,开始相信那份记录的真实性。

不要自诩记忆力好,“好记性不如烂笔头”,不要光凭着记忆估算时间的使用过程,那往往带有主观性,当你如实做记录的时候,通过对照,你会发现,你的真正要做的事和实际所做的事,两者相去甚远,甚至“风马牛不相及”。

至于记录时间的方法,不一而足,你可以找一个小本子,也可制作一个表格,或者直接用电脑里现成的Word和Excel,关键是要明白你应该记录哪些内容:

●哪些工作是在限定的时间内完成的;

●哪些工作是在额外的时间内完成的,甚至占用了你的业余时间,是什么原因导致你没有在限定的时间内完成这些事情;

●在哪一时间段进行最重要的工作,为什么会在这段时间进行这项工作,是否可能提早一些完成;

●哪项工作是最具工作效率的,它是在什么时间做的,为什么在那段时间做那段时间最有工作效率;

●哪件事情是最不具工作效率的,是什么原因降低了你的工作效率;●在工作中最大的干扰是什么,有没有可能排除;

●在今天的工作中,有没有时间使用误区;

●你做了哪些根本没有必要做的事情;

●哪些事情是不需要你亲自动手做的,为什么你去做了;

●你花了多长时间做最重要的事;

●你花了多少时间做不重要的事;

●哪些事情本来是应该花更多的时间去做的;

●哪些事情本来是应该花更少的时间去做的……

如果你希望时间记录更加准确、客观,可以吩咐你的秘书或者副手帮助你记录。通常记录三两天时间使用情况,你就可以发现其中的问题,找出一些解决的办法。如果你觉得还不足以发现问题,可以持续记录一个星期的时间使用状况,以详细而全面地了解自己的时间使用误区。

时间记录的目的,在于通过分析哪些工作根本不必做,哪些工作可以授权给别人去做,哪些事做了会影响到别人,找出非生产性的和浪费时间的活动,之后就可以避免浪费,进一步进行有效的、系统的时间管理。

2.不浪费时间,自然能节约时间

联邦德国前总统阿登纳在担任科隆市市长时,为了保证工作效率,在办公桌后面的墙上挂了一段格言:“请你说话简单明了,别讲漂亮话!谁白白占用我们的时间,谁就在偷我们的东西,而你是不应该偷东西的。”

这句话对管理者来说,同样是灵丹妙药。浪费时间就等于浪费管理者的管理生命,就等于浪费公司的宝贵资源。

在现实工作中,有很多浪费管理者时间的行为,比如:由于信息不全面,导致“一而再,再而三”地研究,是一种浪费;决策有误,导致工作计划推迟,是一种浪费;因沟通不及时,导致工作计划被搁置,是一种浪费;因为同样的问题反反复复地询问下属,是一种浪费;下属没有执行好管理者要求的事项,导致客户投诉或重复劳动,是一种浪费;开会时不能很好地围绕既定主题进行有效的讨论,也是一种浪费。

可以说,不懂得利用时间的管理者是最无能的管理者,最有成效的管理者都是最有效的时间管理专家,他们会充分利用自己的工作时间。

(1)提高电话的使用效率

你可以选择一位能干的秘书或文员,给他比较大的权力,在某些范围之内的电话,直接交给他去处理,不必转接,直接汇报即可。如果非要由你亲自处理,应该简明扼要,不要在电话中东拉西扯一些与主题无关的事情。

(2)减少事必躬亲的机会

小案例

有一位杂志社的总编辑,他总是要求下属把所有的信件都送到他办公室里,由他亲自拆阅,再把信件分成若干堆,决定分给哪位编辑处理,然后亲自送到每个人的桌上。光这一个过程就要花掉他两个小时的时间,他总感觉工作做不完,不得不每天加班,甚至带着“家庭作业”下班,才能把工作完成。而更糟糕的是,他手下的编辑们,不得不等他送信来,否则就无法正常开展工作,于是整个编辑部成天都是口述作业。

这位总编辑之所以会这样,就是因为他想知道下面每个人究竟是在做什么事。但终于,他觉悟了,这样只是在虚耗时间。以后,他的编辑开始直接收信,并做成新闻或摘要呈给他。事实证明,以往他需要耗费大半时间阅读的信件,几乎有70%是可以直接扔进废纸篓的。

管理者如果事必躬亲,必然会造成时间的浪费。事必躬亲是有原因的,一是管理者缺乏安全感,害怕失败;二是对下属信心不足,觉得只有自己才能把工作做得又快又好;三是管理者希望所有的下属都知道所有的细节,以致于不能适当地控制工作量;四是人手不足,下属的工作过量。

作为管理者,首先应该学会清楚、明白而且完整地表达你的意思,绝对禁止模棱两可的指令,时间要明确,任务要具体,并且要求下属遵从指令。如果标准过高,应该适当降低到大家可以接受的程度,这样你就不会时刻担心下属完不成工作。如果下属工作量比较大,应该一部分一部分地完成,不追求一步到位,如果有必要,可以在考虑成本的前提下,适当增加人手。

管理者应该通过培训和引导,让下属学会独当一面,并充分授权,信任你的下属,同时通过工作报告的形式控制进度即可。

(3)合理预留时间,应付意外事件

火车、飞机都应该按照时间表运行,但依然会有意外事件发生,同样的情形也会发生在管理者身上,因此,你必须为意外事件预留时间。

制定每个计划的时候,都要留出多余的时间来。你要尽量使自己在不留余地、又饱受干扰的情况下完成预计的工作,当然,这需要你提高工作效率,而不是像蜗牛一样慢吞吞地做事。为了以防万一,你最好另外准备一套应变计划。

(4)永远不要“会而不议”

每个管理都必须组织会议,而且公司规模越大,开会越频繁,每次开会少则几分钟,多则三四个小时。美国管理工程师联合顾问所与史玫特顾问公司根据研究发现,所有的会议都存在“会而不议、议而不行”的毛病,大家信口开河、无的放矢,台上说得口沫横飞,台下听得昏昏欲睡,结束的时候,大家伸懒腰、打哈欠,做鸟兽散。

会议已经成了管理者浪费时间的主要罪魁祸首之一。作为会议的组织者和主持人,应该尽量减少不必要的会议,会前必须做好充分的准备,而且要缩减会议时间,另外,会上发言要简短,内容要充实,凡是会议必须有一个结论。

(5)学会拒绝的艺术

接受总比拒绝更容易,而且我们总会担心拒绝别人会触犯到对方,更有甚者,希望通过这种不拒绝的方式广受大家爱戴。当然了,在管理者所需要面对的请求、拜托中,有一部分是职务所系,责无旁贷,但有些事情则是根本没有义务承担的。

首先你不要害怕冒犯别人,你完全可以适当地提出一些合理的解释,或者找出一种可以替代的方法来。如果找不到借口,也不要太勉强,有时候没有借口比找个蹩脚的借口要好得多。对于老板的某些要求,你可以出示一张双方都同意的优先顺序清单来拒绝老板。如果老板坚持,你可以默默听从,不过要提出无法完成的可能性,不要什么事情都一口答应下来。

3.时间不安排,永远一团糟

英国管理学家诺斯克特·帕金森认为在其所著的《帕金森法则》中,说道:“你有多少时间完成工作,工作就会自动变成需要那么多时间。”对于这句话,我们可以这样理解,对于一件事情,如果你想花一整天的时间去做,结果你就会花一整天,如果你限定在一个小时内完成,你就会迅速地在一个小时内做完。

为什么会出现这种现象呢?就是因为有些人从来不会统一安排弥足珍贵的工作时间。对于任何人来说,即使工作再努力,甚至牺牲掉睡觉和吃饭的时间,每天也只有24小时,不会因为你工作紧、任务重而自动延长。对于一般的管理者来说,每天的工作时间不可能是24小时,固定的工作时间,最多10多个小时,要想充分利用这不多的时间,在有限的时间内做更多的事情,就必须统筹安排时间,甚至对每件事情都分配相应的时间,要明确什么时间做什么事情,怎么做效率更高,怎样做更节省时间,绝对不能眉毛胡子一把抓,那样最后什么都做不好,什么都完不成。

小案例

某银行的总裁,非常善于管理时间。不管跟谁谈话,从来不会超过一个半小时,而且每次谈话都会事先做好充分的准备,每次谈话的主题也以一个为限。在谈到1小时20分钟的时候,他总会开始催促对方:“我们已经讨论了这么长时间了,该做个结论了。”一个半小时的时间一到,他就会站起来跟对方握手送客。

有人问他为什么会这样做。他说:“原因很简单,我的注意力只能维持一个半小时。如果超过时限,我的谈话不会再有任何新意。如果时间太短,我怕掌握不住问题的中心。”

在谈话的时候,他的秘书从来不会推门进来,告诉他有重要客人到访。他说:“我的秘书知道,在我思考问题时,是不许任别人打扰的,除了美国总统和我夫人。但是,美国总统应该不会打电话给我,我夫人非常了解我的脾气,也不会打来。因此,任何事情,秘书都会等我谈完才来告诉我。然后,我会用半小时的时间接听电话,接待访客。”