（4）实现采购管理向外部资源管理的转变。由于全球化采购下供需双方建立起了一种长期的、互利的合作关系，所以采购方可以及时把质量、服务、交易期的信息传送给对方，使供方严格按要求来提高产品与服务，并根据生产需求协调供应商计划，实现准时化采购，特别是采用电子商务采购，为采购提供了一个全天候超时空的采购环境，降低了采购费用，简化了采购过程，大大降低了企业的库存，使采购交易双方形成战略伙伴的关系。电子商务可以说是企业的战略管理创新，充满了无限的活力。
（5）实现采购过程的公开化和程序化。通过全球化采购可以实现采购业务操作程序化，有利于进一步公开采购过程，实现实时监控，使采购更透明、更规范。企业在进行全球化采购时，必须按软件规定流程进行，大大减少了采购过程的随意性。通过全球化采购还可以促进采购管理定量化、科学化，实现信息化的大容量与快速传递，为决策提供更多、更准确、更及时的信息，使得决策依据更充分。
2.电子采购
电子采购是一种在Internet上创建专业供应商网络的基于Web的方式。它能够使企业通过网络，寻找管理合格的供货商和物品，随时了解市场行情和库存情况，编制销售计划，在线采购所需的物品，并对采购订单和采购的物品进行在途管理、台账管理和库存管理，实现采购的自动统计分析。实施电子采购，不仅方便、快捷，而且交易成本低，信息公开程度透明，的确是一种很有发展前途的采购方式。实现电子采购的方式有两种：使用EDI（电子数据交换）的电子采购和使用Internet的电子采购。电子采购门户站点对购买简单商品最为有效，它可以让供应商创建和维护其产品的在线目录，其他公司可以从这些目录中搜索商品，下订单以及当场确定付款和装运选择。在试图购买那些必须定制的产品时，常常需要人力判断以及人与人之间的协商，首先，要整理叫做RFP（建议请求）的信息包，其中包括有某一商品的技术规格和供应要求。其次，必须找到能够满足该请求的供应商。为了节省时间和资金，只需要与有资格的供应商联络，这样花费的精力最少。使这一过程自动化的一种方式就是使用EDI网络，它能够让供应商和买主交换采购信息。只要交纳一点事务处理费，就能通过EDI网络提交信息包，并通过同一网络收到答复。
与一般性的采购相比，电子采购有如下优势：
（1）提高采购效率，缩短采购周期。采购方企业通过电子采购交易平台进行竞价采购，可以根据采购方企业的要求自由设定交易时间和交易方式，大大地缩短了采购周期。自采购方企业竞价采购项目正式开始至竞价结束，一般只需要1～2周，较传统招标采购节省30％～60％的时间。
（2）节约大量的采购成本。据美国全国采购管理协会（www.napm.org）称，使用电子采购系统可以为采购企业节省大量成本。采用传统方式生成一份订单所需要的平均费用为150美元，使用基于Web的电子采购解决方案则可以将这一费用减少到30美元。企业通过竞价采购商品的价格平均降幅为10％左右，最高时可达到40％多。通用电气公司估计通过电子采购将每年节约100亿美元。
（3）优化采购流程。采购流程的电子化不是用计算机和网络技术简单替换原有的方式方法，而是要依据更科学的方法重新设计采购流程。在这个过程中，摒弃了传统采购模式中不适应社会生产发展的落后因素。
（4）减少过量的安全库存。世界著名的家电行业跨国企业海尔集团在实施电子采购后，采购成本大幅降低，仓储面积减少一半，降低库存资金约7亿元，库存资金周转日期从30天降低到了12天以下。
（5）电子采购的另外一个优势是信息共享。不同企业，包括各个供应商都可以共享信息，不但可以了解当时采购、竞标的详细信息，还可以查询以往交易活动的记录，这些记录包括中标、交货、履约等情况，帮助买方全面了解供应商，帮助卖方更清楚地把握市场需求及企业本身在交易活动中的成败得失，积累经验。这使供求双方之间的信息更加透明。
（6）电子采购能帮助采购方改善客户服务和客户满意度，促进供应链绩效，以及改善与供应商的关系。
（7）电子采购不仅使采购企业大大获益，而且让供应商获益。对于供应商，电子采购可以更及时地掌握市场需求，降低销售成本，增进与采购商之间的关系，获得更多的贸易机会。
3.供应商伙伴关系
供应商伙伴关系是工业企业与供应商之间所达成的最高层次的合作关系，它是指在相互信任的基础上，由双方为着共同的、明确的目标而建立的一种长期的、合作的关系。成功的供应商伙伴关系要求有很高水平的相互协调、相互信赖、共享信息、共担风险、共用技术创造与革新，同时需要高层领导的全力支持。供应商伙伴关系追求的目标之一是世界最好。
具体来说，供应商伙伴关系包含着以下意思：
1.发展长期的、相互依存的关系。
2.这种关系由合约的形式确定，双方共同确认并且在各个层次都有相应的沟通。
3.双方有着共同的目标，并且为着共同的目标，制订共同的有挑战性的改进计划。
4.双方互相信任，诚恳、公开、有机地配合，共担风险。
5.相互学习、共享成功经验。
6.共同开发、创造。
7.以世界最好的经验与尺度来衡量合作表现，不断提高。
供应商合作伙伴关系的建立体现了企业内外资源集成与优化利用的思想。在这种环境下，企业产品的制造过程的周期会因供应商的密切配合而缩短，而且对顾客服务的响应速度和服务质量也将提高。
建立供应商长期合作伙伴关系要经过以下几个步骤：
（1）采购部门要在对供应市场调研基础上对有关部门的采购物品进行分析、分类，根据预先设定的伙伴关系型供应商制定供应商分类模块，确定伙伴型供应商对象。
（2）根据对供应商伙伴关系的要求，明确具体的目标及考核指标，制定出达成目标的行动计划。
（3）通过供应商会议、供应商访问等形式对计划实施进行组织和进度跟进，内容包括对质量、交货、降低成本、新产品、新技术开发等方面的改进进行跟踪考核，定期检查进度，及时调整行动。
（4）在公司内部还要通过供应商月度考评、体系审核等机制跟踪供应商的综合表现，及时反馈并提出改进要求。
4.JIT采购
JIT采购又称为准时化采购，它是由准时化生产（Just In Time）管理思想演变而来的。
它的基本思想是：把合适的数量、合适质量的物品、在合适的时间供应到合适的地点，它与准时化生产一样，不但能够最好地满足用户需要，而且可以极大地消除库存、最大限度地消除浪费，从而极大地降低企业的采购成本和经营成本，提高企业的竞争力。正是因为JIT采购对于提高企业经济效益有着显著的效果，20世纪80年代以来，西方经济发达国家非常重视对JIT采购的研究与应用。据资料统计，到目前为止绝大多数的美国企业已经开始全部或局部应用JIT采购方法，并取得了良好的应用效果。
JIT采购的主要优点如下：
（1）有利于暴露生产过程隐藏的问题，从深层次上提高生产效率。JIT采购认为，过高的库存不仅增加了库存的成本，而且还将许多生产上、管理上的矛盾掩盖起来，使问题得不到及时解决，日积月累，小问题就可能积累成了大问题，严重地影响企业的生产效率。而JIT采购是一种理想的物资采购方式，它设置了一个最高标准、一种极限目标，即原材料和外购件的库存为零，质量缺陷为零。同时，为了尽可能地实现这样的目标，JIT采购提供了一个不断改进的有效途径，即降低原材料和外购件库存-暴露物资采购问题-采取措施解决问题-降低原材料和外购件库存。JIT采购通过不断减少外购件和原材料的库存来暴露生产过程中隐藏的问题，从解决深层次的问题上来提高生产效率。
（2）消除了生产过程的不增值过程，提高了生产效率。在企业采购中，存有大量的不增加产品价值的活动，如订货、修改订货、收货、装卸、开票、质量检验、点数、入库及运转等，把大量时间、精力、资金花在这些活动上是一种浪费。JIT采购由于大大地精简了采购作业流程，因此消除了这些浪费，极大地提高了工作效率。
（3）进一步减少并最终消除原材料和外购件库存。降低企业原材料库存不仅取决于企业内部，而且取决于供应商的管理水平。JIT采购模式不仅对企业内部的科学管理提出了严格的要求，而且对供应商的管理水平提出了更高、更严格的要求。JIT采购不仅是一种采购方式，也是一种科学的管理模式。JIT采购模式的运作，在客观上将在用户企业和供应商企业中铸造一种新的科学管理模式，这将大大提高用户企业和供应商企业的科学管理水平。
根据国外一些实施JIT采购策略企业的测算，JIT采购可以使原材料和外购件库存降低40％～85％，有利于企业减少流动资金的占用，加速流动资金的周转，同时也有利于节省原材料和外购件库存占用空间，从而降低库存成本。
（4）使企业真正实现柔性生产。JIT采购使企业实现了需要什么物资，就能供给什么样的物资，什么时间要就能什么时间供应，需要多少就能供给多少，从而使原材料和外购件库存降到最低水平。从这个意义上讲，JIT采购最能适应市场需求变化，使企业能够具有真正的柔性生产。
（5）有利于提高采购物资的质量。一般来说，实施JIT采购，可以使购买的原材料和外购件的质量提高2～3倍。而且，原材料和外购件质量的提高，又会引致质量成本的降低。
据估计，推行JIT采购可使质量成本减少26％~30％。
（6）有利于降低原材料和外购件的采购价格。由于供应商和制造商的密切合作以及内部规模效益与长期订货，再加上消除了采购过程中的一些浪费，就使得购买的原材料和外购件的价格得以降低。以美国施乐公司为例，通过实施JIT采购策略，使其采购物资的成本下降了40％~50％，取得了显著的经济效益。
第二节 采购与供应管理流程与手册制定
现实中许多组织的管理者极其重视对关键业务流程的识别和协调，从而达到减少成本、增加收入并管理资产的目的。业务流程包括采购流程、营销流程、支付账款流程以及调研和开发流程等。流程是从开始到结束这一系列的活动并按照一个特定的顺序发生，有投入并有产出。不管有多少不同的部门参与到流程中，关注流程的人都要考虑这个流程的信息流、物流、服务流、资金流。本节中采购与供应管理流程被定义为从识别需求开始，以管理供应商及其关系为结尾。这个流程有一系列明确的步骤，其中包括描述需求、识别潜在资源、资源选择和合同条款的决定、跟踪、催货、收货、付款以及监管等。
一、采购与供应管理流程
采购与供应管理流程通常是指有制造需求的厂家选择和购买生产所需要的各种原材料、零部件等物料的全过程。在这个过程中作为制造业的购买方，首先，要寻找相应的供应商，调查其产品在数量、质量、价格、信誉等方面是否满足购买要求；其次，在选定了供应商之后，要以订单方式传递详细的购买计划和需求信息给供应商并商定结款方式，以便供应商能够准确地按照客户的性能指标进行生产和供货；最后，要定期对采购物料的管理工作进行评价，寻求提高效率的采购流程创新模式。所以，采购与供应管理流程体系是涵盖从采购计划的制订、供应商的认证、合同签订与执行到供应商管理的全部过程。
这一过程会因为采购品的来源——国内采购、国外采购，采购的方式——议价、比价、招标，以及采购的对象——物料、工程发包等不同，而在细节上有若干差异，但对于基本的程序每个企业则大同小异。其中具有代表性的是美国采购学者威斯汀所主张的采购与供应流程，关键步骤为：提出需求；描述需求，即对所需要的物料或服务的特点和数量进行确认；选择可能的供应来源，评价供应商；确定适宜的价格；发出采购订单；订单跟踪与稽核；核对发票；交货不符与退货处理；结案；记录与档案维护。
1.提出需求
任何采购都产生于企业中某个部门的确切需求。负责具体业务活动的人应该清楚地知道本部门独特的需求：需要什么、需要多少、何时需要。这样，采购部门就会收到这个部门发出的物料需求单。当然，这类需求也可以由其他部门的富余物料来加以满足。但是，或早或晚公司必然要进行新的物料采购。有些采购申请来自生产或使用部门，有些采购申请来自销售或广告部门，对于各种各样办公设备的采购要求则由办公室的负责人或公司主管提出。
通常，不同的需求部门会使用不同的请购单。