理解并掌握采购与供应管理的概念、目标及其作用，采购与供应管理的发展趋势、组织结构，理解采购与供应管理的流程，熟悉采购与供应管理的战略、供应商的选择和管理。
第一节 采购与供应管理的概念
一、采购与供应
1.采购
采购包含广义的采购和狭义的采购，狭义的采购是指企业根据需求提出采购计划、审核计划，选择供应商，经过商务谈判确定价格、交货及相关条件，最终签订合同并按要求收货付款的过程。这种以货币换取物品的方式，可以说是最普通的采购途径，无论个人还是企业机构，为了满足消费或者生产的需求都是以购买的方式来进行的。广义上的采购是指除了以购买的方式占有物品之外，还可以用各种途径取得物品的使用权，以达到满足需求的目的，如租赁、借贷、交换、征收等。其中：
租赁是指一方用支付租金的方式取得他人物品的使用权。
借贷是指一方凭借自己的信用和彼此之间的友好关系获得他人物品的使用权。
交换是指双方采用物易物的方式取得物品的使用权和所有权。
总体上看来，对采购的理解主要包括以下一些基本含义：
（1）采购是企业与市场联系的纽带，采购过程实际上就是从市场获取资源的过程。
（2）采购既是一个商流过程，也是一个物流过程。商流是指发生交易活动时进行的对货物所有权的转移，物流是指货物实体发生转移的过程，商流是无形的，但是物流是有形的，是可以看得到的。
（3）采购是一种经济管理活动。首先采购是一项经济活动，要进行收益与成本分析，其次采购还是一项管理活动，在采购过程中需要进行计划、组织、协调、指挥、控制等。
2.供应
供应是指供应商或卖方向买方提供产品和服务的全过程，也包含采购部门采购企业需要的商品满足自己企业内部的需求，因此采购与供应是两个相辅相成的过程。
在第一次和第二次世界大战期间，由于市场需求旺盛，所以一个企业的成功并不在于它能够销售什么，而是取决于企业从供货商那里获得原材料、用品和服务的能力。这些保证工厂和矿山运营的必要条件成了决定企业成功的关键因素。从那时起，人们开始关注供应职能部门的组织、政策及程序，供应职能部门也开始作为一种独立的管理部门出现。20世纪五六十年代，供应职能部门所应用的技术更加先进，受过专门训练的人越来越多，他们更有能力做出合理的供应决策，供应职能部门在企业当中的地位也日益加强。进入20世纪70年代以来，企业面临两个令人恼火的问题：一方面支持运营的所有原材料几乎都发生了国际性短缺，另一方面价格的增长率却远远超过了第二次世界大战结束时的水平。1973年夏季，中东的石油禁运更是加剧了这种材料的短缺和物价飞涨。这些变化使得供应部门备受瞩目。
二、采购管理与供应管理
1.采购管理
采购管理是计划下达、采购单生成、采购单执行、到货接收、检验入库、采购发票收集到采购结算的采购活动的全过程，对采购过程中物流运动的各个环节状态进行严密的跟踪、监督，实现对企业采购活动执行过程的科学管理。采购管理包括采购计划、订单管理及发票校验三个组件。
（1）采购计划管理。是指对企业的采购计划进行制定和管理，为企业提供及时准确的采购计划和执行路线。采购计划包括定期采购计划（如周、月度、季度、年度）、非定期采购计划（如系统根据销售和生产需求产生的）。通过对多对象多元素的采购计划的编制、分解，将企业的采购需求变为直接的采购任务，系统支持企业以销定购、以销定产、以产定购的多种采购应用模式，支持多种设置灵活的采购单生成流程。
（2）采购订单管理。是指以采购单为源头，对从供应商确认订单、发货、到货、检验、入库等采购订单流转的各个环节进行准确的跟踪，实现全过程管理。通过流程配置，可进行多种采购流程选择，如订单直接入库，或经过到货质检环节后检验入库等。在整个过程中，可以实现对采购存货的计划状态、订单在途状态、到货待检状态等的监控和管理。采购订单可以直接通过电子商务系统发向对应的供应商，进行在线采购。
（3）发票校验。发票管理是采购结算管理中重要的内容。采购货物是否需要暂估，劳务采购的处理，非库存的消耗性采购处理，直运采购业务，受托代销业务等均是在此进行处理。
通过对流程进行配置，允许用户更改各种业务的处理规则，也可定义新的业务处理规则，以适应企业业务不断重组、流程不断优化的需要。
2.供应管理
所谓供应管理，是指为了保质、保量、经济、及时地供应生产经营所需的各种物品，对采购、储存、供料等一系列供应过程进行计划、组织、协调和控制，以保证企业经营目标的实现。
三、采购与供应管理的组织结构
任何一个企业和部门，其中的每一个组织都在不同的程度上依赖于其他的组织所提供的材料和服务。即使是极小的一间办公室也需要有空间、供热、电力、通信、办公设备、设施、文具等各种各样的物资以发挥其功效。现实中不存在自给自足的组织。因而，采购和供应管理就成为各个组织的一项基本和普遍的职能。对于管理者而言，将这项职能加以组织，进而推动组织目标的实现确实是一件极富有挑战性的工作。
科学的采购与供应管理是企业经营运作和提高核心竞争力的有效保证，但是不同的企业有着不同的管理方式，使得其组织结构也各有不同。
（1）单一采购部门。如果企业规模较小，产品结构较单一（典型的例子就是单一的工厂或企业，分公司距离较近的大公司也可以），设置单一的采购部门并直接向总经理汇报工作较好。
（2）集中采购部门。一些企业的规模较大，如大型的跨国公司或国内的大型国有企业，还有一些企业业务较多、管理繁杂，这样的企业可以设置独立的采购部门体系，并向分管采购的副总经理汇报工作，这样不仅满足了采购集中化的要求，也方便了公司的管理。
（3）集中分散采购部门。对于一些规模大、产品种类多、原材料需求差异性大、各子公司的地理位置距离远的企业，可采用集中分散的采购设置模式。在公司总部设采购部，负责总公司采购战略和计划的制订，协调各子公司之间的采购行动，避免恶意竞争，集中采购总公司共性化的产品和服务，实现采购总成本最低。同时，在各子公司或某一地理区域分设采购部，这样便于各子公司满足个性化的需求，保持同供应商之间的密切联系，以此促进公司的发展。
四、采购与供应管理的目标和作用
（一）采购与供应管理的目标
1.总体目标
采购与供应管理的总体目标是：获得的物料应该是货真价实的（即满足质量方面的要求），数量是符合要求的，并以准确的时间发送至正确的地点，物料必须来源于合适的供应商（即一个可靠的、将及时地履行其承诺义务的供应商）。同时，与之相适应的，还要获得合适的服务（不仅仅是指采购之前，还包括成交之后），当然价格也必须是合理的。由于采购员必须同时满足上述条件，所以采购决策者可以被形象地比喻成一个杂技演员，总是试图将几个球同时保持在空中。如果发送的货物不能达到质量/效果标准，或是它们直到实施生产计划之后两个星期才被送到使用地，以至于造成生产线中断的话，那么即使是以最低的价格去购买货物也不能被接受。另外，如果所购买的货物是出于急需，购买者就不能按正常的购货提前期来采购，这时所谓“合理”的价格也许比正常价格高得多。采购决策者总是试图去协调这些常常是相互冲突的目标，他们通过做出取舍来得到这些目标的最优组合。
2.具体目标
对采购与供应管理目标的具体表述如下：
（1）提供不间断的物料、供应和服务，以便使整个组织正常地运转。
（2）使库存投资和损失保持最低限度。
（3）保持并提高质量。
（4）发现或发展有竞争力的供应商。
（5）当条件允许的时候，将所购物料标准化。
（6）以最低的总成本获得所需的物资和服务。
（7）在企业内部与其他职能部门之间建立和谐而富有生产效率的工作关系。
（8）以可能的最低水平的管理费用来完成采购目标。
（9）提高公司的竞争地位。
（二）采购与供应管理的作用
采购与供应管理主要有利润杠杆作用、资产收益率作用、信息源作用、营运效率作用、对企业竞争优势作用五个方面。
1.采购的利润杠杆作用
采购的利润杠杆作用是指当采购成本降低一个百分点时，企业的利润率将会上升更高的比例。这是因为采购成本在企业的总成本中占据着比较大的比重，一般在50％以上，而这个比例远远高于税前利润率。例如，某公司的销售收入为5000万元，假设其税前利润率为4％，采购成本为销售收入的50％，那么采购成本减少1％，就将带来50万元的成本节约，也就是利润上升到了250万元，利润率提高了20％。可见，利润杠杆效应十分显著。
2.资产收益率作用
资产收益率作用是指采购成本的节减对于企业提高资产收益率所带来的巨大作用。资产收益率指的是企业的净利润和企业总资产的比率，用公式表示出来就是资产收益率=净利润÷总资产
该公式可以转换为
资产收益率=（净利润/销售收入）×（销售收入/总资产）
公式右边第一个括号里的内容我们称之为利润率，第二个括号里面的内容叫做资产周转率（投资周转率），这样，资产收益率就可以表示为企业的利润率和总资产周转率的乘积的形式。当采购成本下降一定比例时，通过利润杠杆效应可以使利润率提高更大的比例。而采购费用减少，则库存同样数量物资占用的资金就少，即资产降低，这就提高了投资周转率，两者的乘积就是一个更大的比例，大的收益率有利于企业在资本市场的融资。
3.信息源作用
信息源作用是指采购部门与市场的接触可以为企业内部各部门提供有用的信息。这主要包括价格、产品的可用性、新供应源、新产品及新技术的信息。这些信息对企业中其他许多部门都具有重要的作用。供应商所采用的新的营销技术和配送体系可能对销售部门大有用处；而关于投资、合并、兼并对象、国际政治经济动态，以及当前潜在的顾客等方面的信息，对销售财务、研发和高层管理部门都有一定的意义。
营运效率作用和对企业竞争优势的作用，比较容易理解，这里就不再一一加以分析了。
总之，随着市场竞争的不断加剧以及经营管理理念和方法的发展，采购在企业中占据着越来越重要的作用，采购部门也必将在未来发挥更深远的影响。
五、采购与供应管理的发展趋势
由于采购与供应管理工作在企业中发挥着越来越重要的作用，人们对它的关注也越来越多，这又促进了采购工作的发展。从某种意义上说，采购理念的发展与企业的发展是紧密联系在一起的，只有把握这些潮流并顺应它们，才能更好地做好现在和未来的采购工作。
从世界范围来看，采购与供应管理主要呈现出全球化采购、电子采购、供应商伙伴关系（双赢采购）、采购等趋势。
1.全球化采购
第二次世界大战结束以后，放宽限制，扩大世界贸易成为一种趋势，越来越多的企业开始介入到全球运作中。随着国际化运作的进行，采购与供应网络的复杂性也进一步提高，无论是运作的理念还是运作方式都发生了很大的改变。
与传统国内采购方式相比，全球化采购具有下列优势：
（1）可以扩大供应商价格比较范围，提高采购效率，降低采购成本。通过全球化采购，在全球范围内对有兴趣交易供应商进行比较，可以以较低价格获得更好的产品和服务。由于地理位置、自然环境以及经济差异，各个国家和地区的资源优势是不同的。通过全球化采购，可以充分利用各国的资源优势并加以合理的组合，使企业合理的价格获得质量较高的商品，从而大大提高企业的经济效益。
（2）全球化采购可以利用汇率变动进一步降低商品的采购成本。在签订国际快递间商品买卖合同时，应考虑到汇率变动对购买成本的影响。因为贸易合同从签订到实施有一定的时间间隔，而国际快递汇率又是在不断变化着的，因此在选择以何种货币作为支付工具时，应考虑在该时段内国际金融市场汇率的变动趋势，以便从中获得收益。全球化采购突破了传统采购模式的局限，从货比三家到货比百家、千家，有助于企业大幅度降低采购费用和成本，大大提高采购工作效率。
（3）实现生产企业为库存而采购到为订单而采购。在全球电子商务模式下，采购互动是以订单驱动方式进行的。制造订单是在用户需求订单的驱动下产生的，然后制造订单驱动采购订单，采购订单再驱动供应商，这种准时化的订单驱动模式可以准时响应用户需求，从而降低库存成本，提高快递速度和库存周转率。