三、物资垛卡填写
物资垛卡是一种反映实物动态的标签。码垛后3日内应挂垛卡，垛卡上面应填写物资的品名、规格、数量(件数重量)、入库时间(或物资整顿时间)、收发记录、备品数量、地坪实际负荷等。垛卡应一垛设置一卡，以小垛并大垛的应注明每小垛的数量。
物资垛卡是保管工以卡对物和领导检查实物的依据，因此必须及时记销垛卡。保管工和物资会计应经常以账对卡，以卡对物，做到“账、证、物、卡”四相符。
2.3.6建立物资档案
物资入库后，保管工应及时整理验收资料，移交给档案员，建立物资档案。
物资档案是保存物资技术资料和有关单据资料的档案。建立物资档案的目的，是为了更好地管理物资技术资料，防止资料散失，达到查阅方便的目的。同时，便于了解物资入库前后的动态全貌，有助于总结和积累物资保管经验，研究管理规律，提高物资管理水平。
一、物资档案资料
物资档案资料由原始、运输、保管和出库资料等部分组成。
(一)原始资料
原始资料主要包括接收依据、订货合同、协议及合同变更单、产品质量证明书(合格证)、技术说明书、发货明细单及装箱单等。
(二)运输资料
运输资料主要是指运输过程中产生的资料。包括到货通知、装车清单、运单、货运记录或普通记录、交接单、进口物资提单及短、残签证。
(三)保管资料
保管资料包括鉴定验收资料、鉴定验收记录、磅码单、品质检验证明及商检索赔证件等。物资质量数量动态资料包括物资入库报告表、更正报告表、短溢报告表、样品提取申请书和清单；保管维护资料包括检查记录、科学试验资料及加工维护倒垛记录等。
(四)出库资料
主要包括供货合同、借贷、借调协议(合同)、出库结算单、出库码单和交接单，以及转出转入依据、异议函件等。
二、建档方法
仓库物资建二级档案，按订货合同设总档，按物资品名规格或库房设分档。
三、建档要求
物资档案要全面、系统、准确地反映物资订货、出厂、接收、检验、保管、出库等全部情况。因此，建档工作要做到：资料齐全、记载清晰、准确、归档及时、装订整齐、有序、查阅方便。
四、物资出库后档案管理
(一)物资转移时应将有关资料随同物资寄送转入单位。
(二)出库后的物资档案应交仓库档案室统一保管。出库后的物资档案保管期以结案后5年为限(代管物资3年)。过期档案，经处领导批准后登记、销毁，有保存价值的经验总结、科技、气象资料等应长期保管。
2.4物资保管保养
2.4.1影响储存物资质量变化的因素
影响储存物资质量变化的因素，总的说不外乎两个方面，人为的因素和客观的因素。人为因素是指物资在储运过程中不按照物资保管的客观规律或违反操作规程，而影响了物资的质量，使物资受损。如包装不善，装卸不慎，堆垛苫垫不当或机械事故，物资储期过长等都会造成物资损坏变质。这些情况和问题将会随着仓库全面质量管理的开展，管理水平和机械化水平的不断提高而逐步得到改善和解决。
这里侧重分析客观因素。影响物资储存质量的客观因素概括为以下两个方面：
一、物资本身物理化学性质
物资本身所具有的物理化学性质是物资发生质变和数量损耗的内部因素，它对物资保管条件和方法起决定性作用。因此，物资的理化性质是决定仓库区域布局、库房布置、堆码方法、保养技术的重要因素。
(一)物理性质
一般讲，凡物质不需要发生化学变化，就能表现出来的性质，即属物理性质。物资的物理性质在物资储存中的主要表现形式有：导热性、耐热性、弹性、可塑性、强度、韧性、脆性、挥发、溶解、溶化等，这些性质在外界条件影响下，有时会发生改变，而使物资的质量发生某些变化。如卷状冷轧硅钢片在受压变形后，由于内部晶粒结构发生变化而使其铁损值增大和磁感值减小。
(二)化学性质
凡物资的某些性质必须在其分子(或晶体)起化学反应时方会呈现的，即属化学性质。如：物质的氧化、还原、化合、分解、与酸碱发生反应的性质以及化学稳定性等。化学性质在物资储存中主要表现形式有：氧化、化合、分解、聚合、老化、腐蚀、燃烧、爆炸、化学稳定性等，如橡胶及其制品、纸张、塑料制品的老化，金属的锈蚀等。
二、自然因素的影响
自然因素是指物资储存环境的温度、湿度、空气、日照、尘土及虫害等。它们是影响储存物资质量和数量变化的外因，如果掌握了自然因素的特点及其变化规律，了解了它们与物资理化性能之间的关系，不仅可以防止或减少物资的质量、数量变化，而且还可以利用某些自然因素的自身变化规律来改善物资的储存环境。如利用库内外温湿度之差及其变化来调节库内温湿度等。自然因素对储存物资的影响主要表现为：
(一)温度的影响
1.大部分物资在储存时都需要一个适宜的保管温度，若温度过高或过低都会使物资质量发生急剧变化。如橡胶及其制品、塑料制品等，温度过高都会发黏老化、变质，锡在低温时(小于13.2℃时)会发生同素异晶变化，即锡疫现象；精密仪器在过高过低的温度中会影响仪表精密度。
2.温度在20~35℃之间是菌类和微生物生长繁殖最适宜的温度。菌类和微生物生长繁殖时摄取橡胶、纸张、棉纱等有机物中的淀粉、糖类、蛋白质，并使其长霉、腐烂变化。
3.含有一定水分或结晶水的物资，在高温下逐渐失去水分引起外形和性质变化并造成重量损失。如石膏、硫酸铜、纸张、木材等。
4.汽油、丙酮、煤油、松节油、苯等液体材料，温度升高会加速挥发，挥发的气体与空气混合到燃点温度时，还会引起燃烧甚至爆炸。
5.有些机械配件采取油蜡密封时，如果温度过高，超过油蜡熔点，会使油蜡熔化，温度过低会使油蜡发裂，失去密封保护作用。
(二)湿度的影响
1.大部分物资怕潮湿，湿度过大(相对湿度达80%以上)会给菌类及其他微生物提供孳生条件，使有机物生霉，腐烂变质。
2.相对湿度超过80%时，空气中的水蒸气容易被物资吸收，金属及其制品会锈蚀，吸湿性强的化工产品会潮解、溶化而失效，仪器会失灵等。相对湿度过低(<；4%)又会使某些非金属物资燥裂(如纸张)降低强度。
(三)空气影响
空气是一种混合物。空气中的氧气会使金属氧化，化纤物资老化；空气中的二氧化碳、二氧化硫等有害气体与水蒸气相遇成为碳酸、亚硫酸等，附着于金属表面上成为电解质溶液，导致金属的电化学腐蚀。沿海地区的空气中，特别是夏季，带有大量海洋盐雾，盐雾中有大量的氯化物，与空气中水蒸气相混合，更增加了金属的腐蚀速度。
(四)日光与雨露的影响
适度的日光对物资保管是有利的，如蒸发库内过多的水汽，抑制霉菌的生长。但是当紫外线长久直射在橡胶、棉布、纸张等物资上时，会使橡胶龟裂、发粘老化；棉纱、纸张变黄；脆裂；物资外包装、防锈油脂等发生质变，降低寿命，影响其使用价值。雨、雪、露等洒落在物资上会导致金属锈蚀，化工和纤维物资霉变等。
(五)霉菌腐蚀影响
气温高、湿度大，为霉菌的生存繁殖提供了极有利的条件。因此，凡是以动、植物为原料的制品，由于它们自身存在着霉菌生存的条件，保管不善时就会发生霉变。微生物的种类很多，如酵母菌、霉菌和放线菌，其中以霉菌危害最大。
1.霉菌的腐蚀作用。霉菌是微生物中分布最广最多的一种，对纤维、淀粉、蛋白质等具有较强的分解能力，因而危害最大。霉菌在物资上生长到一定程度便会出现菌丝状物，继而形成绒毯状，其颜色多呈白色或浅色，菌丝的一部分会深入到腐蚀物的内部，霉菌成熟生成的孢子则可借助空气的流动而传播到别的物资上，在条件适宜时就会生长繁殖，使物资霉腐。
2.霉菌破坏物资的条件。某些物质本身含有水分(有些物质含有70%~85%水分)。一定量的蛋白质、碳水化合物、脂肪和少量的无机盐、维生物等，在适宜的温度和湿度时便可能被霉菌腐蚀。由于霉菌呼吸的过程是不断消耗各种养料的过程，因此，呼吸得越旺盛，消耗的养料就越多，从物资中吸收的养料也就越多，从而使物资被破坏得更快更严重。
3.影响物资霉腐的外界条件、水分和温度是霉菌生存和霉殖的外界条件。比如在低温干燥的冬季霉腐的可能性就很小；在潮湿温度适宜的条件下，产生霉菌的可能性就会增大。因为水分是霉菌生存繁殖的重要条件之一。霉菌的细胞中含有80%的水分，否则它就不能吸收养料，物资处在75%以上的相对湿度下保管时，引起物资含水量增加，这就是霉菌吸收养料的外界条件。
因此库内湿度一定要控制在75%以下，低于75%时物资不会发生霉变。
温度是霉菌生存的第二个主要条件，最适宜的温度为25~35℃，霉菌在10℃以下不易生长，40℃以上则停止活动。
日光对多数微生物的影响很大，日光直射1~4小时，大部分微生物就会死亡。多数霉菌在有氧气的条件下才能正常生长。如果能使储存环境减少氧气，增加二氧化碳气体，就能抑制甚至停止微生物生长或使微生物死亡。
(六)储存时间影响
物资在储存过程中，因为受外界环境的影响，其质量都在发生变化，只是程度不同，有的变化大，有的变化小，有的明显，有的不明显。一般情况下储存时间愈长变化会愈大，有些物资由于长期储存造成变质损坏以致失去使用价值。
物资保管任务就是要不断摸索物资质量变化的规律，从而采取有效措施为物资提供良好的保管条件，使物资的质量变化尽量控制在最小的范围之内。
2.4.2库存物资的日常管理
一、库存物资的定期检查
对库存物资进行定期检查，随时掌握物资在保管期间的变化情况，分析影响物资变化的各种因素，以便及时采取控制措施。通过检查，记录检查结果，还可积累资料，不断总结经验教训，提高保管技术水平。
(一)检查的主要内容
1.查质量
检查物资质量变化情况，有无受潮、发霉、虫咬、鼠伤、锈蚀、氧化、变质、变形、损坏等。必要时应取样检验物资理化性能。
2.查数量
查物资数量是否准确。物、证、账、卡是否相符，账表、垛卡记载是否清晰、准确、及时，物资有无丢失、被盗。
3.查保管条件
检查物资堆码是否稳固，有无倾斜；地坪有无下沉、裂缝；库房有无渗漏；门窗、风洞是否完好、严密，启闭是否灵活；苫盖物是否严密，有无损坏；温湿度记载、分析与通风密闭时机的掌握及其效果是否符合保管要求；库内外是否整洁卫生。
4.查安全
检查仓库各种安全措施和消防设备，如照明电器，避雷设施等是否安全，是否牢固可靠。
5.查制度执行情况
检查物资保管保养过程中各项规章制度的执行情况，以及对存在问题的处理情况及改进措施。
库存物资检查定期按时进行，检查时要认真细致，摸清底细，掌握情况，做好记录，防止走过场。发现问题要及时采取措施，限期处理。
(二)检查方法
1.个人检查
(1)保管工应每天检查所管物资的安全和库内温湿度等情况。
(2)物管科长除经常深入现场检查了解情况外，每半个月对库房物资的保管和安全等做一次检查。
(3)基层处负责人应经常深入库区，库房检查工作。每个月对库存物资的保管和安全等有计划、有重点地进行一次检查。
2.集体检查
(1)月初(或月末)由科长组织技术人员、物资会计、档案员、保管组长进行红旗库月度检查。
(2)季末由处负责人组织有关人员进行季度红旗库检查，全面检查物资的数量、质量、安全等方面的工作。
(3)每逢节假日或特殊情况要及时组织有关人员进行检查。
(4)上级主管单位对上述各项检查内容年中有重点地进行检查，年终进行一次全面检查。
3.检查中发现问题的处理
检查中发现问题，要弄清情况，及时研究，凡是能够当时处理，都应积极采取措施，在现场解决。对于物资的数量、质量方面的问题，应按下列要求处理：
(1)物资有变质迹象时，应按照物资维护保养的方法处理，并要查明原因，订出改进措施。
(2)对超过保管期或有质量问题不能继续储存的物资要提出轮换，报上级主管部门。
二、搞好库房清洁卫生
泥土灰尘不仅含有各种致腐杂质，同时也容易吸收空气中的水分形成电解质，酸碱性物资则会直接侵蚀物资，使金属产生化学性腐蚀。因此，保持库房和物资的清洁卫生，是减少物资致腐的重要措施，具体要求是：
(一)库内要勤清扫，保持物资表面无积尘、杂物，库内及库房周围应经常保持清洁，无垃圾，无杂草。
(二)库房内及四周水沟要保持畅通，无积水；库房近处无高大树木、水池，以减少空气的湿度。
(三)库房内无虫无鼠，防止损坏物资及其包装。
三、适时倒垛并垛
为了检查物资质量和便于管理，提高库房仓容利用率，提高经济效益，仓库应适时对库存物资进行倒垛、并垛。