1.2.3办公自动化系统层次模型
办公自动化系统是一种广义的信息系统概念，是由支持办公活动中范围广泛的多种技术集合而成的综合信息系统，是计算机用于数据处理和信息管理的更有效的结合和发展。
办公自动化系统在发展的过程中，由初级到高级，不断完善。经历了单机、网络及综合系统各个阶段。根据不同类型的办公室和办公机构，大致可分为三个层次，事务处理办公系统、管理信息办公系统和决策型办公系统。
事务处理办公系统，包括基本办公事务处理和机关行政事务处理两大部分，支持一个机构内各办公室的基本办公事务处理和机关的行政事务处理。
管理信息办公系统除担负事务型办公系统的事务外，主要任务是完成本部门的信息管理。它是支持各种办公事务处理活动的办公系统与支持管理控制活动的管理信息系统相结合的办公系统。
决策支持办公系统以事务处理和信息管理为基础，主要担负辅助决策的任务。
1.3办公自动化现状及发展趋势
1.3.1办公自动化发展现状
办公自动化自60年代以来，很多国家重视办公自动化技术，投入大量的人力、物力和财力来发展办公自动化的硬件和软件，大量的办公自动化设备和软件不断涌现，其中美国和日本处于领先地位。
1.美国办公自动化发展情况
美国的办公自动化始于60年代初，发展很快，走在世界的前列。
70年代中期，大规模集成电路技术的发展，以及计算机广泛的应用，使得办公自动化设备大量涌现。近几年美国的办公自动化产品每年以20%的速度增长，近3年来，办公自动化硬件发展费用约1000亿美元，软件费用约1500亿美元，局域网络和专用交换机产品年增长率为13%。现在，美国的信息产业90%以上实现了办公自动化。
美国政府高度重视办公自动化的发展和应用。十几年前，美国90%以上的政府机构使用了电子邮件系统和电子报表软件，70%以上的政府机构已经配置其它管理支持软件、文字查询与报告生成程序以及数据库管理程序等。
美国公司、企业办公自动化比政府部门发展的早，应用较为普遍，并具有很高的水平。这些公司、企业不仅把办公自动化看成提高办公效率、节约办公成本的手段，而且更重要的是利用它来加强经营管理和科学决策，作为提高企业素质和竞争能力的重要条件。一些大中型计算机公司和厂商，不仅在总公司内部建立和使用较高水平的办公自动化系统，它分布在世界各国的分公司也利用远程通信网络实现办公联系。目前美国办公自动化总的发展水平是采用系统综合设备，实现办公业务的综合管理自动化。
美国发展办公自动化大体经历了四个阶段：
第一阶段（75年以前）为单机阶段。采用单机设备，如文字处理机、复印机、传真机、专用交换机等，以完成单项业务的自动化。
46年第一台电子管计算机的出现，当时只是用于计算。美国50年代开始研究如何将计算机技术应用于办公信息处理。64年美国XEROX公司制成世界上第一台带屏幕显示的文字处理机。在此之后，70年美国洛克希德公司制成的DIALOG系统实现了有24个终端的联机情报检索系统。但由于当时的技术条件限制，还难以将计算机技术应用于办公信息处理领域。
第二阶段（75年~82年）为局域网阶段。个人计算机开始进入办公室，并形成了局域网络系统，实现办公信息处理的网络化。在办公室的关键部位出现了信息采集、处理、保存的综合系统。
第三阶段（1983年~1990年）为一体化阶段。在此期间，进一步完善计算机网络通信体系、完善网络化、一体化的办公信息通信体系。采用综合设备，如多功能工作站、电子邮件、数据通信网络、多层次的大型系统等，实现办公业务的综合管理自动化。
第四阶段（1991年至今）为因特网阶段。建设信息高速公路，即由高速通信网络、计算机、数据库以及各类电子产品组成的网络，使人们几乎可以在任何地方与任何目的地进行通信联系，使公众、各政府机构、企业及其它单位都可以通过电子方式交换信息，实现全球通信。系统的智能化水平大大提高，通信范围更加扩大。
2.我国办公自动化发展的状况
我国的办公自动化起步较晚，70年代从国外传入，80年代有较大发展。我国办公自动化发展可以划分为三个阶段：
第一阶段（81年~85年）为初期准备阶段。这个阶段主要是在典型的试点的基础上开发某些办公自动化系统，探讨中国发展办公自动化的模式，制定我国办公自动化的发展规划，以及联合生产某些办公设备等。引进了局域网、程控交换机等设备，解决汉字的输入和输出问题。
第二阶段（1986~1990）为开创阶段。在这一阶段，建立起一批能体现我国最高水平的国家一级办公自动化系统，如国务院办公厅办公自动化系统。在地方、政府机关的领导部门建立具有一定水平的办公自动化系统，办公自动化设备生产布局逐渐合理，生产能力也大大提高，同时对全国通信网络着手进行大规模的改造，办公自动化的标准化工作也取得了很大进展。
第三阶段（1991年至现在）为发展成熟阶段。中央对办公自动化十分重视，国务院电子振兴领导小组设立了办公自动化专业领导小组，并成立了办公自动化专业的专家组，每年都举行全国办公自动化工作研讨会，讨论办公自动化技术发展和开发等问题。国务院率先开发了“政务办公自动化系统”。国务院办公厅秘书局在MV2000和7800计算机上开发了发文系统，并已延伸到各省市办公厅。行政首脑办公和决策服务系统将文件发往全国各地，迅速传播下去，使国务院的政令得到及时的贯彻和实施。1995年，上海市人民政府建起了全国一流水平的智能办公大厦，办公系统使用小型机联成通信网路，在办公事务方面开发了包括文字处理、行文管理、文挡管理、办公日程管理、轻印刷、电子邮件系统、机关事务处理等多个软件包，系统效益显着。
近几年，我国重视发展国家高速信息网，已建成了中国分组数据公用网（CHINAPAC），该网与18个国家和地区的36个分组网相连。它的主干网上安排了32个结点机，覆盖全部省会城市。连通全国90%以上的县。我国还建成了国家数字数据网（CHINA DDN）和光缆网，有若干个局部信息网与国际Internet互联，已初步形成了中央、省（市）、中心城市和县四级结构的信息网络。目前，该信息网已经覆盖了30个省（市、计划单列市）、280个中心城市和2000多个县。金融系统、铁路系统、经济系统、电力系统、民航系统、海关系统、财税系统、气象系统、统计系统、工商系统等国家级的专门信息系统已初具规模。
为了促进经济发展，我国开展“三金工程”（金桥、金卡、金关），这是一项牵动千家万户的跨世纪、跨地区、跨部门的工作，其中国家公共经济信息网就是为完善各类经济、社会信息系统服务的基础设施，信息网以光纤通信、卫星通信、微波通信、程控电话交换机、无线移动通信等多种方式进行通行，并与邮电系统的数据网互为备用，而且与国家和各部委、省、市的信息数据专用网互联互通。这些网作为国家公用信息的通道，具有语言、图文及数据的传输能力，广泛支持办公自动化的开发与发展，它支持常规办公工作，也支持专业性办公、服务性办公及决策性办公。
1.3.2办公自动化的发展趋势
办公自动化的发展很大程度上取决于办公自动化技术的发展。办公自动化技术的发展主要表现在以下几个方面：
1.网络技术的不断发展使得办公自动化技术朝着更加集成的方向发展
通信手段的更新，计算机网络技术的发展和各种网络的相继建成，为综合性办公管理系统的实际应用带来了极大的生命力。网络通信技术的进步和发展是人们在信息传递、信息利用、信息交流等各种领域内消除了时间和空间的差距，它将分布在世界各地的有关单位，通过计算机网络形成一个完整、可靠的信息联结纽带，相互间可快速交换信息和共享信息资源。通过网络通往千家万户，已出现了“家庭办公”新模式，未来办公自动化的概念、定义将不断更新，家庭办公将成为集体办公室的一个分支或站点。
以计算机和网络通信技术为基础的电子邮件系统、电视会议、商业领域的EDI等，正在克服传统通信设备在交换信息方面存在的各种不足之处而得到日益的发展。现代的办公自动化信息系统注意不断提高网络功能和扩大网络覆盖面，为用户提供方便、实用的电子邮件、电视会议系统。
2.多媒体技术的发展将使得办公自动化系统更具有现代特征
多媒体技术集文字、声音、图像的传输处理技术为一体，为计算机技术的普及和应用展开了一个更广阔的天地，也为办公自动化的发展带来了新的突破。如多媒体数据库、多媒体编辑排版软件、红外触摸屏、语音输入软件、语音合成及输出软件等众多的多媒体软硬件设备、技术的应用，是办公自动化系统面貌一新。如美国AT&T公司正在研制未来信息高速公路中Sage电话机新产品，它将起着中心控制器的作用，而将信息从电视机、PC机、传真机、录像机、应答机和视频图像机与电话机进行交换，这种电话是集语音、数字、图像和个人处理机为一体的信息终端设备，在未来的信息化社会中将进入家庭。
3.智能化是办公自动化的必然趋势
如果说集成化是办公自动化系统应用的需要，多媒体化是办公自动化的实现手段的话，那么，智能化则是办公自动化系统的必然趋势。
目前，一些较成熟的办公自动化系统将多种办公管理集成于一个统一的应用环境之中，其功能除了包括文字处理、电子排版、电子邮件、电子会议、文挡管理等功能外，还增加了电子表格处理和信息查询服务功能。未来的办公自动化系统将十分注意收集和提供办公管理中可能需要的各种信息，为用户使用带来很大的方便。这种智能化办公自动化系统，对提高工作效率、方便使用和充分利用好各种信息资源是很重要的。
4.智能大厦中的智能化技术将不断完善
对供电、办公环境、安全保卫、交通设备管理的智能化控制与办公自动化管理一体化的办公大楼被人们称为智能大厦。大楼中上述诸项设施、业务均有计算机自动控制，且各系统间又相互关联，成为一个整体系统，在控制部分用人工智能等新技术，满足现代化办公的各种需求。这类高技术武装起来的智能大厦正在陆续出现，为大楼中的各界用户提供了高效、优质的信息服务。