1.1办公自动化定义及特点
1.1.1办公自动化定义
办公自动化（Office Automation 简称OA），是在管理信息系统（Management Information System，简称MIS）和决策支持系统（Decision Suppout System，简称DSS）发展的基础上迅速兴起的一门综合性技术。它是以先进的科学技术武装办公系统，达到提高效率、提高管理水平，使办公系统达到信息灵活、管理方便、决策正确的目的。OA涉及行为科学、社会科学、管理科学、系统工程学、人机工程学等多种学科，并以计算机、通信、自动化等技术为支撑技术，且将工作站（Work Station）和局域网（Local Area Network）作为OA的两大支柱。
在当今的信息社会中，作为信息加工的技术场所-办公室，不仅要处理与日俱增的日常业务信息，而且要产生大量各类辅助决策信息，OA使管理更加现代化、科学化。
OA系统大致可分为6个要素，即组织机构、办公室、办公人员、办公的知识和信息、办公活动的技术手段。
由此可见，OA是一个以计算机技术为基础的人-机信息处理系统，是以提高办公效率、保证工作质量和舒适性为目标的综合性、多学科的实用技术，其内容包括语音、数据、图像、文字信息等的一体化处理。办公自动化的定义是：利用先进的科学技术，不断使人们的部分办公业务活动物化于各种现代化办公设备中，并由这些设备和办公人员构成服务于某种目的的人-机信息处理系统。
1.1.2办公自动化的特点
办公自动化是高级的决策支持系统，它将各种先进设备和各种软件功能紧密组合，是信息化社会的重要标志。它有以下特点：
1.办公自动化是一门综合性科学。一般人常常认为办公自动化只是自动化科学的一个分支，其实办公自动化是当前国际上飞速发展的一门综合多种技术的新型边缘学科，它涉及到行政管理、电子、文秘、机械、物理等多学科。是信息化社会的产物，是在计算机、通信设备较普遍应用，在信息业务空前繁忙的情况下应运而生的。
2.办公自动化是一个人机信息系统，是具有信息处理功能的学科。一个较完整的办公自动化系统应包括信息采集、加工、改造、传递和存储等环节。其主要任务是向各级办公人员提供各种所需的信息。因此，人、信息系统、各种设备和辅助工具是办公自动化系统的三个互相联系的基本组成部分。信息是加工对象，机器是加工的工具，人是加工过程的设计者、指挥者和加工结果的享用者。
3.办公自动化是对语音、数据、图像和文字等信息一体化的处理过程。可把基于不同技术的办公设备在网络上使用，将文字处理、语音处理、数据处理和图像处理等功能组成在一个系统中，实现设备共享，使办公室具有综合处理这些信息的功能。
4.办公自动化的目标是：提高办公效率和办公质量，它是人们产生更高价值信息的一个辅助手段，办公自动化加速了信息的流通，提高了办公效率和准确性，提高了办公人员的决策质量，为决策人员提供更多的信息于更多的决策方案。办公自动化使办公人员的劳动智能化、办公工具的电子化和机械化、办公活动的无纸化和数字化，这必将大幅度提高办公人员的工作效率。
1.2办公自动化的支撑技术和功能
1.2.1办公自动化的支撑技术
办公自动化的支撑技术是计算机技术、通信技术和自动化技术，这些技术对办公自动化的支持主要体现在办公自动化所用的设备中。办公硬设备是指计算机设备、通信设备和各种办公用的电子装置和机器设备，以及支持办公硬设备的各种电子、机电、光电器件等。办公的软设备包括数据库、专用应用软件和通用应用软件，以及支持办公软设备的各种系统软件。
1.办公自动化系统硬件
办公自动化系统中的硬件设备按功能和作用大体可分为计算机、图文处理设备、语音处理设备、图形图像处理设备、信息存储设备、网络通信设备、会议设备等。
1）计算机
计算机是办公自动化系统的主要设备。办公自动化系统中信息的采集、输入、存储、加工、传输和输出依赖于计算机技术，文件和数据库的建立和管理，各种办公软件的开发与应用都依赖于计算机。办公自动化系统中使用的计算机可以是大型机、中型机、小型机或微型机，一般要求它们具有较大的存储容量与较高的运算速度。微机具有高性能价格比、易于安装维护、占地面积小等优点，因而它是办公自动化系统中使用数量最多的计算机。
2)图文处理设备
包括各种电子中英文打字机、文字处理机、复印机、制版机、胶印机、电子和激光照排机等。
3）语音处理设备
包括电话（如专用电话、录音电话、可视电话、智能电话和多功能电话等）、口授录音系统、语音识别与合成设备及其它语音输入设备、声音邮件系统等。
4）图形图像处理设备
包括传真机、录放像机、绘图仪、光笔、数字化仪、鼠标器、摄像机和其它图形、图像输入输出设备等。
5）信息存储设备
除计算机存储设备外，还包括缩微处理系统、光盘存储设备、以及磁盘机、磁带机等。
6）网络通信设备
在办公自动化系统中，计算机网络将计算机与计算机或终端设备相连，实现了设备之间的相互通信、资源共享。目前的计算机网络可分为两种：一种是在一座大楼或小区域内的计算机之间的较为近距离的连接；另一种是远程网络，它是远距离的连接。在远程网络和某些办公设备的使用中，需要使用通信线路。通信系统是办公自动化的神经系统，它克服时空障碍，极大地缩短人际交流距离。主要设备有电传机、传真机、各种局域网、远程网等。
7）会议设备
包括电话会议系统、电视会议系统、计算机远程会议系统。
2、办公自动化系统的软件
软件是办公自动化系统中一个非常重要的组成部分。办公自动化系统只有通过软件才能充分有效地利用硬件资源，将用户的具体业务和计算机系统结合起来，完成为人们服务的全过程。办公自动化系统的效能主要体现在所具有的软件系统的效能上，软件系统的质量在很大程度上决定着办公自动化系统的使用价值，所以软件系统的建设在办公自动化系统建设过程中起着决定性的作用。办公自动化软件安装在计算机中，由计算机支持运行。从办公应用的观点看，可以把这些软件分为基本软件、办公自动化通用软件和办公自动化专用软件三种。
1）基本软件
基本软件是维持计算机本身的运行和提供开发管理和应用所必须的软件，主要包括操作系统、编译程序、软件工具、数据库管理系统等。另外，还有构成计算机网络通信环境所需的软件，如网络操作系统、网络管理软件以及信息传递等方面的软件。
2）办公自动化通用软件
这是可以商品化的、为大多数办公自动化系统用户所公用的办公应用软件，为办公室提供基本支持的环境软件。有汉字输入、文字处理、电子表格处理、文挡处理、电子出版系统、图形图像处理、语音处理、财务统计报表软件、电子日程管理软件等。国内外厂商看到这类软件的广泛市场，把这类办公自动化通用软件集成在几个软件包中，形成组合办公软件，作为商品向用户提供，方便了各类用户的使用。
3）办公自动化专用软件
这是面向特定单位、部门的办公应用的特点，有针对性地开发的办公应用软件。其中有：日常办公事物处理的，也有结合经营业务开发的。对事业机关，它的日常事务有文件处理、会议安排、行政、基建工作、车辆调度和人事材料等方面，而对公司企业，日常的主要事务是编制经营计划、处理供销业务、市场动态分析、库存统计和财务收支等。
1.2.2办公自动化系统的功能
一个完善的办公自动化系统应具有文字处理功能、数据处理功能、行政管理功能、图形图像处理功能、声音处理功能、决策支持功能和网络通信功能。
1、文字处理功能
文字处理是办公室主要工作之一。文字处理要求能迅速处理各类办公文件、报告，并具备文字编辑、修改、存储、打印、排版和复制等功能，还能为用户提供各种汉字输入方法，进行全屏幕编辑等。
2、数据处理功能
数据处理是办公自动化的基本功能。其中包括财务数据、人事数据、文挡数据、产供销数据、市场数据、人口数据、气象数据等。人们可以利用文件系统、数据库管理系统、缩微系统和存储设备，对数据进行登录、分类、存储、查询、制表，以及对数据进行统计分析。
3、行政管理功能
对办公设施、系统资源如会议室、自动电话、电子传真机、广播电台等进行管理调度，包括编制办公日程安排，制定工作计划，以求最佳地利用时间和物质资源，提高办公效率。
4、图形图像处理功能
图像处理功能是用办公设备对图像信息进行处理的技术，其中包括图像增强和复原、图像传送、图像识别等功能，某些从远距离传来的模糊不清的图像，例如天文、卫星照相，经过计算机处理后，会变得清楚而能识别，还可以利用图像传送技术，进行远程电视会议等。图形处理功能包括用数据绘制各种图表，利用光学字符阅读器直接读入各种手制表格，以及用辅助设计方法处理各种工程图形。
5、声音处理功能
采用计算机与电话系统的结合，完成电话的自动拨号、接话和自动记录语音等，实现人与机器、各机器之间通过电话线交换语音信息。语音处理系统能识别和合成不同的声音，在文件输入、个人文件保密与鉴别方面，语音识别起到重要作用。
6、决策支持功能
决策是根据预定的目标作出的决定，它是办公活动的重要组成部分，是高层次的管理工作。任何决策都不是突然作出的，一般都有一个过程，要经过提出问题和收集资料、确定目标、拟定方案、分析评价、最后选定等一系列的活动环节。在信息管理工作中收集、提高大量的信息资料是决策工作的基础。办公自动化系统的建立能自动地分析采集到的信息，提供各种可供领导参考的优选方案，为决策提供支持。担任辅助决策的办公自动化系统，必须建立许多综合分析、预测发展、判断利害的计算机运算模型，可以根据大量的原始数据信息，自动作出较符合实际的决策方案。
7、网络通信功能
利用局域网络和广域网络传输技术，使办公自动化系统具有网络通信能力，可以把各种设备连成通信网络，使它们能互相通信和实现资源共享。由于现代科学技术的发展，使大量的通信工作转移到了办公室进行，可利用计算机网络技术，进行办公事务处理、仓库管理、交通管理、情报检索等工作。