书城成功励志办公室生存法则
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第9章 办公室说话礼仪

开玩笑要适度,以免引火烧身

在工作当中,大家彼此开开玩笑,也许是放松自己、缓解压力的一剂良药,但是在职场这种严肃的环境中,开玩笑可不是闹着玩的事,弄不好玩笑便成了“完笑”。

美国前总统里根一次在国会开会前,为了试试麦克风是否好使,张口便说:“先生们请注意,五分钟之后,我对苏联进行轰炸。”一语既出,众皆哗然。里根在错误的场合、错误的时间开了一个极为荒唐的玩笑。为此,苏联政府提出了强烈抗议。

这里举的虽然是一个较为极端的例子,但是据调查显示,职场中玩笑开得不好,的确常常是惹火上身的导火索,所以一定要学会把握分寸,了解一些开玩笑的禁忌。

◎上司的玩笑开不得

在某机关办公室的同事中间,外号“肥仔”的张干事是最胖的一个,也是最善于活跃气氛的一个。他想要活跃一下气氛的时候,就喜欢讲这个笑话,“一个胖子从楼上跳下来,会变成什么?”大家纷纷猜不中,然后他最后开盅:“会变成死胖子!”大家一阵哄笑。本来,这是一个很不错的笑话,而且肥仔从来都是人群中最胖的那一个,所以,每次大家听完,都会当做是肥仔的自嘲。有一天,单位的大领导到肥仔的部门小坐,同事们都不敢说话,气氛比较紧张,这时,肥仔又讲起了这个笑话,可是,这次他讲完之后,居然没人笑,气氛更加尴尬。这时他才发现,大领导的脸色很难看,原来大领导来了之后,最胖的人已经不是肥仔了,而是大领导。这件事过后,张干事就被上级调离了原来的岗位,打发到基层锻炼去了。

所以,上司主动和下属开玩笑,那是上司平易近人的表现,但是反过来,下属却不一定适合主动和上司开玩笑,因为那可能被理解成没大没小、目无上司。

◎开玩笑要看对象

俗话说:“人上一百,形形色色。”人的性格不同,和宽容大度的人开点玩笑,或许可调节气氛,和女同学、女同事开玩笑,则要适可而止。

某公司请了一个著名的顾问,吃饭的时候,某人为了活跃气氛,就要公司的一名女同事和这个顾问喝交杯酒,女孩不肯,这个人想用激将法,就说女孩看不起这个顾问,可女孩还是不肯。这个人就走过去,想揽住女孩的肩膀,和女孩耳语几句,以调节气氛。女孩对他的行为十分反感,最后一甩手拂袖而去,搞得当时的气氛很是尴尬。

所以,开玩笑一定要看对象,同样一个玩笑,能对甲开,不一定能对乙开。人的身份、性格、心情不同,对玩笑的承受能力也不同。所以,开玩笑的前提是要了解对方,如果只是一味地从自己的角度出发,碰钉子是早晚的事。

一般来说,后辈不宜同前辈开玩笑,男性不宜同女性开玩笑,同辈人之间开玩笑,则要掌握对方的性格特征与情绪信息。对方性格外向,能宽容忍耐,玩笑稍微过大也能得到谅解;对方性格内向,喜欢琢磨言外之意,开玩笑就应慎重。对方尽管平时生性开朗,假如恰好碰上不愉快或伤心事,就不能随便与之开玩笑;相反,对方性格内向,但正好喜事临门,此时与他开个玩笑,效果会出乎意料的好。

◎不要开庸俗、暧昧的玩笑

开玩笑时,一定要注意内容健康,风趣幽默,情调高雅,最好避免开一些庸俗的玩笑。千万不要拿别人的生理缺陷开玩笑,尤其不能以残疾人的生理缺陷取笑。而在异性之间开玩笑,更要避免开一些格调低俗的笑话,不然,小心玩笑成炸弹。

张某喜欢用手机短信开玩笑,群发的时候,也不分对象。一天,同事乔小姐收到张某发来的一条内容暧昧的短信,可是由于手机内存的问题,这条短信只显示了一半,而这条短信又刚好被她的老公看到,结果可想而知,她老公以为乔小姐对自己不忠诚,大闹了一场,甚至到了要离婚的地步。乔小姐真是百口难辩,想让张某和老公解释一下,又不好意思开口,只好哑巴吃黄连。从此,乔小姐见到张某,再也没有过好脸色。

◎开玩笑要分场合

开玩笑最好是选当事人都在的场合,这样,一不容易造成曲解,二不容易造成误传。如果当事人不在,最好不要开他的玩笑,因为当玩笑传到他的耳中时,很可能已经变了味道。

在办公室人际交往中,开个得体的玩笑,可以松弛神经,活跃气氛,创造轻松愉快的工作氛围;但如果玩笑开得过火,则适得其反,不仅伤害感情,也会引起不必要的人际纠纷和麻烦,所以一定要把握好开玩笑的“度”。

说话要给自己留点余地

常言道:“过头饭不可吃,过头话不可讲。”人际交往中常常充满变数,所以话讲得不能过绝、过满,使自己一点回旋余地都没有,以至陷入被动境地。

郑勇毕业后进入一家新闻单位工作,有一回,上司把一个采访工作交给他。这件采访工作在实施上存在一定的困难,为了保证任务的完成,上司原本打算好好向他交代一下,郑勇却拍着胸脯说:“您放心好了,我保证完成,没有问题!”三天以后,没有任何动静,上司于是问他采访进展得怎么样,进度如何。郑勇才一脸无奈地回答:“不像想象的那么简单。”虽然上司也知道这项采访任务不会很轻松,但对他这种做法却非常反感。

像这样把话讲得太满,而使自己陷入窘境的例子到处可见。把话说得太满,就像把杯子倒满了水一样,再也滴不进一滴水,否则就会溢出来;也像把气球打满了气,再充就要爆炸了。

◎进不攻,退可守

凡事总会有意外,留有余地是一种说话技巧,使自己可进可退,这好比在战场上进可攻,退可守。有了牢固的后方,既可攻击对方,又可及时撤回,仍然处于主动地位。即使未必战无不胜,但至少可以避免因为“意外”的出现而下不了台,从而可以从容转身。

许多懂得办公室潜规则的人都懂得这种说话技巧。例如,他们在面对记者询问时,都偏爱用诸如可能、尽量努力、也许、研究研究、考虑一下、评估、征询各方意见等字眼,不作肯定的、绝对的回答。

对此,美国前总统富兰克林有一段精彩的描述:我在约束自己的言行时;在使我日趋合乎情理时,我曾经有一张言行约束检查表。我所说的话,竭力避免一切直接接触或伤害别人情感的话语,甚至禁止使用一切确定的词句,如“当然”“一定”等,而用“也许”、“我想”来代替。说话和事业的关系,也是成功与失败的关系。你如果出言不慎,将不可能获取别人的同情、合作、帮助、支持和赞赏。

事实上,在工作中如果你善于使用这种说话技巧来降低上司的期望值,当你事出有因而不能顺利完成工作的时候,由于事先对你预期不高,上司也不会对你产生不满,甚至还会因为你的努力而谅解你。若你真的出色地完成了工作,上司也会因为超出期望值而喜出望外。可见,在人际交往中说话留有余地,能给你带来很多的好处。

◎给自己留有余地,需注意以下技巧

1.话不要说过了头,过于夸张

事物都有自己存在的道理和情理。说话时,如果违背了常情常理,就会给别人留下口实。因此,在谈话时,要记住话不要说过了头,违背了情理。

2.话不要说得太绝对

对于绝对的东西,人们在心理上本能地有一种排斥感。比如,当你斩钉截铁地说:“事实完全就是这个样!”“这是绝对不可以的!”此时就很容易引起对方的抵触心理,倒不如这样说:“事实就是这个样子。”“也许是这样的。”对于那些连你自己都没有把握的事情,更不要用那些绝对的字眼,否则会因为你的绝对化而引起他人的怀疑,甚至引起他人的挑刺。

3.话要说得圆润

人常说:“直言直语,伤人伤己。”说的就是在与别人交流时,话要说得圆润一些,如果话说得太直,很容易激怒对方。说的圆润一点,能留下一定的回旋余地。比如,以含蓄的方式传递一些不好的消息时可以说“事情好像有点问题,但是不要着急,一定有回转的余地”,而不要说“现在的状况糟糕透了”。

最重要的是,在任何时候都为自己留有余地,永远只说70%。让别人先说,给自己更多空间,千万不要心急火燎,把想法全盘托出,即使你说的是对的,也会给人胸无城府的急躁印象。

有些话不宜在办公室说

有些话是不宜在办公室说的,如果你毫无禁忌,那下一个裁员对象可能就是你了。

◎薪水多少不是自己的事

很多老板不喜欢员工之间相互打听薪水,因为同事之间工资往往有很大差别。同工不同酬是老板惯用的手段,但它是把双刃剑,用好了,是激励员工的一大法宝;用不好,就容易引发员工之间的矛盾,而且最终会掉转刀口朝上,矛头直指老板自己,这当然是他所不想看到的,所以发薪时老板大都单线联系,不公开数额,并叮嘱员工不让他人知道,并且会对“包打听”之类的人格外防备。

有的人打探别人时喜欢先亮出自己,比如先说“我这月工资……奖金……你呢?”如果他拿得比你钱多,他会表面同情,心里却暗自得意。如果他比你少,他就会心理不平衡了,表面上可能是一脸羡慕,暗里往往不服,这时候你就该小心了。

最重要的是不做这样的人。如果你遇到这样的同事,最好要有防备,当他把话题往工资上引时,你要及早打断他,转移话题;如果不幸他语速很快,没等你拦住就把话说完了,也不要紧,用外交辞令冷处理:“对不起,我不想谈这个问题。”有来无回,就不会有下次了。

◎不议是非

即便老板有情人是公开的秘密,你也不要插嘴议论,别人爱怎么说怎么说,你能不听就不听,躲开最好。人事关系最微妙,有人升迁,有人被炒。你不是老板,不知原委就不要乱说话,至于谁是老板的亲戚你心中有数就行了,犯不上传扬或在人背后嘀咕。

同样,类似“公司福利不好”、“公司总是加班,不给加班费”等话题在同事之间最好不要议论,你说也是白说,因为你不是老板。传来传去如果被人添油加醋地传到老板耳朵里,让你连解释的机会都没有。

没有不透风的墙。今天你和某同事说“某某能力不行,办不成事”,过不了多久话就会传到他耳朵里了,你还不知怎么回事,就把人得罪了。人多少都有点私心,没准哪天你被人收拾了,哭都不知道为什么。

或者你跟一个自认为要好的同事讨论怎么整治老板、如何偷懒之类的小伎俩,万一哪天他晋升了,而且是你的顶头上司,你说结果会怎样?是不是很尴尬?如果你走运,成为他的主管,想一想从前说过的话,多少也会有点不自在。

◎坦率要有度

做人坦率是对的,但坦率是要分人和分事的,从来就没有不分原则的坦率,什么该说什么不该说,心里必须有数。

就算你刚刚新买了三室两厅的房子或利用假期去欧洲玩了一趟,也没必要拿到办公室来炫耀。有些快乐,分享的人越少越好。被人妒忌的滋味并不好,因为容易招人眼红而背后给你下“套子”。

无论露富还是哭穷,在办公室里都是不合适的。与其讨人嫌,不如知趣一点,不该说的话不说。

◎不拿现公司和原公司比

无论怎么比,老板都不爱听。如果你说“我原来的公司是一家大公司,那里的管理制度很严格,工作环境非常好,效率也比这里高……”老板肯定会立即拉下脸,扔下一句“那么好你就回去吧”。即使是同事,也不爱听你回忆昔日荣光,每个员工对自己供职的公司多少会有心理归属感,贬损公司,同事很容易以为你也在看低他。

就算你所说的都是事实,以前的公司确实不错,毕竟你现在端的是新的饭碗,这么不忘旧总是不好的。但喜新厌也是不好的,如果你在现在的老板面前大谈原先老板的种种不好,情况只会更糟。他觉得你今天能这么议论原老板,下次就会这么说他。

◎掩藏你的野心

在办公室里大谈人生理想很幼稚,打工就安心打工,雄心壮志回去和家人、朋友说。在公司里,要是你没事整天念叨“我要当老板,自己创业”,很容易被老板所厌恶,或被同事看做异己。如果你说“在公司我的能力至少能做副总”,或者“30岁前我必须干到部门经理”,那你很容易把自己放在同事的对立面上。

野心人人都有,但是职位是有限的。你说出自己的心事,就等于公开向公司里的那些同样有野心的同事挑战。僧多粥少,树大招风,很容易成为别人潜在的对手。做人低姿态一点,是自我保护的好方法。你如果真的想实现你的雄心壮志,韬光养晦也没什么不好,能人能在做事上,而不在说大话上。

办公室是滋生闲话的温床。你如果想在职场中立于不败之地,首先就要理解好“逢人只说七分话”的道理。在办公室中要保持心情舒畅地工作,与同事关系融洽,那就多注意自己的言行吧。

“美丽的言辞”要有美丽的花样

也许有人认为不说,而直接以态度行为也可以表示恭维别人的意思,话虽不错,可是总让人觉得似乎还少了那么一点点。所以,还是当面用言辞褒奖赞美的方法,最能把“恭维”的意思表达得淋漓尽致。

不过,当我们要把这个“美丽的言辞”投向对方时,必须要向棒球投手那样,不能老投直球,要混合使用各种球路,这样才能收到功效。

第一个重点就是要用“敬称”。即有关对方的事物,都要使用带有恭敬意思的话语,例如:您、贵府、令尊,等等。而对有关自己的事物则要使用带有谦虚意思的话语,例如:寒舍、家母、小犬,等等。

使用敬称并不见得就是在恭维别人,但是能将敬称用得恰到好处,令对方感觉很舒服,无疑也是一种恭维别人的方法。

在公司上班的人,经常会碰到上司出差回来的场面,可是很少有人会在意。其实这就是一个很好的机会。一个有礼貌的部属,这时候就应该站起来迎接上司,同时请不要忘记上前去说一声“经理(或其职称)您回来了!”然后为他提公事包,并吩咐公司女职员,甚至亲自为他泡杯茶。这个迎接的礼貌,这句迎接的话,就是所谓的讨好,也就是尊敬的表现。上司受到下属如此“尊敬”,心里必定是非常高兴,自然也会心存好感。

诸如此类的小事,往往会使上司牢记在心。所谓“不忠于小事者,必不忠于大事”,这大概是多数在上位者用于评断下属的一个准则!

又比如,中午吃饭时,不要老是只和同僚一起,不妨向上司打个招呼。或许上司有其他的事不一起去用餐,可是这和那种当上司存在时,吃饭时间一到就和同僚吵吵嚷嚷地离席而去的情形,给人的感觉总是不一样的呀!

表面上这仅是打个招呼,事实上它却是一件无比重大的事。约上司一起用餐,并非存心要上司请客或向他揩油,最主要的是制造机会接近上司并“聆听”他的“经验谈”。

在上位的人多少都有对下属训话、谈经验的欲望,不妨做个忠实的“听众”来听他高谈阔论,对这种肯比别人更用心“聆”听上司言论的下属,上司自然会给他更多的信任与超乎事实以上的评价。

事实上,人对那些肯听自己发言的对象都会具有好感的。聆听上司谈话时,在听讲中要随时露出感动,认同的表情,偶尔重复上司的话语,请求给予更详细地说明解释。开始时会有点别扭,几次后,自然就会适应了。

职场最得体的礼仪

中国有句俗话,叫做“礼多人不怪”。中国是个礼仪之邦,几千年灿烂文明,培育出无数谦谦君子。职场白领人士,应该算是中华民族的佼校者,在这一点上更应成为社会的表率,要不卑不亢,谦恭有礼。

◎上班途中遇到上司时,你该怎么办

上班途中碰到上司,假装看不见而避开,或自认为矮人半截,或自命秉性高傲,均有损当今商业社会的人际交往精神,上下级无损于人的平等与价值,而人的才智必于群体中始可充分发挥。避而不见,显得鬼祟而欠大方,于己有害焉。

请注意以下几点。

(1)见到上司,便应趋前打招呼。

(2)若距离远,不便呼叫,可注视之,目光相遇,则点头示意。

(3)有礼貌地说“早晨好”。

(4)有公司证章者,须别好。

(5)坐车时不要东倒西歪,不要打瞌睡。

◎在公司里,你该如何向上司、同事打招呼

在公司内,超过上司往前走时,应点头示意并说:“对不起。”打照面时微点头略停顿以示礼让。昨日缺勤,早上见到上司时应说:“昨日因事请假。”假若昨晚上司请你饮食之类,此时应再道谢。

打招呼时嘟哝不清,会给人干劲不足,难当大任的印象。

尽可能先向对方打招呼,道早安时,声音要响,清脆利落。

先走的,要说:“对不起,我先走一步。”

公司内,遇到接待处小姐、警卫、门卫、清洁工或未见过面的人,都要招呼“早安”。

◎上下楼梯、乘坐电梯时,你该如何遵守礼仪

与上司同行,斜后一两步。

引导来客,起前一两步,侧身。

楼梯上遇到上司,点头致意。如上司叫停,则宜低一两级听之。

乘电梯,手按电梯外开门钮,让女士、上司、前辈先入,然后进入按钮排旁,听人报几层楼,代按之。

上厕所,原则是各人私自动作,不视别人。如果见到上司,则仍应半侧面轻点头示意。不要游目四顾,心不在焉。切莫放声说长道短,厕所中可能有人。

◎迟到时,你该如何用礼处理

迟到好几次,就会给上司以不称职的印象,凡上司,都视迟到为不负责的表现。估计迟到先报告,说明你有责任心,若估计有电话联络事务,记得交代同事。委实不能报告,例如因意外塞车,事后一定要准确报告时间、地点、原因。

请注意以下几点。

(1)估计不能及时赶到班上,先打个电话报告。

(2)直接向上司报告,非不得已,别托人传话。

(3)迟到一班车,也要打电话报告。

先致歉,再说明迟到多久。以后时间预计要宽一些,以免再误。

◎因故缺勤时,你该怎么办

雇员当然有工作和休息的权利,但不等于我们可以随时借口“心情不佳”、“没有兴趣”而请假,因为我们是生活在有组织的社会群体中,这样做只能使社会、群体蒙受损失,最终是自己损失,清晨离开温暖的被窝去上班,固然有点难受,但我们总不能指望天降横财。

有的人新入行,认为未到表现自己才能的时候,随随便便请假,这不仅浪费青春,无异于债台高筑,而且首先就给人不负责任的印象。

你目前虽然不是台柱,但实践可以培养你做台柱。参加会议,请教前辈,和工作一样都是学习的机会。前辈和上司也是这样来练成自己一套能耐的。即使跟随前辈元老会客,也是自己广结人缘的时机。

年轻时,在前辈身旁一小时、一分钟,对自己都有裨益。这是礼节以外的经验之谈了。

自以为不是公司台柱,随便请假,损失是你自己,公司有工作计划,一切按部就班,随便请假,可能影响公司运作。

请注意以下几点。

(1)无论因什么事缺勤,都先报告。

(2)亲自打电话请假。除非因故无法打电话,才由家人代劳。

(3)事前预知的,先请准假。

(4)休大假以不影响自己负责的任务为原则。

(5)休大假而增加同事负担者,宜另择日子。

(6)休假期间,有关工作安排和联系事项,做好备忘录,以免混乱、延误。

(7)休息过后上班,要问候同事。

◎接听电话时,你的礼仪应该如何

请注意以下几点。

(1)铃声响,马上接听:响三声才接的,宜先说“对不起,令你久等。”

(2)公事电话,不宜应喂,喂,应直报“×公司。”

(3)弄清楚对方的称谓。

(4)做备忘录以正确记下内容。电话旁备好纸笔。

(5)按“6W”即 when(何时)、where(何地)、who(何人)、what(何事)、why(何故)、how(如何)记下内容要点。打出电话也按“6W”整理内容,并考虑对方不在时的对策。

(6)替同事记留言后,复述之,并报自己姓名。

(7)电话用语,要清晰明确。

(8)遇到意思含糊的电话,按6W问清楚要点。

(9)谈完公事,以一两句客气话结束。

◎用餐时,你该如何用举止礼节

请注意以下几点。

(1)用餐的举止,反映人的涵养,虽然不必太拘泥,但必须斯文大方,不快不慢。

(2)让女同事给你倒茶之类,乃粗鄙无礼之举。

(3)进食完,宜清理一下食具及周围,好让服务员收拾。

(4)在员工餐厅或快餐店等候,别说同事闲话。

(5)不向人借钱,不向人要烟,否则给人以吊儿郎当的印象。