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第36章 交涉班子的组成

一般来说,较为复杂的交涉通常都不是一对一的交涉,而要组织交涉班子来共同完成任务。因此,配备一个强有力的、高效率的、有权威的、相互配合默契的交涉班子,是完成交涉任务的一种组织上的保证。而交涉班子的人员组合、素质是否适合交涉?由谁领导?凝聚力如何?是衡量交涉阵营筹划工作的关键因素。

交涉班子还要根据具体需要选择各有关专业人才,这也是组织交涉班子的一项不可忽视的工作。据联合国的一份资料透露,跨国公司大都有一个富有经验的交涉班子,并配备各方面的专家。许多“第三世界”国家的企业与他们交涉往往吃亏。我国在这方面也有不少的教训,为此,政府主管部门于1980年颁布了《关于中外合资项目交涉的几项规定》,要求交涉班子“应当既有懂政策、熟悉业务的领导干部,又有懂技术、懂法律、懂财务的专业干部参加。法律、会计人员参加交涉要相对稳定,以利他们总结经验。”

要想组成一个高效率、强有力且配合默契的交涉班子,至少涉及以下方面的问题:

·交涉班子的人员构成;

·交涉班子的人选;

·交涉班子的内部分工;

·交涉班子的后援人员。

这四个问题的解决,要从交涉的实际需要出发,考虑交涉效果,使交涉班子的人员组成、分工以及后援人员符合交涉阵营的总体策划。

一、人员

交涉班子的人员构成,首先遇到的一个问题,就是应当选择多少人组成才是合适的。

交渉班子的人数确定的是否得当,直接关系到交涉组成人员的团体协作与沟通。同时,还关系到每个成员在交涉中充分发挥作用。对交涉者来说,解决好这个问题,要比解决与对手交涉过程中遇到的其他问题更关键。

究竟一个交涉班子的成员以多少为宜?这要依据交涉的不同类型、性质和规模。就经贸交涉而言,国外多数专家认为以不超过4人为宜,其理由是:

·应使交涉者各司其职,各显其能才有效率,过多则乱而无章。

·现代管理理论认为,对交涉这种复杂多变的环境的管理、控制不宜过宽,以3-4人为宜,而对6-7人实行监督、控制与协调就难一些。

·从交涉所需的知识范畴看,一般也不超过三四个门类。

·交涉还应根据不同阶段所需的人选,随时加以调整,每次列出的阵容都以3-4人为好。

交涉人选选出之后,便组成了交涉班子。对企业间的交涉来说,最好应有企业关键性人物参加。因为,这些重要的管理人员参加了交涉,就会感到交涉的成功是自己参与的结果,就会尽力承担交涉的后果。

一些小型交涉或不涉及专门知识的交涉,则应以两人为宜。当一个主谈时,另一个察言观色,分析情况,考虑对策。这样主谈人在心理上可以无后顾之忧,全神贯注地致力于交涉。

二、主谈人

主谈人一般是交涉班子的全权负责人,也即交涉的主要发言人。主谈人对交涉负有领导、组织的全面责任。

一般来说,交涉主谈人应当始终坚持在交涉的第一线,全面了解和把握交涉项目的内容、进度、变化和趋向。这就要求交涉主谈人不仅应具有交涉者的各种优秀素质,而且应精力充沛、身体健康,不仅应通晓交涉的理论、方法与技巧,而且应富有交涉经验,了解社会政治、经济、政策和法律等多方面的有关知识。这样才能在交涉中把握全局,始终处于指挥和决策的核心地位。

1.助手

助手是协助主谈人完成交涉使命的人。助手可以是一个,也可以是几个。这要依据交涉的实际需要而定。助手在交涉中起到拾遗补阙的作用。

助手在交涉中应当与主谈方配合默契,随时理解主谈人的意图。因此,助手应当反应敏捷,机智灵活。不仅如此,助手还应是主谈人的整体交涉方案与技术运用的“工艺师”和实践者,始终在交涉中发挥绿叶衬红花的作用。

2.专家

在涉及专业知识交涉时,应配备有关专家才能使己方位于不败之地。诸如,法律专家、技术专家、财务专家、礼宾专家等等。此类专家在交涉中不一定次次登场,可以涉及哪方面的内容,就由哪方面的专家参加,充当顾问,帮助决策,以防止己方由于某方面缺乏专业知识而陷于被动。因此,专家应选择专业对口,又有实践经验和交涉本领的人。

三、内部分工

交涉班子,是交涉阵营计划的体现。交涉班子一经确立,其内部的分工就应明确,并以一种训练有素的姿态出现在交涉中。

无论何种交涉,在交涉桌上七嘴八舌乱作一团的班子是不堪一击的。阵营计划周密的交涉班子中,谁唱“红脸”,谁唱“白脸”,台前台后都应事先有所安排。有时,重要人物可以不在交涉桌上露面,而运筹于帷幄之中。这就是所谓的“后台角色”。例如,1951年朝鲜停战交涉中方的李克农、乔冠华就是这样的角色。在交涉中,主谈人并非事事表态,时时主谈,而应集中精力去思考、解决关键问题。如果主谈人事事时时都发言,就没有回旋的余地。主谈人应善于和敢于放手让助手对谈,出了差错自己还可出面纠正。交涉中涉及哪方面的议题,应当由谁出面,资料与证据由谁出示或宣读等等,事先都要有所安排。这就要像球赛一样,各有各的职守,分工又配合,才能协调一致。

你在交涉之前,还应根据对方可能出现的阵容来安排己方人员的工作。有时交涉是多边的。例如,在刑事公诉案件中,如被害人委托律师参加控诉,这时被告方就会面对公诉人和被害人及其代理人的双重指控。如果被告人委托两名律师的话,就可以事先策划,谁主要对付公诉人,谁主要对付被害人及其代理人。在民事案件的诉讼中,常常涉及多个诉讼请求的合并审理,法庭上相应也会出现多方相互诉辩的问题。这些活动也是一种特殊形式的交涉,可以事先分工筹划。

四、后援人员

重要的国际交涉或法人组织间的大型交涉,还可以根据需要配备一些其他工作人员。这些工作人员不参加实际交涉,只是做一些后勤和其他方面的辅助工作,这些人员可称为交涉的后援人员。诸如,翻译、资料的收集、文件的核对打印以及数据的运算等人员,也应在筹划交涉阵营时一并考虑。在较为复杂的交涉过程中,翻译、文书、打印、核算工作相当烦心。这些工作,事先都要安排有关人员负责处理,不可因此而耽误交涉的进程,或者因工作t的心乱而造成差错。这方面的后援人员应选择工作精细、责任心强、业务能力扎实的人员。不可因这些人员不实际参与交涉而不予重视。

此外,代表组织或企业对外交涉的,组织内部的负责人和有关人员也是交涉的后援力量,交涉班子需要他们的支持。在筹措交涉阵营时应当一并解决好如何与他们沟通和协调。这个问题解决不好,交涉的前方人员就可能与后援力量发生冲突。而这比与交涉对手之间的冲突更难解决,因而会导致交涉前方人员不能专心致力于交涉。

因此,交涉班子策划的另一项重要任务就是,必须事先安排前方人员与后援力量如何沟通信息,进行联系,随时协商有关问题,协调相互关系。

交涉的前方人员与后援力量之间防止冲突的惟一措施是,两方面进行面对面的接触或对话。交涉的前方人员遇到问题可以根据需要回到大本营来协商,而后方有关人员也可及时到前方走一走,看一看,随时解决有关问题。