对于部门共用的资料，秘书应该按照以下几点要求进行存发。
第一，政府法律和公司内的各种规章制度。公司一般都有自己的“文件保存年限规定”或“文件废弃规定”。根据这些规章制度，分别确定各种资料的保存期为5年或10年。
第二，各种规定和标准。如董事会规定、出差差旅费规定、车辆管理规定、文书管理规定等。但是，每过一段时间公司就要对这些规定进行修订，因此，在保存这类文件时，应注意及时更新换旧。
第三，各种业务手册，如国外出差指南、召开董事会程序等具体业务手册。
“升职笔记”秘书必须妥善保存的文件有“公司股东大会章程”、“公司年度决算报告”等。这些文件一般要立卷存档。