对于秘书个人专用的资料，应该注意以下几个方面：
（1）领导指示的记录。
领导会给秘书下达书面的命令以外，许多指示都是口头的，而且这些口头指示一般都是随便说那么几句，点到为止，其余的就让秘书自己去理解和发挥。所以，秘书事后都应把领导的指示记录下来，到一定的时候让他确认一下。
（2）领导的资料。
作为领导的专职秘书，要把领导的一些往来书信、报告原稿、谈话记录以及以领导名义签发的指示和命令保存起来。此外，还要保存领导目前处理工作所需的资料和业务问题的复印件。
（3）秘书个人的资料。
根据领导的工作需要或当前正关注的一些问题，秘书专门收集的杂志、剪报，还有一些日后也许用得着的资料。比如，领导与某证券公司老总有很深的私交，秘书就收集了对方的一些个人情况，如他的健康状况、业余爱好、家庭成员等，这样，即使将来自己调动工作，新任秘书的工作也不会脱节。
“升职笔记”如果送给领导的文件资料很多，就要分清轻重缓急，哪些东西应立即送到领导的办公室去，哪些东西可以先转给有关部门传阅，对于这些问题，都是凭秘书的经验来判断。