收集资料是为保存它们的情报价值，而不是为了收集而收集。所以，存放资料时，编排的方法很重要，要保证这些资料容易检索，当然，也要保证便于保管。
（1）使用文件夹。过去保存资料都是用打孔机将资料装订成厚厚的一册。这种形式适用于同一类资料和每天都固定的资料，放在书架上，易于查找。
（2）文件夹的分类。文件分类一般只分大类和中类，用硬纸板将不同类别的文件分开，对于各类文件夹要标明它们的区间位置。
（3）文件夹的装订。使用文件夹保存资料，一般就不用铁钉来装订，但各种票据、日报及简报仍可以用铁钉装订。装订的资料一定要从它的左上角对齐装订，否则看不清这些资料里面的页数。
（4）文件夹的排列方法。文件夹在文件柜里要按从右到左的原则排列。
（5）写标签的方法。不要写“××内容册”这种比较笼统的标签。而应该做到以下几点：
①标题简单明了，不要附带各种说明，资料内容是什么就写什么。
②根据来往的具体对象对资料进行分类，不要写成如“往来书信A”、“往来书信B”的形式。
③如果资料内容与具体人或公司没有关系，可以根据资料内容本身的性质进行分类。如出差总结报告、人事科简报、起诉书、各种规章制度等。
“升职笔记”只有把编排工作做好，以后查阅和使用起来，才能方便和得心应手。