对于办公室设备的使用方法，秘书必须要熟悉和掌握。在使用传真的接收时，要注意以一下几点：
（1）自动接收传真：开机后，在就绪的时间状态显示下，按〈设置键〉，随后按3，再按3，显示的是自动应答铃声数，您可以按左右箭头键配合输入键选择。这样您的一体机就会在您设置的铃声数后自动接收传真。通常在传真机无人值守的时候设为自动接收模式。
（2）手动接收传真：注意手动接收传真，必须提前在一体机背后串接电话机。由于这款一体机无自动接收按钮设计，所以需要在菜单中修改值，您可以同样按〈设置〉键，随后按3，再按3，用左右箭头配合输入键，将之后显示的值更改为No Answer。这样设置后，有电话来电时，一体机就不会自动给应答信号，而是一直响铃，直到您拿起电话听筒与对方通话。
当得知对方是要发送传真给自己时，按〈黑白〉按钮给出传真信号，之后挂断话筒等待接收和打印即可。对方听到您给出的刺耳传真信号后，也会按下他传真机上“开始”按钮，双方就开始传输信号了。
“升职笔记”懂得接受传真的方法和步骤，就为接下来的工作打开了一扇门。