秘书还有懂得如何发送传真，大体来讲，需要注意以下两点。
（1）自动发送传真：如果您没有连接电话机，可以直接通过面板按键发送传真，前提是对方传真机必须设为自动接听状态。
方法是：放好原件后，按前面板上的蓝色〈传真〉按钮，液晶屏上出现“Fax Number”，这时通过一体机面板上的数字按键，输入对方的传真号码（注意有些交换机需要用户在电话号码前加拨“9”或“0”），按机器〈开始〉区域中的〈黑白〉按钮发出黑白传真；或者点击〈彩色〉按钮发送彩色传真（彩色传真需要对方也是彩色传真机方可实现）。
（2）手动发送传真：如果您的一体机背部串有电话机，把原稿放好，然后拿起电话机上的听筒，在电话机上（而不是一体机按钮面板上）拨对方的传真号码（注意有些交换机需要用户在电话号码前加拨“9”或“0”）。跟对方通话时阐明自己是要发送一份传真给他，之后可以用以下两种方法发送传真，如下：
A。请告诉对方“我要先给您传真信号，一会儿当您听到话筒里面没有声音了，并伴随着‘嘟——嘟——’的低声后，再按你传真机上的开始键来建立通讯即可。”对方明白您的用意后，您就可以按自己一体机上的〈黑白〉按钮了，之后挂上话筒，观察您的一体机液晶屏上会显示“connecting”，之后是faxing page 1等，直到发送成功。
B。先让对方给您传真信号，当在话筒中听到刺耳的传真音后，尽量在2秒钟内按一体机上的〈黑白〉按钮发出黑色传真，或者点击〈彩色〉按钮发送彩色传真。看到液晶面板显示“connecting”以后，挂上听筒，等待发送完毕。
“升职笔记”发送传真时，应提前放置传真原件，将有内容的一面向里，标题朝下放入上面的进纸盒，并用滑动卡槽把原稿的两边固定好。这时液晶面板上就会在时间的下面出现“Original loaded”的提示。