文字材料的主要功能是用来指导工作的，既要使大家听得懂、听得明白，又要便于大家准确地理解和贯彻执行。这就决定了文字材料必须能够透彻地讲清道理，做到了这一点，思想性也就在其中了。
要把握好讲道理的艺术，通常是既要符合上级精神，又要贴近单位实际；既要全面辩证，不顾此失彼甚至自相矛盾，又要准确生动，不离弦走板甚至脱离领导的意图另搞一套，使人不得要领，感到莫名其妙。
有经验的人，还常常寓事于理，用一个典型事例说明一个道理，把深刻埋在浅显中，常常会使人得到多方面的启示，收到意想不到的效果。
“升职笔记”文字资料的功能，概括说来就是要让人受到启发，进而指导工作，而讲明道理就是为了达到这个目的，否则文字资料也就成了一纸空文了。