作为一个秘书，在写作时一定要注意语言的简练和精准。
第一，用语精确，以一当十。
公文写作中之所以有用语繁多意思仍不明白的情况，多半是由于用语不精确，只好增加语句去弥补，结果反而是“言愈多而理愈乱”。
第二，尽量使用短句。
公文与文学虽然是不同质的语言，但基本道理是相通的。为了做到简练，不妨学学老舍。
第三，适当采用文言词语。
继承文言词语的一个主要原因，就是文言词语比现代汉语更精练。例如“来函收悉”四个字，要换成“来信收到，内容尽知”，文字多了一倍，意思却一点也没有增加，而且这还不是真正的白话。要换成“你们的来信我们收到了，其中的内容经过阅读都已明白了”，才是真正的白话，可那样岂不是大煞风景？当然，运用文言词语，要特别注意不得生吞活剥，食古不化，要适当、活用、自然、流畅。
“升职笔记”文学作品中那些复杂微妙的心境，有时只可意会、不可言传，只能借形象曲折地加以表现，在公文写作中是不常出现的。