会议纪要是一种记载、传达会议情况及议定事项的纪实性公文。它用于党政机关、社会团体、企事业单位召开的工作会议、座谈会、研讨会等重要会议。
一般来说，会议纪要由版头、标题、正文和落款四部分组成。
第一，版头。日常工作会议、办公会议的纪要一般都有固定的版头。
第二，标题。会议纪要的标题有多种写法，常见的有五种：①只写机关部门名称或与会人员身份和会议纪要；②只写会议性质和会议纪要；③用制发机关名称，有事由，有文种，没有“关于”关联词和纪要；④“三要素”齐全的标题；⑤如果会议纪要在报上发表，则可以用主标题和副标题。
第三，正文。会议纪要通常不写主送机关。如随报告、通知行文，则依报告、通知的主送机关。会议纪要的正文由四部分组成，即会议概况、会议精神、会议议定事项、结语。
第四，落款。署名和日期均写在正文的右下方。署名写会议主办单位名称，用全称。成文日期一般以会议结束的日期为准。公开发表的会议纪要，其日期写在标题下方正中。
落款之后应有抄报、抄送及印刷说明等。
“升职笔记”会议纪要记录的内容一般要抓住事件最主要的核心，切忌蜻蜓点水，或者面面俱到。