制度，作为一种公务文书，不是指在一定条件下形成的政治、经济、文化等方面的体系，如政治制度、经济制度等，而是指一个系统或单位制定的要求下属全体成员共同遵守的办事规程或行动准则，如工作制度、财务制度、作息制度、教学制度等。
制度的内容由标题和正文两部分组成。
第一，标题。标题由发文机关、事由和文种三部分组成，但很多时候标题中省去发文机关，只写事由和文种。发文机关、发布日期写在标题下用括号标注。
第二，正文。一般分三部分写：写明制发制度的缘由，用“特制定本制度”一语承上启下；写明各种具体条文，即制度的具体规定是什么；写实施范围、生效日期、修订权、解释权等内容，并且视其内容决定是否分章写。
“升职笔记”制度是工作中需要大家共同来遵守的一种行为规范，在写作制度时，应尽量将意思表达明确，通俗易懂。