意见通常由首部、正文两部分组成，有的还有附件，但一般没有尾部。其格式、内容和写法如下：
第一，首部。一般包括标题和成文时间两项内容。不过，有的在成文时间前注明发文机关名称；有的以文件形式直接行文下发的意见还有主送机关的项目。
标题一般由发文机关、事由和文种构成。例如《中共××市委组织部关于×××的意见》。
在标题中标明发文机关名称的，一般于标题之下用括号注明成文的年、月、日。但标题中省略发文机关一项的，有的于成文日期前注明发文机关，有的不在此处注明发文机关，却将其署于正文之后。
第二，正文。意见的正文部分大都包括发文的缘由和具体意见两项内容，个别的还有贯彻执行的要求。所谓发文的缘由，具体是指提出意见的背景、依据、原因、目的等，表述文字可长可短。有的具体意见在正文结束时有结尾部分。结尾部分的内容，大多是提出要求。
“升职笔记”意见并不是人们常常说的“提意见”的“意见”，而是领导机关常用的公务文书之一，是用于对重要问题提出见解和处理办法的一种事务性公文形式。