函是不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文。
公函由首部、正文和尾部三部分组成。其各部分的格式、内容和写法要求如下：
第一，首部。主要包括标题、主送机关两项内容。标题公函的标题一般有两种形式，一种是由发文机关名称、事由和文种构成；另一种是由事由和文种构成，如《关于报送全国政府部门机关事务工作座谈会材料的函》。公务实践中，前一种标题式样用得比较多。
第二，正文。其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。
开头主要说明发函缘由，一般要求概括交代发函的目的、根据、原因等内容；主体是函的核心内容部分，主要说明致函事项；结尾一般用礼貌性语言向对方提出希望。即或请对方协助解决某一问题，或请对方及时复函，或请对方提出意见，或请主管部门批准等；结语通常应根据函询、函告、函商或函复的事项，选择运用不同的结束语。
第三，尾部。一般包括署名和成文时间两项内容。署名写上机关单位名称，并加盖公章；成文时间写明年、月、日。
“升职笔记”函是在日常生活中运用最广泛的公文方式之一。无论是哪一种函，都要求礼貌客气，以便能够更好地得到对方的答复或获得有关部门的批准。