书城成功励志决定一生的66条职场警示
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第13章 人员机构臃肿!

人浮于事、机构臃肿常成为社会沉重的负担,这种事情自古有之,北宋时期尤为严重,历史教科书上就有北宋的“冗兵、冗官、必须警惕企业的人员机构臃肿现象,它会给企业带来严重的问题,甚至对有些企业有“灭顶之灾”。也许有人会问:“什么样的企业机构算得上是一个臃肿机构呢?”这里有一个定律,可以帮助了解这个问题。

很多人称机构臃肿是“大企业病”中的一个现象,据《中华工商时报》的一则新闻中描述:“大企业病”的一个重要症状就是“肥胖”。不合理的结构设置形成了大量的部门,部门之间业务范围交叉,权力、责任分配不清晰。部门之间信息难以沟通,协调困难。机构臃肿的并发症就是人员冗余,管理人员数量众多却责任不清,普通员工士气低落,应付差事。

一则有关国有企业的小故事中讲到,三个工人在推一辆平板车,车上却只有一个纸箱,但让人诧异的并不只是这些,因为旁边还有两个领导在指导他们的工作呢。缺乏动力的企业员工往往通过磨洋工的方式降低了企业的运营效率。可见,企业的机构臃肿所带来的影响可怕至极。因此,很多明智的企业开始着手机构改革。

冗费”的记载。时至今日,许多企业也是如此。

美国著名历史学家诺斯古德·帕金森通过长期调查研究,写了一本名叫《帕金森定律》的书,他在书中阐述了机构人员膨胀的原因及后果:一个不称职的官员,可能有三条出路。第一是申请退职,把位子让给能干的人;第二是让一位能干的人来协助自己工作;第三是任用两个水平比自己更低的人当助手。这第一条路是万万走不得的,因为那样会丧失许多权力;第二条路也不能走,因为那个能干的人会成为自己的对手;看来只有第三条路最适宜。于是,两个平庸的助手分担了他的工作,他自己则高高在上发号施令。两个助手既无能,也就上行下效,再为自己找两个无能的助手。以此类推,就形成了一个机构臃肿、人浮于事、相互扯皮、效率低下的领导体系。

那么,如何来优化管理,防止机构臃肿呢?“优化管理”要从四个方面入手———结构、流程、人员、激励,而“强化管理”的组织结构的设计决定了各岗位的责任和权力分配,员工在工作时往往是从自己所在岗位的角度出发,而很难主动从企业的全局出发考虑问题。所以,企业组织结构的设计在很大程度上决定了员工工作的出发点。比如,在典型的职能型组织中,员工往往从本职能的任务出发,销售部门为了扩大销售量希望增加给客户的信用,财务部门为了减少坏账的可能,总是强化对信用的控制,虽然两个部门通过冲突和妥协可以得到一个折中的结果,但这个结果对企业而言并不一定是最佳的。为了得到最佳的结果,需要两个部门的通力合作,而不是互相制约。要想从根本上解决这个问题,必须从组织结构的设计出发,从职能设置和权力分配出发。

现代企业的运营依赖各种各样的流程。企业的业务流程是一系列相互关联的决策和活动,同时结合信息流和物流。流程规定各个活动的先后顺序和每个工作步骤完成标准任务的时间。每个企业都有各种业务流程,比如采购流程、研发流程、销售流程,甚至连送报纸、发文件也有流程,但这些流程并非都是科学合理的。有些企业的业务流程中包含许多非增值的环节,这些环节不仅不能为企业创造价值,还会增加整个流程的时间和成本,降低企业运营效率,甚至有的流程本身就是多余和无效的,所以对业务流程的梳理对企业而言是非常有意义的。高效率的流程可以通过节约成本给顾客带来更多的价值,通过节约时间提高企业的市场响应能力,强化企业的核心竞争力。

思想重视的是制度和控制。企业由于忽视了“优化管理”的四个方面,而造成了这四个方面的欠缺,最终导致了“大企业病”。

“为每个位置配置合适的人”是企业应该高度重视的工作。即使是非常优秀的人才,也不能胜任所有的职务。有些企业在人员配置方面的工作比较粗放,不是从职位工作的需要出发选择人才,而是把领导信得过的人放到空缺的位置上,甚至一些企业还存在“因人设岗”的现象。这样就造成了人才对岗位工作内容不熟悉,或者不具备必要的专业知识的问题,在这种情况下做出的决策往往激励是激发员工工作动力,使其发挥更大潜力的方法。现在企业更为重视的是对员工行为的监控,而不是激励。而且,大多数企业的激励方式比较单一,过度依赖金钱刺激;激励机制不科学,过度强调短期效果等。这样,就造成了激励不足,或者激励偏差的现象。激励不足,员工工作的动力就不足,工作效率就降低;激励偏差,员工追求的目标就与企业的经营目标不一致,影响企业发展。因此,企业应该从经营目标出发重新审视内部的激励机制,从根本上解决员工的动力问题。