由于个人的素质和经历不同,不同的上司就会有不同的上司风格。仔细揣摩每一位上司的不同性格,在与他们交往的过程中区别对待,运用不同的沟通技巧,会获得更好的沟通效果。
人都有自己的上司。上至国家上司,下至普通百姓,都是如此。只是人们的叫法不同,有的叫“领袖”,有的叫“老板”,也有的叫“头儿”,总之都是一种人,那就是上司你的人。对你的上司,你可能把它看作自己的朋友,也可能把它看作自己的“敌人”。但是无论如何,你的上司毕竟是你的上司,既然如此,倒不如运用你的沟通技巧,请他站到你的这一边,“化敌为友”,与上司建立良好的人际关系。这样,你们双方都会感到很愉快。
向上司请示汇报的程序和要点
(一)向上司请示汇报的程序
1.仔细聆听上司的命令
一项工作在确定了大致的方向和目标之后,上司通常会指定专人来负责该项工作。如果上司明确指示你去完成某项工作,那你一定要用最简洁有效的方式明白上司的意图和工作的重点。此时你不妨利用传统的5W2H的方法来快速纪录工作要点,即弄清楚该命令的时间(when)、地点(where)、执行者(who)、为了什么目的(why)、需要做什么工作(what)、怎么样去做(how)、需要多少工作量(howmany)。在上司下达完命令之后,立即将自己的记录进行整理,再次简明扼要地向上司复述一遍,看是否还有遗漏或者自己没有领会清楚的地方,并请上司加以确认。如上司要求你完成一项关于ABC公司的团体保险计划,你应该根据自己的记录向上司复述并获取上司的确认。你可以说:“总经理,我对这项工作的认识是这样的,为了增强我们公司在团体寿险市场的竞争力(why),您希望我们团险部门(who)不遗余力(how)于本周五之前(when)在ABC公司总部(where)和他们签订关于员工福利保险的的合同(what),请您确认一下是否还有遗漏。”如果上司对你关于目标的理解点头认可了,那么你们可以进入下一个环节。
2.与上司探讨目标的可行性
上司在下达了命令之后,往往会关注下属对该问题的解决方案,他希望下属能够对该问题有一个大致的思路,以便在宏观上把握工作的进展。所以,作为下属,在接受命令之后,应该积极开动脑筋,对即将负责的工作有一个初步的认识,告诉上司你的初步解决方案,尤其是对于可能在工作中出现的困难要有充分的认识,对于在自己能力范围之外的困难,应提请上司协调别的部门加以解决。比如上例中关于争取ABC公司的员工福利保险合同这个目标,你应该快速的反映行动的步骤和其中的困难。
3.拟定详细的工作计划
在明确工作目标并和上司就该工作的可行性进行讨论之后,你应该尽快拟定一份工作计划,再次交与上司审批。在该工作计划中,你应该详细阐述你的行动方案与步骤,尤其是对你的工作时间进度要给出明确的时间表,以便于上司进行监控。
4.在工作进行之中随时向上司汇报
现在,你已经按照计划开展工作了,那么,你应该留意自己工作的进度是否和计划书一致,无论是提前还是延迟了工期,你都应该及时向你的上司汇报,让上司知道你现在在干什么,取得了什么成效,并及时听取上司的意见和建议。
5.在工作完成后及时总结汇报
经过你和部门同事的共同努力,你们终于完成了这项工作,获得了ABC公司的团险保单,当大家都在兴高采烈地欢庆成功之时,作为部门主管的你仍不应该有松懈的理由。你应该及时将此次工作进行总结汇报,总结成功的经验和其中的不足之处,以便于在下一次的工作中改进提高。同时不要忘记在总结报告中提及上司的正确指导和下属的辛勤工作。至此,一项工作的请示与汇报才算基本结束。
千万不要忽视请示与汇报的作用,因为它是你和上司进行沟通的主要渠道。你应该把每一次地请示汇报工作都做得完美无缺,上司对你的信任和赏识也就会慢慢加深了。
(二)请示与汇报的基本态度
1.尊重而不吹捧
作为下属,我们一定要充分尊重上司,在各方面维护上司的权威,支持上司的工作,这也是下属的本份。首先,对上司工作上要支持、尊重和配合;其次,在生活上要关心;再次,在难题面前解围,有时上司处于矛盾的焦点上,下属要主动出面,勇于接触矛盾,承担责任,排忧解难。
2.请示而不依赖
一般说来,作为部门主管在自己职权范围内大胆负责、创造性工作,是值得倡导的,也是为上司所欢迎的。下属不能事事请示,遇事没有主见,大小事不作主。这样上司也许会觉得你办事不力,顶不了事。该请示汇报的必须请示汇报,但决不要依赖、等待。
3.主动而不越权
对工作要积极主动,敢于直言,善于提出自己的意见。不能唯唯喏喏,四平八稳。在处理同上司的关系上要克服两种错误认识:一是上司说啥是啥,叫怎么着就怎么着,好坏没有自己的责任;二是自恃高明,对上司的工作思路不研究,不落实,甚至另搞一套,阳奉阴违。当然,下属的积极主动、大胆负责是有条件的,要有利于维护上司的权威,维护团体内部的团结,在某些工作上不能擅自超越自己的职权。
由于个人的素质和经历不同,不同的上司就会有不同的上司风格。仔细揣摩每一位上司的不同性格,在与他们交往的过程中区别对待,运用不同的沟通技巧,会获得更好的沟通效果。
(一)控制型的上司特征和与其沟通技巧
1.性格特征
强硬的态度;
充满竞争心态;
要求下属立即服从;
实际,果决,旨在求胜;
对琐事不感兴趣。
2.与其沟通技巧
对这类人而言,与他们相处,重在简明扼要,干脆利索,不拖泥带水,不拐弯抹角。面对这一类人时,无关紧要的话少说,直截了当,开门见山地谈即可。
此外,他们很重视自己的权威性,不喜欢部下违抗自己的命令。所以应该更加尊重他们的权威,认真对待他们的命令,在称赞他们时,也应该称赞他们的成就,而不是他们的个性或人品。
(二)互动型的上司特征和与其沟通技巧
1.性格特征
善于交际,喜欢与他人互动交流;
喜欢享受他人对他们的赞美;
凡事喜欢参与。
2.与其沟通技巧
面对这一类型上司,切记要公开赞美,而且赞美的话语一定要出自真心诚意,言之有物,否则虚情假意的赞美会被他们认为是阿谀奉承,从而影响他们对你个人能力的整体看法。
要亲近这一类人,应该和蔼友善,也不要忘记留意自己的肢体语言,因为他们对一举一动都会十分敏感。另外,他们还喜欢与部下当面沟通,喜欢部下能与自己开诚布公地谈问题,即使有对他的意见,也希望能够摆在桌面上交谈,而厌恶在私下里发泄不满情绪的部下。
(三)实事求是型的上司和与其沟通技巧
1.性格特征
讲究逻辑而不喜欢感情用事;
为人处事自有一套标准;
喜欢弄清楚事情的来龙去脉;
理性思考而缺乏想象力;
是方法论的最佳实践者。
2.与其沟通技巧
与这一类上司沟通时,可以省掉话家常的时间,直接谈他们感兴趣而且实质性的东西。他们同样喜欢直截了当的方式,对他们提出的问题也最好直接作答。同时,在进行工作汇报时,多就一些关键性的细节加以说明。