迎来送往是外事活动中一项最常见的内容，也是要求颇为繁杂、具体的一项工作。它是公务员与国际友人交往的第一步，许多“第一印象”往往由此建立。对此，切不可疏忽大意。
一、确定迎送规格
进行涉外活动时，迎送的规格要按照国际惯例，根据来宾来访目的和来访者的身份来确定。这里主要涉及以下两个方面的问题：
1迎接的人员
迎接时讲究“门当户对”，即主要迎接人员应与来宾的身份相当，如果身份相当的人因为不在当地或身体不适等原因不能出面，可以由职位相当的人员或副职出面迎接。要注意，迎接者的身份不能与对方身份相差太大。
2迎接的仪式
迎接贵宾时通常要安排献花。献花要掌握好时机，一般是在客人抵达，参加迎接的主要领导人与客人握手寒暄之后献上。
二、把握抵达和离开的时间
迎送工作中，公务员必须将来宾乘坐的飞机（车、船）抵达的准确时间及早通知全体迎送人员和有关单位，以便相关人员能够在客人抵达之前先到达迎接地点等候，并备好专用车辆接送客人到达下榻之处。
来宾离开时，也要做好送行的礼仪工作。送行人员应在客人登机之前抵达（离开时如有欢送仪式，则应在仪式开始之前到达）。组织应派专人协助来宾办理出境手续，帮助客人提拎行李并办理托运手续等。分别时，可按来宾国度的行礼习惯与之告别，并用热情的话语为客人送行，如欢迎客人再次访问，祝客人一路平安等。最后应目送客人登机（车、船）离去后方可离开。
三、献花
如安排献花，须用鲜花，不能使用假花。献出以前一定要注意保持花束整洁、花色鲜艳。有的国家习惯送花环，或者送几枝名贵的兰花、玫瑰花等。要注意，在涉外迎接中，献花忌用菊花、杜鹃花、石竹花等黄色花朵。
献花通常由儿童或女青年负责，有的国家也习惯由接待方的女主人向女宾献花。
四、介绍
迎接人员与来宾见面时应互相介绍。通常先由迎接人员将前来欢迎的人员介绍给来宾，具体的介绍可由礼宾交际工作人员或其他接待人员负责，也可以由欢迎人员中身份最高者亲自完成。客人初到，一般较拘谨，主人应主动与客人寒暄，缓和气氛。
五、陪车
陪车，即在迎送工作中接待方指定人员与来宾同乘一辆车，进行陪同，担任接待和指引工作。迎接、欢送客人以及陪同客人参加一些外事访问或参观活动时，一般均应安排陪车的公务员。
在陪车中，公务员应注意上下车的顺序和车上的位置安排。
在顺序上，应掌握“先下后上”的原则。“先下后上”的礼节体现了主客有序的礼仪，客人为重，客人为尊。
车上的位置安排，应掌握“以右为尊”原则。按西方的礼俗，右为大，左为小。如果是三排座的轿车，翻译人员应坐在主人前面的加座上；如果是二排座的轿车，翻译人员应坐在司机旁边，如图20所示。如果客人上车后坐到了主人身后左侧座位上，则应主随客便，不必再请客人挪动位置。
图20
六、对一般客人的迎接
迎送一般客人，比如一般的商务访客，则无须安排正式的官方迎送仪式，只要做好各项接待工作即可。如果客人是熟人，可不必进行介绍，仅向前握手，互致问候即可；如果客人是首次前来，双方又不认识，接待人员应主动问候，主动进行自我介绍。如果迎接大批客人，可以事先准备特定的标志，如小旗或牌子等，让客人从远处就能看到，主动寻找到接待人员。
七、迎送工作中的其他注意事项
安排汽车，预定住房。如有条件，在客人到达之前应将住房和乘车号码告诉客人；如果做不到，可印好一张住房、乘车表，在客人到达时及时发放，或通过对方的联络秘书转达。这样既可以避免混乱，又可以使客人心中有数，主动配合。
迎送身份高的客人，应事先在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，准备茶水。
指派专人协助办理入出境手续、机票（车票、船票）、行李提取或托运手续等事宜。重要代表团的人数众多，行李也多，接待方应将主要客人的行李先取出（最好请对方派人配合），及时送往住地，以便更衣。
泰国某公司开展一项庞大的建筑工程，需要向美国公司招标。经过筛选，最后剩下4家候选公司，于是他们便派遣代表团到美国进行实地商谈。
代表团到达的第一站是芝加哥。当地的工程公司忙乱中出了差错，没仔细复核飞机到达时间，未去机场迎接。泰国代表初来乍到，并不熟悉芝加哥，只好自己找到了芝加哥商业中心的一家旅馆。安顿好之后，他们打电话给那位急促不安的美国经理，在接受道歉后，他们同意第二天11点在美国经理办公室会面。
第二天，美国经理按时到达办公室等候，但是直到下午3点，还没有等到泰国客人。后来他接到了泰国方面的电话：“我们一直在旅馆等候，却始终没有人来接我们。我们对这样的接待实在不习惯。我们已订了下午的飞机赴下一个目的地。再见吧！”
这个美国经理没有做好接待工作，最终失去了一个会面机会，也失去了一个大项目。