签字仪式是双方在彼此交往或合作活动中就政治、军事、经济、科技、文教、卫生等方面达成的协议，缔结公约、条约或合同书等而举行的，由双方或各方代表正式签字的一种庄严而隆重的仪式。
一、待签文本的准备
洽谈或谈判结束后，双方应指定专人按谈判达成的协议做好待签文本的写稿翻译、校对、印刷、装订、盖印等工作。
1文本的审核
文本一旦签字就具有法律效力。因此准备文本的过程应当十分郑重而又严肃。签字前，参与谈判的各方相关人员要最后一次核对谈判协议条件与文本是否一致、各种有关证件是否齐全、合同内容与证件内容是否相符，等等。审核文本，必须对照原稿件，做到一字不漏；审核中发现的问题应及时互相通报，通过再谈判，达成一致意见，并重新协商，确定签约时间。
2文本的备份
不管在协议或合同上签字的有几个单位，都应为其准备好签字文本。如有必要，还应为各方提供一份副本。
3文本的语言规定
按照国际惯例，与国外相关机构签署的有关协议、合同，应使用宾主双方母语写成的待签文本。
4倒本
即本方保存的文本，其机构名称及签署人签字均应置于对方之前。
5文本的装订
待签文本所使用的纸张务必高档，印刷务必精美。通常应装订成册，并以真皮、仿皮或其他高档质料作为封面，以利于长期保存，并表示郑重。其规格一般是大八开。
二、签字人员的安排
[1]1确定签字仪式的人数
有关各方应在签字仪式举行之前确定参加仪式的人数，并向主办方通报，以便主办方安排场地和座位。
2签字的人选
具体的签字人应视文件的性质及重要程度而定，可由谈判的最高负责人充当，也可由谈判代表或具体部门负责人充当。要特别注意的是，双方签字人的身份应该大致对等。
3助签人助签细节
参加签字的各方还应各自事先安排一名熟悉签字仪式详细程序的人作为助签人，并商定好签字的有关细节。
4陪同人员
其他出席签字仪式的陪同人员，基本上就是参加谈判的各方全体人员。且出于礼貌，按一般的做法，人数最好大体相等。为了表示重视，双方也可对等邀请更高级别的领导人出席签字仪式。
三、签字场地的布置
[1]1举行签字仪式场地的选择
举行签字仪式的场地，可以选在客人所住的宾馆、饭店，也可以是东道主的会客厅、洽谈室，一般应与谈判地点挂钩。场地的大小一般要依据参加签字仪式的人员规格、人数多少及协议的重要程度来确定。且无论选择在何处举行，都应事先征得对方的同意。
2签字场地的布置
签字场地内一般应摆放一张长方桌作为签字桌，桌面覆盖深色台布，桌后放置两张椅子作为双方签字人座位，主左客右。签字桌后方应为参加仪式人员站立照相区域。
3座前应陈列的物品
签字桌上应陈列各自保存的文本，旁边分别放置签字时要使用的文具。如与外方签署协议或合同，还应将双方的国旗放置在该方签字者的正前方；若为多边性协议，则各方国旗应依一定的礼宾顺序插在各方签字者的身后。
四、签字仪式的程序
[1]1人员的仪表礼仪
签字仪式是非常正规而严肃的，因此，各方出席人员均应格外重视自己的服饰。签字人、助签人以及各方随行人员都应该穿正装出席，女士可以穿西服套裙或者旗袍类的礼仪性服装，为仪式服务的礼宾人员可以穿自己的工作制服。
公务员参加签字仪式时，需要注意自己的仪表，符合公务员着装要求。
2签字程序
签字仪式应按照预定的时间准时开始，各方签字人员按顺序进入签字厅，按照座次礼仪在既定的位置就座。
首先，签署双边合同时，主方签字人应坐在签字桌的左侧，客方签字人坐在签字桌的右侧。双方各自的助签人应站在己方签字人的外侧，以便在签字过程中随时为签字人提供帮助。双方其他随行人员可以按顺序在己方签字人的对面就座，或按照职务高低列成一排站在签字人的身后，主方自右向左、客方自左向右，如果一行位置有限，可以继续排列站在第二行、第三行。
其次，签字时由助签人协助翻开文本，指明签字处。各方应首先在己方保留的文本上签字，再交由对方签署，交换的工作应由助签人来完成。在己方文本上签字时，应当使自己名列首位，这样在次序排列上可以使有关各方都有机会居于首位，以示平等。在礼仪上，这种做法被称为“轮换制”。如果签署的是多边合同，一般由主方代表先签字，然后依一定次序由各方代表签字。
再次，签字完成后，助签人换回各自的文本，各方签字人相互握手，随行人员应起立鼓掌表示祝贺。有时签字人会交换各自刚刚使用的签字笔，作为纪念。
最后，礼宾人员应端上香槟酒，大家共同举杯，相互祝愿。签字仪式在喜庆的氛围中圆满结束。图16为工业和信息化部与交通银行签订服务中小企业协议现场。
图16
3人员退场
双方最高领导者及客方人员先退场，然后东道主再退场。