新闻发布会是社会机构组织召集新闻记者，由发言人直接发布信息、解释重大事件或回答记者提问的一种活动形式，又称记者招待会。其目的在于协调组织与公众的关系，赢得公众的理解和支持，创造和谐的社会环境，吸引更多的支持者和合作者，促进机构目标的顺利实现。图17为工业和信息化部新闻发布会。
图17
一、发布会的筹备
[1]1确定好发布主题
新闻发布会的组织者一定要明确每一次发布的主题，以便确定邀请新闻记者的界别，做到有的放矢。如果主题不明，新闻记者就可能脱离组织者的预想传播信息，甚至会弄巧成拙，损害组织者在公众眼中的形象。
2应准备相关材料
发言人要预先准备好发布会所需的各种资料，如会议所需的文字、图片，主持人的发言稿，发言人答记者问的备忘提纲，新闻统发稿以及其他背景材料、照片、录音、录像，等等。开会前可以将资料分发给记者，供他们提问、写新闻稿时参考。
3应选择好时机
召开新闻发布会应尽量避开节假日，特别是注意避免与新闻界的重要宣传报道工作、重大社会活动相冲突。
4确定合适的主持人
主持人应由主办单位的对外关系负责人、办公室主任或秘书长担任。主持人应具备的条件是：仪表端庄、见多识广、反应灵活、语言流畅、幽默风趣，并且善于把握大局，长于引导提问。尤其当记者提出一些棘手的、尴尬的或涉及组织秘密的问题时，发言人更要头脑冷静，要么随机应变，要么避而不答，绝对不能认为记者在无理取闹而横加指责。
5确定邀请的对象
发布会举行之前应尽早发出邀请和通知，逐一进行电话落实，核实出席人数，以确保会议开展和宣传效果。主办单位的邀请对象以新闻界人士为主，在事先确定要邀请的新闻界人士时，必须有所选择、有所侧重，否则就难以确保新闻发布会成功举行。
新闻发言人需要具备的素质
一个优秀的新闻发言人到底应该具备哪些素质并没有统一的标准。领导有领导的要求，学者有学者的看法。
国务院新闻办公室原主任赵启正认为，做好发言人“应该在政治上思想成熟、立场正确、敢于负责；知识上内知国情、外知世界；表达上逻辑通顺、有理有节；特别要善待记者”。
曾任外交部新闻发言人的沈国放认为：“做一个新闻发言人，最主要是对祖国忠诚，要了解和熟悉中国的国情，掌握外交政策，要坚持原则并有灵活善辩的能力，有一点幽默感会更好。当然，很重要的一点就是反应要快，这个反应应该是向正确的方向反应。并且各个方面的知识都要掌握一点，用英文说就是‘to know something about everything’。”
有些学者指出，只有具有渊博的学识，能够出口成章，拥有敏捷的思维，并善于掌握“新闻眼”，才能胜任发言人这一角色。最重要的是，发言人要有驾驭现场的本领，除了客观地传达信息之外，还要营造一个宽松的现场气氛，会随机应变。
综合上述观点，新闻发言人应该具备以下一些共同素质：
1必须有坚定、正确的政治立场
发言人的政治倾向性必须是明确的。
中国的发言人必须维护中国的国家利益，维护中国的国家形象。一个政府发言人不管在何种情况下都应该替政府说话，而不是相反，也不能夹杂个人的情绪和看法。
2必须知识丰富，熟悉本部门的情况
发言人必须具有较高的政策水平、理论水平、业务素质和较完备的知识结构，要能准确地向外界介绍国家或部门的相关情况，可以让公众通过自己了解政府的政策。没有一定的政策水平或业务素质，做不了发言人，发言人绝不能“一问三不知”。
3思维要敏捷，有较快的反应能力
发言人的心理素质要过硬，要有随机应变的能力和好口才。在各种敏感甚至棘手的问题前，发言人都应能从容不迫、应对自如。心理素质不好的人，站到发布台前腿就发抖，碰到难以回答的问题心里就打鼓，这样的人是做不好发言人的。据说关于发言有一个15秒原则，即不管记者问什么问题，发言人都必须在15秒以内迅速回答，如果做不到，发言人就是不合格的。
4有一定的公关、组织能力和亲和力
一个合格的新闻发言人应当善于与记者和公众沟通，与记者和公众建立良好的互动关系。
二、发布会的举行
[1]1准确发布
发布者应在发布会举行之前准确了解、逐一核实其所发布的内容，特别是一些细节（如人名、数字、事件、时间等），以保证所发布的新闻准确无误。
2冷静处理
新闻发布会上，对记者提出的各种问题，发布者和主持人应沉着冷静、把握全局，及时处理问题或机智而礼貌地阐述自己的观点，避免现场尴尬，造成负面影响。
三、发布会的善后
发布会后应整理、保存会议资料，及时了解新闻界的反应，听取与会者的意见和建议，对于失误、过错或误导应酌情采取补救措施。