会议礼仪即召开会议应注意的事项。
会议礼仪的范围比较广泛。从时间上看,它涵盖了会议召开之前、会议进行当中以及会议结束之后;从主体上看,它针对所有参会及服务人员,会议的组织者、主持人、发言者和与会者都有各自的礼仪规范。
公务员经常要组织或参加大大小小的会议,有必要全面地了解会议礼仪,这样才能在组织会议时以礼待人,在参加会议时不失礼于人。并且,懂得会议礼仪规范对会议精神的执行有较大的促进作用。
一、会议准备
会议的准备工作千头万绪,因此在召开会议之前,应该使各方面都准备就绪。现代化的会议离不开各种辅助器材,这更需要把准备工作做得细致、面面俱到。
1会议组织
举行会议应由专人负责组织或组成专门的会务班子,应围绕会议主题、规模、时间、议程等进行组织并且落实,明确分工,责任到人。
2会议文件
根据会议的主题、会期、出席对象、报到时间、报到地点以及与会要求等拟写通知或邀请函,保证邀请函的规范性,并及时送达与会者手中。
应在会前准备好各种文件材料,如会议的议程、开幕词、闭幕词、主题报告、大会决议、典型材料、背景介绍、签到簿、名册等。有的文件应在与会者报到时下发。
3会场布置
做好会场的布置。选择会议举行的场地,根据会议需要,安排好会场的桌椅。另外,要提前准备开会时所需的黑板、白板和笔,对于各种视听器材、多媒体设备、空调、通风设备等,则要提前进行调试检查。
4其他工作
根据会议的规定,与外界进行沟通,比如向有关新闻部门、公安保卫部门进行通报等。如有需要,可安排茶歇、就餐和住宿。
二、排定座次
公务员在排定与会者的会议座次时,可以采取以下几种方式:
1环绕式
环绕式是场内不设主席台,仅把座椅、沙发、茶几摆放在会场四周,不明确座次的具体尊卑,听任与会者入场后自由就座。
这一安排座次的方式,一般适合较轻松的会议,如茶话会等。
2散座式
散座式排位,即把座椅、沙发、茶几等自由组合,可由与会者根据个人要求随意安置。
散座式排位能为与会者提供一个宽松、惬意的交流环境。这种安排常见于室外举行的露天茶话会。
3圆桌式
圆桌式排位,即在会场上摆放圆桌,请与会者在周围自由就座。
圆桌式排位可根据人数多少采取两种不同形式。人数较少时,仅在会场中央安放一张大型的椭圆形会议桌即可,全体与会者在会议桌周围就座;人数较多时,可在会场上安放数张圆桌,请与会者自由组合就座。
4主席式
即主持人、主人、主宾以及其他参会人员均被有意识地安排在特定区域或位置就座。一般较为正式的会议均采取此种方式。
三、组织者
会议组织者既包括会议的策划人,也包括会议的服务者。策划人应对会议进行严密组织,服务者则为会议顺利进行提供各种服务。
若公务员是会议的组织者,应及时掌握会议动态,要有热情周到、认真负责、耐心细致、彬彬有礼的工作态度,这样才能使会议准备充分、组织严密。
四、主持人
公务机关会议的主持人,通常由具有一定职位的人来担任。主持人能否表现出恰当的礼仪,往往对会议能否圆满成功有着重要的影响。
公务员作为会议的主持人,要特别注意以下几点:
第一,着装应整洁、庄重得体,举止应沉稳大方,精神饱满,口齿清楚,思维敏捷,用语标准,展现出良好的仪表风度。
第二,走上主席台时,步伐应稳健有力,行走的速度要依据会议的性质而定。一般而言,越重要的会议步频应越慢。
第三,主持过程中,若是采用站姿主持,应双腿并拢、腰背挺直。如果用单手持稿,应用右手捏住稿的中下部;如果用双手持稿,应与胸齐高。采用坐姿主持时,应身体挺直、双臂前伸、两手轻按桌沿。整个过程切忌做搔头、揉眼、擤鼻、跷腿等不雅动作。
除了以上必须注意的问题外,主持人还应根据会议性质调节会场气氛,或庄重,或幽默,或沉稳,或活泼。
五、发言者
发言者是会议的重心和主角。
1发言的分类
发言一般分为正式发言和自由发言两种,前者一般是领导报告,后者一般是讨论发言。
公务员在进行正式发言时,应衣冠整齐,以自然且刚劲有力的步态走上主席台,体现一种成竹在胸、自信自强的风度与气质。发言时应口齿清楚、逻辑清晰,发言内容简明扼要。如果是书面发言,还要时常抬头扫视一下会场,不能低头读稿、旁若无人。
自由发言虽较随意,但公务员应注意发言的顺序和秩序,不能争抢发言。发言应简短,观点应明确;与他人有分歧时,应以理服人,态度平和,听从主持人的指挥,不能只顾自己。
2发言者应注意的问题
不论是哪一种发言,公务员在发言时都应注意以下一些问题:
第一,观点要明确。发言时,公务员应做到观点明确、中心突出、主张合理。
第二,要有说服力。公务员首先需了解听众的思想状况、文化程度、职业特点和心理需要,然后因势利导,有针对性地进行发言。
发言不仅要以理服人,还要以例服人。只有举了适合的例子,才能使自己的发言具有说服力。
第三,语言要生动。公务员在发言时,既要使语言简单明了、通俗易懂,又要幽默风趣、不失哲理。同时也要注意掌握好语速、语调和音量。
第四,要有礼貌。发言结束时,要先道一声“谢谢大家”,再欠身施礼,然后才能退场。如有提问,应礼貌作答,对不能回答的问题,应机智而礼貌地说明理由;对提问人的批评和意见应认真听取,即使提问者的批评是错误的,也不应失态。
六、与会者
与会者是会议的参加者,也是会议的主体。公务员身为与会者时,应严格遵守会议礼仪规范,做到文明与会。
与会者特别要注意以下几个方面:
第一,着装应符合礼仪规范,衣着整洁,仪表大方。
第二,应严格遵守会议时间、议程。不得早退或无故缺席;不得在会场随意走动;禁止有碍视听的不良举止和言谈,如打手机、开小会等;不得闭目养神;不得吸烟;不得传阅与会议无关的读物。
第三,应按顺序入场、退场。入场顺序一般为先内宾,后外宾,先群众,后领导;而退场顺序一般为先外宾,后内宾,先领导,后群众。
七、会后
会议结束后,要将会议决议、纪要等快速形成文件,而后下发或公布。对有关涉密材料、相关图文、音像材料等也应进行整理,做好保管工作。
大型会议的组织方还要做好协助与会者返程的工作,如退房、购票、搬运行李等。