信函是日常办公和交往中用来传递信息及思想感情的一种基本形式。公务员不仅应熟悉、了解信函所涉业务及相关背景，还应掌握使用信函的基本礼仪。
一、书信
在公务活动和办公过程中，书信的主要功能和目的是传递信息、交流思想、沟通感情。公务员讲究书信礼仪，有助于准确表述、更好地开展工作。
1封文格式
封文写在信封上，是收信人最先接触的内容，所以公务员应写好封文，给收信人留下良好的第一印象。
书写封文可使用钢笔、圆珠笔、毛笔，颜色以蓝、黑色为佳，字体应工整、规范，内容应清楚、明白。
收信人应使用通用的称呼，如“同志”、“先生”、“女士”、“老师”等。收信人名字后面加上“收”或者“亲启”时须特别注意：如果信邮到办公室里，“收”和“亲启”均可，但如果邮到家里，写“亲启”会显得不礼貌。
托人带信件，应在信封上写上“面交”、“送交”等字样，一般不用写自己的地址和邮编。
2笺文格式
第一，信纸。信纸应用正规的稿纸，不可随意使用其他纸张或废纸。
第二，抬头。书信中对收信人的称呼，于第一行顶格书写，后面加冒号，且单独成行。称呼分为以下几类：一般称呼，如张先生、李女士、赵同志等；带职务称呼，如王局长、林主任等。另外，称呼前可加“尊敬的”、“敬爱的”等形容词以示尊敬。
第三，启词。正文前的开场白，即表示客气、寒暄或提示写信的原因。一般在抬头之下另起一行，空两格书写，如“您好”。
第四，正文。正文是信的主要部分，寄信人要向收信人回答、询问或表达的内容都在这部分进行表述。书写内容时，语言应简洁，如果内容较多可以分段叙述，每一段开头空两格。回答对方的问题要有针对性，要有的放矢。要谨记，求助别人时要写得诚恳、有礼；提出批评、建议时，要让人心服口服。
第五，落款。正文写完之后，应写上表示祝愿或敬意的话，如“此致敬礼”、“祝你进步”等，祝语应根据双方的关系来定。最后是署名和日期。
封文和笺文的意思
书信包括封文和笺文两部分。
封文是写在信封上的文字，一般包括双方的地址和姓名。这部分是写给邮递员看的，使邮递员知道信从哪里来、寄往哪里去；万一找不到收信人，还能将信退还寄信人。有时封文上会根据封内物件标注一些提示语，提示邮递员投递过程中需要注意的问题。
笺文则是写在信笺上的文字，也就是寄信人对收信人的招呼、问候、对话、祝颂等。笺文是书信内容的主体，书信的繁简、俗雅及其他方面的风格特征，几乎都由内容主体决定。
完整的书信应笺文与封文俱全，并且将笺文装入写好封文的信封内，然后将口封好付寄。
二、介绍信
介绍信是机关团体委派一个或几个人到其他单位联系工作、了解情况或参加各种社会活动时所用的函件，具有介绍、证明的双重作用。使用介绍信，可以使对方了解来人的身份和目的，使来人得到对方的信任和支持。
1介绍信的分类
介绍信主要分为三种：普通介绍信、印刷介绍信和带存根介绍信。
第一，普通介绍信。普通介绍信是用一般公文信纸书写的。
第二，印刷介绍信。印刷介绍信有几个特点：铅印成文、不留存根、随用随填。
第三，带存根介绍信。带存根介绍信是铅印成文，分两联，一联存根，一联是介绍信正本，两联间有间缝，并按类别、号码排列使用。
2需特别注意的内容
第一，要填写被介绍者的真实姓名、身份和单位名称，接洽和联系事项应简明扼要，不写无关内容。
第二，重要的介绍信应有存根或底稿。存根或底稿的内容应同介绍信正文完全一致，并由开具介绍信的人认真核对。要注意，存根或底稿要留存，以备查考。
第三，公章应盖在骑缝线上。
第四，书写应工整，不能任意涂改。如有涂改，涂改处必须加盖公章。否则，对方可以不予接待。
三、证明信
证明信又可简称为证明，是以机关、团体、个人的名义发出，专门用以证明某人的身份、经历或者有关事件真实情况的专用书信。
1证明信的分类
证明信分为以下三大类：
第一，以组织的名义所发的证明信。这类证明信主要是证明曾在或正在本单位工作职工的身世、经历，或证明与本单位有关系的事件；它的材料有的来自档案，有的来自调查研究。
第二，个人证明某人、某事真实情况的证明信。这类证明信由个人填写，证明的内容完全由个人负责。在证明信的末尾，须由写信者所在单位签署意见。
第三，随身携带的证明信。这类证明信是因工作需要，由被证明者随身携带的。它有证件的作用，以保证被证明者的工作、生活、旅行等正常进行。这类证明信的结尾要注明有效时间，过期失效。
2需特别注意的内容
第一，要实事求是，言之有据。对被证明人的人或事必须清楚了解，要准确、真实、可靠，不能想当然，更不能做假证明。
第二，语言应准确。不应有半点夸大，应果断明白，不应模棱两可。
书写要整洁，字迹要清楚。不应用铅笔、红色笔写。如有涂改，必须在涂改处加盖公章。
第三，证明信要有证明机关盖章。应留有存根，以备查考。证明信邮寄时，应予以登记，并用挂号邮寄，以免遗失。
四、贺信
贺信是表示庆贺的书信的总称。在内容上包括表彰、赞扬、慰问、庆贺对方在某个方面所作贡献等形式，往往具有激励和教育作用。
一般由公务机关发出的贺信包括上级单位对下级单位或所属职工、群众发出的贺信，同级单位之间的贺信，下级单位、职工给领导机关的贺信，对重要领导人、科学家、艺术家寿辰的贺信等。
贺信一般由标题、称谓、正文、结尾和落款五个部分构成。
1标题
贺信的标题通常由文种名构成。如在第一行正中书写“贺信”二字。
2称谓
顶格写明被祝贺单位或个人的名称或姓名。写给个人的，要在姓名后加上相应的称呼，如“同志”、“老师”等。称呼之后要用冒号。
3正文
贺信的正文要交代清楚以下几项内容：
第一，结合当前的形势状况，说明对方取得成绩的大背景，或者某个重要会议召开的历史条件。
第二，概括说明对方都在哪些方面取得了成绩，分析其成功的主、客观原因。贺寿的贺信，要概括说明对方的贡献及其宝贵品质。这是贺信的中心部分，一定要交代清楚祝贺的原因。
第三，表示热烈祝贺。要写出自己祝贺的心情，由衷地表达真诚的慰问和祝福。要写些鼓励的话，提出希望和共同理想。
4结尾
结尾要写上祝愿的话，如“祝再创新功”、“此致敬礼”等。
5落款
写明发文单位或个人的名称、姓名，并署上成文的时间。
五、慰问信
慰问信是以组织或个人的名义向对方表示慰问的书信形式。
写慰问信需要注意以下问题：
第一，内容要显示出热情、亲切的关怀，要赞颂对方的可贵精神，慰问对方的辛苦和奉献精神。
第二，应使用恳切的语气、朴实的文字，篇幅不宜过长，最后结语还要有颂词和祝词。
第三，在肯定成绩和热情地赞颂对方可贵精神的同时，应殷切地提出希望，鼓励其继续前进。
1942年，日军入侵缅甸。那时，家人带着年仅八岁的陈月凤逃难回国，途中在保山遇到“五四大轰炸”，汽车失事坠入澜沧江，父母双双遇难，陈月凤成了孤儿。后来，她被路过的红十字会人员救起，辗转到了昆明。
1946年，陈月凤考入景老师执教的中学，景老师夫妇特别关爱这个可怜的孩子。后来，陈月凤出国了，但六十多年来，她一直和景老师保持着联系。
2008年6月中旬，景老师五十多岁的儿子因为脑出血摔倒住院治疗，两次治疗花费近二十万元。他昏迷了五个多月依然没有苏醒。这五个多月里，八十多岁的景老师一直照顾着自己的儿子。
后来，实在撑不下去了，万般无奈之下，景老师拨通了陈月凤的电话。陈月凤接到老师的电话，立即联系了六十年前的老同学，十四位学生开始为老师奔走，希望能尽力帮老师渡过难关。
陈月凤老人告诉记者，同学们都年事已高，还有两位同学刚刚重病初愈，需要照顾，但大家还是尽可能地为老师筹钱。虽然筹到的钱不多，但那是学生们的心意。
11月19日，陈月凤和丁纯这两位七十多岁的老人代表十四位同学，把大家捐的钱和一封信送给了老师，并安慰老师说：“您要多保重身体，说不定我们精神上的支持能超越物质的奇迹，让病人早一天醒来。”
六十年了，看着十四位学生对自己的牵挂，景老师说要把信读给昏迷中的儿子听。
奇迹发生了，就在第二天，乘公交车的陈月凤老人突然接到景老师的电话：“月凤，大喜事！我儿子醒了，是你们的祝福唤醒了他！”听到这个喜讯，陈月凤老人赶忙打电话，把消息告诉了其他十三位同学。
昏迷了五个多月的病人醒了过来。一封慰问信竟有如此的力量，十四位年逾古稀的老人激动不已！
六、感谢信
感谢信是因对方的关心、帮助、支持而表示感谢的一种形式。图14为中华人民共和国工业和信息化部感谢信。
中华人民共和国工业和信息化部致感谢信
河北省人民政府：
汶川地震发生后，为紧急解决灾区前线抢险救人物资需要，我部按照国务院领导同志指示，立即组织调运设备和工具。在此过程中，贵省对我部工作给予了大力支持。省政府领导同志指示要 “不讲价钱，全力以赴，尽快落实”。省信息产业厅厅长郭大建同志亲自组织，省发改委派专人紧密配合，迅速组织协调石家庄博深工具集团有限公司落实了前线救人急需的金刚石混凝土锯片，并及时协调运抵抢险救人部队，为抢险救援工作的顺利进行发挥了积极作用。
贵省坚持国家利益至上，坚决执行党中央、国务院指示，顾全大局、克服困难、全力支持抗震救灾工作，充分体现了对灾区人民的真切关怀和“一方有难、八方支援”的团结互助精神，以实际行动为抗震救灾工作作出了应有的贡献。为此，我部向贵省政府及省发改委、信息产业厅等有关部门、企业、人员致以崇高的敬意并表示衷心的感谢！
目前，汶川地震灾后重建和恢复生产任务仍十分艰巨，希望我们继续加强协作与配合，在党中央、国务院坚强领导下，为夺取抗震救灾工作的全面胜利作出更大的贡献。
抄送：省信息产业厅、省发改委
二○○八年八月十五日
图14
写感谢信需要注意以下几个方面：
第一，内容要表达感激之情，应写出对方的好思想、好作风和光荣事迹，表达自身的谢意和向对方学习的决心。
第二，应把被感谢的人物、事件准确地叙述清楚，使对方能够回忆起来，也便于组织群众进行学习。在叙述的过程中，应怀着感激的心情恰当地加以议论和评价，突出其深刻含义。
第三，表示感谢应符合双方的身份，如年龄、性别、职业、境遇等应详略得当，篇幅不宜过长。
第四，感谢信可寄给本人或单位，也可通过新闻媒体传播或做墙报张贴。
在黑龙江日报美术馆，保存着一封60年前哈尔滨翻身农民写给毛主席的信。
信中质朴的话语流露出东北农民的一片深情：“毛主席呀，没有您，我们真得饿死啦！这回我们都翻身了，分了地，分了马，分了衣服、粮食，也都抱团了……眼看冬天到了，您那里很冷吧？给您捎去一件皮大氅、一双靴子、一双毛袜、一顶帽子。这是我们的翻身果实，也是我们的一点点心意，请您收下吧！”
信的署名是“哈尔滨市顾乡区靠山屯全体翻身农民”。
据介绍，这封信是哈尔滨农民李学思写的。
“土改时期，打倒了几户地主，农会将地主的土地、物品都分给了农民，其中有一件紫貂大衣，是当时靠山屯地主许家用卖掉85垧地得来的1万多现大洋从土匪头儿手中换来的。当时土改工作队和农会还专门开会讨论应该将这件物品分给谁，有人提议分给最受苦受难的人，而李学思曾给地主扛过18年大活，受压迫很深，最终这件皮大氅就分给了李学思。但李学思说：‘这么贵重的东西，我们农民用不着，毛主席那里环境很艰苦，我们将这件皮大氅送给主席吧！’李学思是农会会长，1946年入党，但不识字，于是他就找到土改工作队队员柏杰和土改工作队领队郭蕻生代笔。信是在李学思家写的，由李学思口述，1947年三人共同完成。装衣物的包是李学思妻子亲手缝制的。当时李学思的举动代表了全体农民的心情，农民翻身得到了地，生活好了，翻身农民不忘毛主席，不忘共产党，用一封信来表达农民渴望解放的心情，感谢共产党、感谢毛主席的真情！”已经89岁高龄的郭老曾经参加过靠山屯的土改，现在定居北京，当年的往事郭老仍然记忆清晰。
七、请柬
请柬是用于邀请有关单位或个人参加某种活动，表示对客人的尊重，体现邀请者的郑重态度，专门向邀请对象发出的邀请文书。
请柬的内容应由标题、正文、结尾、落款和时间组成。标题写在封面上，应写明受邀请人的姓名，拟举行的活动名称，活动的时间、地点及注意事项，等等。如果活动地点比较偏僻，就要在请柬上注明行走路线、乘车班次等。
请柬用词应准确、精练、恳切、得体。结尾处空两格写上“敬请”、“恭候”等字样，再另起一行写上“光临”、“莅临”等字样；落款写在下方，由下柬者署名；另起一行注明日期。
请柬通常不使用标点符号。
请柬要提前一段时间发出，以便受邀请者提前安排好时间。
八、便条
便条是一种简便的短信，即人们在工作与生活中为证明或说明某种事由而留给他人的字条，如请假条、托事条等。
一般便条包括请假条、托事条、留言条等，其格式像书信一样，有称呼、正文、落款几个部分，标题有时可省略，语言简练，以说清事由为准。
单据类便条应本着“认真负责、严肃规范”的态度书写。在署名时应由立据者亲笔签上自己的真实姓名，必要时应在签名之后加盖私章或按手印，以示负责。条据最后还应写明立据的详细日期。
便条的语言应简洁明了、准确无误。不可在条据上涂涂改改、乱增乱删。在书写金额数量时，应采用大写汉字，不能用小写汉字，更不能使用阿拉伯数字。
最后，要进行妥善保管，有时还应在给他人立据后留有样据，以便日后核实。