为使拜访的目的能够得以顺利地实现,拜访最好能事先做好准备工作,主要是拜访时间的选择、拜访前预约以及其他一些拜访准备工作如拜访目的等。
①选择拜访时间
正式的拜访,时间最好能事先征得拜访对象的意见后再确定。因为,他可能是领导人,工作特别繁忙;也可能是社会知名人士,有着重要和众多的社会活动等。非正式的拜访,时间最好能选择在节假日的下午或平时的晚饭以后,应尽量避免在对方吃饭的时间前往,避免午休时间、临下班的时间前往。现在人们都有看电视“新闻联播”节目的习惯,因此,平时的拜访时间选择在晚七点半以后较为合适,但也不能太晚,更不要在对方临睡的时候去拜访,以免影响对方的休息,引起对方的反感与不满。
②事先预约拜访
拜访他人,应该先约好时间,以免扰乱被访者正常的工作、生活秩序,既可避免成为不速之客,也可防止扑空。如果事先已约好,就应遵守时间,准时到达。如确有意外情况发生而不能赴约或需要改期,要事先通知对方,并表示歉意。失约或迟到过多都是不礼貌的行为。
③其他准备工作
中国有句古话,叫做“无事不登三宝殿”,一般来说,拜访都有一定的目的性。如需要商量什么事情,拟请对方做哪些工作等,怎样交谈更为妥当,事先都要认真地设想和安排一下,尤其是拜访身份高者或年长者更要注意谈话的方式。如果有必要,也可将你登门拜访的目的委婉地告诉被访者,使得对方有一定的准备。如看望老人、病人或走亲访友、拜见上司需要哪些礼品,也要事先准备妥当。
(2)拜访的礼节
拜访者的表情、态度、谈吐和行为的优劣将直接影响拜访目的的实现,因此可以说,文明礼貌的语言和优雅得体的举止是对拜访者永恒的要求。具体说,拜访者要在以下几个方面应予以更多的注意:
①敲门或按门铃
到朋友家或拜访对象的办公室,事先都要敲门或按门铃,等到有人应声允许进入或出来迎接时方可进去,不可擅自闯入;即使门原来就敞开着,也要以其他方式告知主人有客来访。否则,会被视为缺少教养。
②注意物品的搁放
有时拜访者需要带一些物品或礼品,或随身带有外衣和雨具等,这些都应该搁放到主人指定的地方。如无指定的地方,可在征求主人的意见后,按主人的意见放置,不可乱扔、乱放。礼品一般应该放置在较为隐蔽处。
③做客彬彬有礼
对主人房里所有的人,无论熟悉与否,都应一一打招呼。如拜访对象是位年长或身份高者,应待主人坐下或招呼坐下以后方可坐下;对主人委派的人送上的茶水,应从座位上欠身,双手接过,并表示感谢;主人端上果食,应等到其他客人或年长者动手之后,再取之;吸烟者,应尽量克制,必须抽时,应先征得主人和在场女士的同意。进门后,应按主人的指引进入某一个房间,而不应该径直走进主人的卧室;如果主人家里铺有地毯等地面装饰物,则应征求主人意见,是否换鞋后再进入。
④掌握交谈技巧
交谈要随机应变,处理得当。交谈者除了表达自己的思想观点外,还要注意倾听对方谈话的内容,观察对方情绪与环境的变化,并注意对应。如对方谈兴正浓,交谈时间可适当长些,反之可短些;如对方发表自己的观点,应适当插话或附和;如自己谈得太多,应注意留给对方插话或发表意见与建议的时间和机会。专程到住宅拜访与顺访、闲聊不同,一般有较强的目的性。如果请主人帮忙,应开门见山,把事情讲清楚,不要含混不清,令主人无从做起。如果主人帮忙有困难,就不能强人所难,硬逼着他人去办。
⑤把握辞行机会
在与主人交谈的过程中,如果发现主人心不在焉,或时有长吁短叹,说明他心情烦躁,或有急事想办又不好意思下逐客令。这时,来访者应适时、礼貌地提出告辞。如果主人处另有新的朋友来访,一定是有事而来,这时,即使主人谈兴正浓,也应在同新来者简单地打过招呼之后,尽快地告辞,以免妨碍他人。
⑥注意告辞方式
不管拜访的目的成功与否,都应该十分注意告辞的方式。告辞之前要稳,不要显得急不可待。告辞应由客人提出,态度要坚决,行动要果断,不要嘴上说“该走了”却迟迟不动身。辞行时,应向主人及其家属和在场的客人一一握手或点头致意。主人及其他人相送应一再谢回,直到见不到身影后再加快步伐。此外,如果拜访某位朋友且未见到,可向其家里人、邻居或办公室的其他人将自己的姓名、地址、电话留下,以免主人回来后因不知来访者是谁而造成不安的心理。
为了提升自己的形象,请记住这样的社交箴言:拜访除了遵从客随主便的规矩外,更重要的是要记住:对待不同的被拜访者,应采取符合对方特定身份和环境的不同礼仪。
6.热情接待,展现东道主的风采
“礼尚往来”是我国的传统美德。既然有拜访,就有接待。拜访要讲究礼仪,接待当然也要讲究礼仪。热情接待宾客,即使客人得到满意,又能展现自己的风采。搞好接待事宜,既须知礼,又要避忌这其中有着许多待人接物的学问。
(1)接待之礼
事先知道有客来访,就应该做好各方面的准备。如个人要仪容整洁,居室要收拾干净,招待客人的必备物品如茶叶、茶杯、开水、烟缸、毛巾等都要一一备齐并洗净。如果是在办公室或接待室接待客人,也要小做准备。
对来访客人,无论职位高低、是否熟悉,都应一视同仁,热情相迎,亲切招呼。如接待现场有家人、亲朋好友或同事,也应一一给予介绍,以营造出友好的气氛。如果客人突然造访,也要尽快整理一下房间、办公室或书桌,并对客人表示歉意。
客人到达,如果是长者、上级或平辈,应请其坐上座,主人坐在一旁陪同;如果是晚辈或下属,则请随便坐,但都应委派家人或下属送茶。茶水要浓度适中、量度适宜,一般要求在六七成杯较适宜,所谓“满酒浅茶”。端茶时,应用双手,一手握杯柄,一手托底。不可用手指捏住杯口,这样既显得不卫生,也不礼貌。交谈中间,应不时地为客人续茶。如果备有糖果,主人可亲自为客人削剥果皮纸壳,但一定要注意卫生。用点心和糖果时,主人既不可低头自吃,也不可只让客人吃而自己不吃,使得客人不好意思,否则都是失礼的。如果客人到达时正好是吃饭时间,应该请客人用餐或留餐。如果客人远道而来,则尽力安排住宿。
环境对人的情绪和精神状态影响甚大,因此,与客人交谈时,应该注意调节环境的温度、湿度和净度。夏天能选择一个有电扇或空调的环境接待客人比较合适;冬天客人的帽子、大衣脱下后主人应接过,并挂在衣帽架上。同时,注意环境的安静。如果来访者和家中其他人或同室的其他同事不熟,其他人最好不要在旁聆听,更不要随便插话。如无处可避,其他人也应各做各的事,如看电视、听音乐,应尽量把音量放小,保持安静的环境。
(2)接待之忌
在接待客人时,不但要讲究礼仪,还要注意不要触犯禁忌,不该发生的事,最好不让它发生。下列这些情况应加以杜绝:
有客来访,主人蓬头垢面或室内不整;客人进门,仍“我行我素”;不把客人介绍给家里人或在场者;与客人交谈时心不在焉,东张西望;把客人携带的礼品当场打开、乱翻乱弄。凡此种种,都是不文明、不礼貌的、失德丢面子的行为,在接待客人中应绝对避免发生。
尽管有些来访者并不受主人欢迎,但来者都是客,主人不能根据自己的好恶而下逐客令,而应该采取一些合乎礼貌的做法。比如:要热情不失礼节;主人应该站在客人的角度来考虑问题;耐心听取对方的谈话内容,认真地分析其间的合理性;对于自己能办到的事情,应尽力而为;热情主动,要婉转不失身份;对于办不到和力所不能及的事情,应委婉拒绝,说明原因,以求客人的谅解,等等。
客人准备告辞时,适当地表示一下挽留也是不可缺失的礼仪,但不可过分。客人执意要走,一定要等客人先起身后自己再起身相送,送客应送到住房门口或楼梯口,握手后,嘱咐客人慢走。对年长的客人或长辈、老上级等,住高楼房应送至楼下,住平房应送出院门,再握手道别,同时要目送客人远去。如果客人回首招呼,应举手示意或点头,直到客人不回头或见不到身影后方可回来。如果是送至电梯,则要待电梯关门后再走。不要不握手道别后就走,更不要马上关上房门,并且关得很响,否则是很失礼的。
社交箴言:
待客之礼,最为关键的是,让客人高兴而来,满意而去。决不能因失礼而使之扫兴而归。
7.掌握打电话时的礼貌做法