书城励志仪表堂堂:精英人士必知的77条礼仪规范
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第40章 开门见山

现在商业社会不断发展,公司中的公文、文件、情报、报告、计划书、书信等均显得特别重要。公司里的职员更应该具备此方面的技能,如果你去外地考察或办理业务,回来就得写份报告书。

写报告首先要学会开门见山。最好在报告书的前面写上结论,这样领导阅览报告能够一目了然,效果会更好。近年来业务范围的扩大,信息需求量增多,即使是小小的一家十人公司,少说也会积存上千份文件。文件要归类分档,以便查阅。不管这种工作做得如何精细,如果文件本身写得条理不清,阅读起来还是令人烦躁。因此文件的制作,应首先以精简明了为原则。最好的方法是在文件或报告书一开头,就把所要述说的事由、目的写清,让阅读的人能在最短的时间内了解文件的要旨,然后再叙述事由的内容经过。

内容这部分,通常都比较繁杂冗长。为了使阅读者看得清楚明了,最好的方法就是采取系列要点的方式来论述。不管写报告还是一般文件,只要使用“主旨、要点、说明”的公文格式来写,就能使文件达到精简明了的要求。

对职员书写公文的另一个要求,就是书写格式要规范,字体要端正清晰。

领导总是喜欢看精简明了,字体端正、优美的公文,从你的公文中,他能够了解到你工作勤劳肯干、善于钻研的一面。你若呈交领导一份字体潦草的公文,领导看了不免要皱眉。即使你的内容很精彩,但由于字体太糟,也会失去它应有的光彩。所以若想给领导留下好印象,就要把公文写得端正、清晰。

公司文件不但是企业成功的关键,还是互相传递商业信息的工具,所以公司文件作为公司的门面,其文字千万不能草率,一定要力求文字正确,不出错误。

登记顾客征购单时,要注意别写别字,不要把客人的名号写错,否则会招来斥责或抱怨。因为名号是个人专门所有的东西,属于某个公司的无形资产,而且是个人的代表记号。如果被写错了,就好像不被承认其存在一样。

把人家的名号写错,除了引人生气外,也将使别人对自己的评价一落干丈。

因为这种人通常都会被认为不能尊重他人而且粗心大意,还会被认为不懂礼节。这很可能会永远地失去客户。

错字或别字往往都会不经意地出现在我们的日常书写中,因此对于刚写好的文书,重新检查的工作是必要的。当发现有别字、错字或自己无法确定的字时,要马上查字典改正。

总之,写报告首先要记住书写格式,一张报告最好在500个字以内完成;主谓语的关系要清楚,专有名词要特别注意;书写人名要正确;文件写好后,一定要用信纸袋装好。