书城励志仪表堂堂:精英人士必知的77条礼仪规范
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第39章 参加会议别搅局

小刘的公司应邀参加一个研讨会,该次研讨会邀请了很多商界知名人士以及新闻界人士参加。老总特别安排小刘和他一道去参加,同时也让小刘见识见识大场面。

小刘早上睡过了头,他赶到时会议已经进行了20分钟。他急急忙忙推开了会议室的门,“吱”的一声脆响,他一下子成了会场上的焦点。刚坐下不到5分钟,肃静的会场上又响起了摇篮曲,是谁在播放音乐?原来是小刘的手机响了!这下子,小刘可成了全会场的“明星”……没过多久,小刘就“另谋高就”了。

不管是参加自己单位还是其他单位的会议,都必须遵守会议礼仪。因为在这种人员高度聚焦的场合,稍有不慎,便会有损自己和单位的形象。

参加会议,如果有工作装,应该穿工作装。要比规定开会时间早到5分钟左右,而不要等开会时间到了,才不紧不慢地进会场,以免对别人造成影响。

参加会议,要了解会场座位的安排。一般情况下,会议座次的安排分成两类:方桌会议和圆桌会议。

一般情况,会议室里都摆放长方形的桌子,包括椭圆形,就是所谓的“方桌会议”。方桌可以体现主次。在方桌会议中,特别要注意座次的安排:如果只有一位领导,那么他一般坐在这个长方形的短边这边,或者是比较靠里的位置。就是说以会议室的门为基准点,在里侧是主宾的位置。如果是由主客双方来参加的会议,一般分两侧来就座:主人坐在会议桌的右边,客人坐在会议桌的左边。

还有一种情况,为了避免主次之分,以圆形桌为布局,就是“圆桌会议”。在圆桌会议中,可以不用拘泥于礼节,主要记住以门作为基准点,比较靠里面的位置是比较主要的座位就可以了。

开会时坐姿要端庄,身体要挺直,表现出精神饱满的状态,切忌挠头、抖腿等不雅的举止。在会议中,最好把手机关掉,起码也要调到震动状态,这样既表现出对他人的尊重,也不会打断发言者的思路。

聆听别人发言时要专心致志,与发言人保持目光接触,仔细听清对方所说的话。不要私下小声说话或交头接耳,不要三心二意、东张西望,这些都会影响听讲的效果,也会影响发言人的心情。聆听的过程更是一个积极思考的过程,要边听边想,敏锐地把握发言人话语里的深层含意。只有准确地把握了他人的真实想法,才能做出正确的判断。别人发言结束时,应鼓掌致意。

中途退场,应轻手轻脚,不影响他人。

在会议中选择哪些座位比较好呢?社会学家研究发现,中国人和欧美人相比,比较崇尚“谦虚”,在人多的场合不爱出头。比如在会议上,中国人往往爱挑不起眼的位置就座,而不像西方人那样爱坐前排。但是在公司中,这样对我们的事业可能不利。

Linda到这家中等规模的公司已满三年了,在这个人员流动性比较大的公司里也算得上是老员工了。身边的同事走的走、升的升,只有她原地踏步。

其实Linda的能力并不差,在职场上如此不如意,重要原因之一就是她太默默无闻、羞羞答答。心理学家发现,座位的远近反映了自信心的大小和地位权力的微妙差距。尽管你专业知识非常过硬,但坐在后面会显示出自己没有强烈的进取心,在公司中的作用也较不重要。

事实是,除非你主动出击,通常领导是不会注意你的。你可以主动利用部门全体会议甚至公司大会,向老板报告团队的最新工作绩效,反映自己优秀的工作能力和潜在的协调、领导能力,同时主动与其他相关部门建立关系,介绍你的职务,让他们了解你能为他们做什么,你有什么资源可以分享。

在会议中发言,要让高层主管和全体同人在有限的时间中专心倾听你的发言,引起思索,留下深刻印象,报告内容就必须简短有力、条理井然。哕嗦而无头绪的发言,不仅会让听众失去耐心,还会使他们怀疑你的专业水准。

而直接有力的开场白、清晰的观点陈述、必要情况下的强调,则会使你骄人的业绩、优秀的职业素质立刻给听众留下深刻印象。

如果会议采取较随意的自由发言的形式,则要讲究发言的顺序和秩序,不要争抢发言。在大会上与别人争话筒,只能给人留下“半瓶子醋”的印象。自由发言的内容同样应简短,观点明确;如与他人有分歧,应以理服人,态度平和。自由发言要听从主持人的指挥。

会议上如果自己是挨批评的目标,要“拉下面子”,诚心诚意地、专注地接受领导、同事对你的批评,千万不要摆出一副玩世不恭、淡而化之、无所谓的态度。这种态度很容易使你忽视工作中失误的地方。如果听不进别人中肯的意见,你将来在工作中就容易犯类似的错误,而且会给同事、领导留下不好的印象。