书城励志仪表堂堂:精英人士必知的77条礼仪规范
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第25章 电子邮件的写法

随着互联网的普及和发展,电子邮件已经日益成为人们必不可少的通信工具。有的人觉得电子邮件似乎没有纸质的信件那么正式,其实不然,电子邮件的礼仪体现出一个人的职业素养和个人修养,而且因其不同于纸质信件的独特性,其礼仪也有独特之处。电子邮件的礼仪主要包括以下几方面。

电子邮件和信笺的一个主要不同之处在于,电子邮件需要添加邮件主题。

在主题栏里用短短的几个字概括出整个邮件的内容,会便于收件人权衡邮件的轻重缓急,分别处理。尤其是回复的信件,要重新添加、更换邮件主题是要格外注意的环节,最好写上来自××公司的邮件,年、月、日,以便对方一目了然又便于保留。标题要注意提纲挈领,不要使用含义不清、有戏谑意义的标题,例如“嘿!”或是“收着!”。

电子邮件的文体格式应该类似于书面交谈式的风格,开头要有问候语,但问候语的选择比较自由,像“你好”、“Hi”,或者仅仅是一个简单的称呼即可。结尾也可随意一些,比如“以后再谈”、“祝你愉快”等,也可什么都不写,直接注上自己的名字。但是,如果你写的是一封较为正式的邮件,还是要用和正式的信笺一样的文体:开头要用“尊敬的”或者是“先生/女士,您好!”,结尾要有祝福语,并使用“此致/敬礼!”这样的格式。

内容要简明扼要。针对需要回复及转寄的电子邮件,要小心写在电子邮件里的每一个字、每一句话。因为现在法律规定电子邮件也可以作为法律证据,是合法的,所以发电子邮件时要小心,如果有对公司不利的内容,千万不要写上,如报价等。发邮件时一定要慎重,还要定期重新审查你发过的电子邮件,评估其对商业往来所产生的影响。

一定要清理回复的内容。在美国加州有一位传播学专家摩根女士曾举例说:我最近收到一份电子邮件,其中包括了辗转收送的12个人的姓名,我实在没有必要知道这些信息。有一个妙方就是寄信时用匿名附件收信者取代附件收信者方式,或是在转寄之前删除一切无关紧要或重复的内容,例如:原件中摘要部分的主题、地址及日期等。

注意回答问题的技巧。当回件答复问题的时候,最好只把相关的问题抄到回件中,然后附上答案。不要用自动应答键,那样会把来件所有内容都包括到回件中;但也不要仅以“是的”二字回复,那样太生硬,容易让人摸不着头脑。

要恰当地称呼收件者,并且在信尾签名。虽然电子邮件本身已标明了邮自哪方、寄给谁,但在邮件中注明收信者及寄件者大名仍是必须的礼节——包括在信件开头尊称收信者的姓名,在信尾也注明寄件者的姓名以及通信地址、电话,以方便收信者以后与你联系。越是在大型的公司,越是要注意在自己的邮件地址中注上姓名,同时在邮件的结尾添加个人签名栏。人们通常会把邮件转发给过多的人,打开邮件箱你可能发现有一半的邮件是与你无关的,删除它们费时费力,所以在转发前要做一下整理,把邮件的数量控制在最小。条件允许的话要每天检查自己的邮箱,及早回复邮件。重要邮件发出后要电话确认。另外,重要的机密和敏感的话题不要使用电子邮件,因为它不能保证严守机密。

切忌全文使用英文大写字母,这样写成的邮件显得过于强势,甚至暗示寄件人你懒得使用正确的文法。电子邮件也是一种文字沟通方式,遵守标准的文书规范是一种职业礼貌。

接收到邮件,如果自己是主送方,应当在最短的时间内给予回应,表示已经收到,简短的回应如“已经收到,我会尽快安排,谢谢!”

在今天的许多公司里,电子邮件充斥着笑话、垃圾邮件和私人便条,与工作相关的内容反而不多。请记住,电子邮件是职业信件的一种,而职业信件中是不应该有不严肃的内容的。