如何向下属展示说话的亲和力
有一家知名化妆品公司名叫玛丽·凯。为了扩大本公司产品的影响，玛丽·凯女士自己用的化妆品就都是公司所生产的，并且她也希望公司职员使用本公司的化妆品。这就像她不能理解凯迪拉克轿车的推销员开着福特轿车四处推销、人寿保险公司的经理自己不买保险一样。可是，她该如何来同职员交流，告知他们这一想法呢？
有一天，她发现一位经理正在使用另外一家公司生产的化妆品。于是，她借机走到那位经理桌旁，用轻松的口气说道：“老天爷，你在干吗？你不会是在公司里使用别的公司的产品吧？”由于她神情放松，脸上洋溢着微笑，那位经理不由得有些脸红了。几天后，玛丽·凯就送给那位经理一套公司的口红和眼影，并真诚地对她说：“如果你在使用过程中觉得有任何不适，欢迎你及时地告诉我，先谢谢你了。”从那次以后，慢慢地，公司无论是新员工还是老员工，都有了一整套本公司生产的、并适合自己的化妆品和护肤品。玛丽·凯女士还亲自做了详细的示范来教给她们正确的使用方法。同时，她还告诉员工，以后员工在购买公司的化妆品时可享受打折优惠。
由于玛丽·凯自然温和的处事方式，使她自然地与员工打成一片，成功地灌输了她正确的经营理念。
亲和力是与人说话时的一种合适的态度，这种方式的优点是易于消减人与人之间的隔膜，从而使自己的思想得以有效传播。
某厂在社会中招聘厂长。在招聘会上，三位竞聘者向工人们讲述自己的治厂方案，代表们还可以互相提问，竞聘者当场答辩。最终，一个女干部一举中标，荣任厂长。那么，她又是如何利用亲和力的呢？
问：“你是个外行，那么，你怎么来管理厂子，怎样调动起大家的积极性？”
答：“我不懂专业技术，可我懂得如何经营工厂，何况我们厂还有那么多懂管理的干部和技术高明的老工人，有许多朝气蓬勃、奋发向上的年轻人。我上任后，要把老师傅们请回来作指导，把年轻人的工作、学习和生活安排好，让每个人都干得有劲，玩得开心，让工人们感受到工厂像家一样的温暖。”
问：“咱们厂不景气，去年一年都没发奖金，我要求调走，你上任后能让我去待遇更好的地方吗？”
答：“你要求调走，是因为工厂办得不好、效益不高，如果把工厂办好了，我相信你就不走了。如果你选我当厂长，我请你先留下看半年，倘若厂子没有好转，再走不迟。”
话音刚落，全场掌声四起。
问：“现在大家都在议论机构和人员精简问题，你来了以后要裁掉多少人？”
答：“调整干部结构是非常有必要的，之所以现在科室的干部显得人多，就是原因事少，如果事情多了，人手就不够了。我来以后，首先要做的不是减人，而是扩大业务、发展事业让大家都有事可做，而不是人浮于事……”
问：“我是一名女工，现在怀孕都已经7个多月了，却还让我在车间里站着干活，难道不能考虑一下我们的情况吗？你说这合理吗？”
答：“我也是女人，也怀孕生过孩子，知道有些制度确有不合理之处，合理的要坚持，不合理的一定改正。”
女工们的气氛不禁变得更加热烈了。有的激动地说：“我们大多数都是女工，真正需要一位体贴、关心我们疾苦的厂长啊！”
通过这个案例，充分展示了亲和力的重要作用，也告诉我们：亲和力不是巴结和献媚，它来自心灵之间的沟通与平等。
亲和力不是巴结和献媚，它来自心灵之间的沟通与平等。
如何掌握与下属说话的分寸
把握好与下属交流的分寸，对上司塑造自己的威信是非常重要的。因为上司与下属之间的沟通基本上是建立在口头上的。因此，要想把每一条建议或命令都写下来是很难办到的。要想让下属真正地领会、欣然地接受并切实地执行自己的命令或建议，这时，就体现出掌握与下属说话分寸的重要性来了。
具体做法有如下几点。
1.仔细考虑说话内容
上司需要认识到的是，自己所说的每一件事、所发的每一个命令是对基层员工来说的，代表着权威。管理层级或职衔越高，所说的话就越重要，这也就是为什么那些位高权重的领导们一般不会轻易发表对某一事的看法。
2.注意说话方式和态度
说话方式甚至与内容有同等重要的作用。当说话者用粗声粗气或不愉快的语气传递信息时，听者听后的反应几乎也是情绪性的或是对立性的。因此，听者以同样的情绪回应也就可以预料了。
因此，在发出指令时，应该给下属一个充分的解释，要坦率，要允许提问，要聆听不同意见，不要以自己的资格而自视甚高。另外，上司应好好考虑下属提出的有意义的意见或建议，以获得更理想的效果。
上司必须在下达口头指示前有“先见之明”。他们会提出什么反对意见？如何应对这些反对意见？怎样把无聊的抱怨与对单位的关心区分开来？是否某个人比别人的抱怨更多？那么，又如何让他们在会议中减少“非议”呢？
3.选择好谈话地点
还有一项应考虑的重要因素是，到底应该在什么地方传递信息？上司办公室是传递信息的最佳场所，因为这里是上司权威的最强象征。所以，当上司想要发出新的指示，调整程序结构，对下属进行批评指正时，是极适宜在自己的办公室进行的。
而在一些情况下，上司到下属办公桌或办公室里的交流效果更好。比如，如果你希望表扬下属或对他近期表现比较认可，下属办公室或办公桌就不失为一个合适的交流场所了。
或许，一个放松的交流是上司更为看重的。在大厅或饭厅里碰到下属，向他发出你的信息或指令，一种自然而然的交流会使得指令发得更加轻松。
当然，要向很多下属传达指示或指令时，就需要使用会议室了。
4.灵活运用说话技巧
在把握说话分寸和运用说话技巧方面，美国前总统里根做得极为出色。
里根在到达俄勒冈州波特兰时说：“我的几位勤劳的助手们劝我留在国会而不要千里迢迢地赶到这里。为了让他们高兴，我说：‘好吧！不如我们来掷硬币，让它来决定是来访问你们美丽的俄勒冈州，还是留在华盛顿。结果你们知道吗？为了得到我想要得到的结果，我不得不连掷14次硬币。”
里根为了迎合少数民族，他的办法变化多端，极富吸引力，就如他对于其他地区的人民一样。在向一群意大利血统的美国人讲话时，他说：“每一次当我想到意大利人的家庭时，我总是不由得想起温暖的厨房，以及更为温暖的爱。有这么一个故事：有一家人住在一套稍嫌拥挤的公寓房间里，于是他们决定迁到乡下一座大房子里去。搬家之后，一位朋友问这家里的一个12岁的儿子托尼：‘喜欢你的新居吗？’天真的孩子回答说：‘喜欢，我有了自己的房间，我的兄弟也有了他自己的房间，我的姐妹们都有了自己的房间。只有妈妈最可怜，她还是只能与爸爸住一个房间’。”
在里根访问加拿大期间，他在一座城市发表演说。但在演说过程中，有一群举行反美示威的群众不时打断他的演说，其反美情绪十分明显。里根是来到加拿大做客的，所以，加拿大的总理皮埃尔·特鲁多对这种无理的举动感到非常尴尬。但里根只是微笑着向加拿大总理解释道：
“这种情况在美国实在是太平常了，可能他们是为了让我有一种家的感觉而特意从美国赶来的。”
听到这话，尴尬的特鲁多禁不住笑了，气氛也变得轻松而和谐。
中国有句谚语说：“到什么山唱什么歌，见什么人说什么话。”那么，里根对此一定颇有研究，所以才能够在政坛左右逢源，深得人心。作为一个领导者，虽然不一定要具备里根那么高的说话技巧，可具有一部分的说话技巧，知道在合适的地点说合适的话，还是十分重要的。
上司需要认识到的是，自己所说的每一件事、所发的每一个命令是对基层员工来说的，代表着权威。管理层级或职衔越高，所说的话就越重要，这也就是为什么那些位高权重的领导们一般不会轻易发表对某一事的看法。
把握重点与下属交谈
上司是经常要与下属交流的，因此，抓住重点也是上司必须掌握的一门技巧。所以，上司应注意以下几个关键点。
1.要善于激发部下讲话的愿望
要让下属有发表意见的机会，使谈话在感情交流的过程中完成信息交流的任务。
2.要善于启发部下讲真情实话
上司切忌刚愎自用，而应以坦率、诚恳、求实的态度与下属交流，同时不要把自己的好恶显现在面部。并且要尽可能让对方在谈话过程中了解到：实事求是才是自己想要的。
3.要善于抓住主要问题
谈话必须突出重点，扼要紧凑。当对方话题偏离时，应及时引导或阻止。
4.要善于表达对谈话的兴趣和热情
上司应利用表情、肢体语言等来表达自己对部下讲话内容的兴趣和对这些谈话的热情。这时，上司善意地一笑，赞同地一点头，真诚的一个“好”字，都是对部下谈话的最有力的鼓励，使他们对于谈话更有兴趣和热情。
5.要善于掌握评论的分寸
在听取部下讲述时，上司应适时地表示“中立”，以免对下属的讲述起引导作用。若要作评论，应掌握措词的分寸。
6.要善于克制自己，避免冲动
部下在反映情况时，常会由于冲动忽然批评、抱怨起某些事情，而这在客观上又是间接地在指责上司。这时，上司保持头脑冷静、清醒就十分重要了。
7.要善于利用谈话中的停顿
停顿是部下讲话中经常出现的。这停顿有两种情况：一种是故意的。它是部下为检查一下上司对他谈话的反应、意见，以引起上司作出评论而做的，这时，上司有必要给予一些一般性的插话，以鼓励部下进一步讲下去。第二种停顿是由于思维停顿引起的。这时，上司应采取反问、提示等方法使下属思路逐渐清晰，从而使谈话继续。
8.要善于利用一切谈话机会
谈话分正式和非正式两种形式，两者的差别在于一个是利用工作时间，而另一个则是利用业余时间。作为上司，也应抓住非正式谈话机会。在业余时间进行一段无主题的谈话，这是在下属无戒备的心理状态下进行的，因而哪怕是片言只语，有时也会得到意外的信息，这也是上司了解下属的另一个途径。
在听取部下讲述时，上司应适时地表示“中立”，以免对下属的讲述起引导作用。若要作评论，应掌握措词的分寸。
多倾听下属说话
曾经有人这样说：“上帝赐给我们两只耳朵和一张嘴，就是要我们多听少说。”虽然这则幽默略有牵强，但结论却是真的。保罗·蓝金曾就各行业的主管在沟通方面所花的时间进行过广泛的分析研究，发现主管人员竟有70%的时间用在沟通上。并且在沟通时间中，45%用于听，30%用于说，11%用于读，14%用于写。因此，听在沟通中的重要性不言而喻。
以下四个方面在交谈中很重要：视觉上，你看到对方说话时的表情和姿态；听觉上，你听到对方所说的话；外表上，你必须对自己的姿态进行调整以表现出对谈话的关注和对谈话者的尊重与重视；在思想上，你要对听取的信息进行认真的分类、分析，以得出有用的信息。
同时，在听的过程中应注意以下几个方面。
1.鼓励和引导下属说下去
谈话时，如果下属在谈话而管理人员不作任何表示，那么，对方可能会认为你心不在焉而中断谈话。因此，在听的过程中，管理人员应当及时作出表示，如点头赞同、重述下属观点、总结部分谈话内容、说“对”“是”等。
2.要善于听出下属的“弦”外之音
富含张力是语言的一个特点，其含义非常丰富，尤其是谈话有语言技巧或有意遮掩的人，总是话中有话，话中的“话”才是其真实用意。但是如果仅从表面来听，只能得到对方原意的一部分，甚至可能与对方原意相背。因此，在交谈中，管理人员应当通过观察对方的表情、动作，从而认真分析谈话。如此一来，谈话人的想法也就可知了。
下面这则实例是工厂实行弹性工资制后，人事部主任为了解员工意见、想法，同一车间主任小王的一段谈话：
“小王，工资制度改革了，你们怎么看？”
“没什么意见呀，我们能有什么意见呢？有些车间的工作不但比以前轻松舒服多了，报酬也增加了，这不是说明工厂的待遇提高了嘛！”
人事部主任从中听出了小王对制度的不满，因为小王说这话的时候明显有些气愤——大概是指流水线上各车间的工作量和工时定额不同，但工资又和定额挂钩，因而造成各车间之间工作量和工资不成正比；另一种可能是抱怨一车间的负荷太重。于是，他接下来的问题更加直接：“小王，你们是不是觉得收入比以前增加了？”
“收入是增加了，但是……”小王欲言又止，似有什么要说。
“那你们是不是对其他车间有看法？”
“那我就实话实说吧，实行弹性工资是好事，多劳多得，少劳少得。但是目前各车间的定额缺乏科学依据——你们计算定额是根据原来各车间的总工作量除以总人数，因此二车间人多，所以定额定得低，所以他们工作也轻松了，报酬又不会少拿。我们车间人又少，工作量又重，大家平时拼死拼活都不一定能完成定额，所以意见很大。”
在这一事例中，正是因为人事部主任听出了小王的“弦”外之音，所以才能及时地发现问题并调整问题，最终了解到他的真实想法。如果人事部主任听到小王说“没什么意见……”后就不再追问了，就不会获知真实的情况，也就不会得知工人的真实想法。
3.不要随便打断下属的谈话，过早得出结论
有些管理人员喜欢在下属谈话时打断谈话，对谈话进行评论、发表意见，这是一种不礼貌的行为，不但使下属无法充分地表达自己的意见，同时也极可能因管理人员断章取义而使结论陷入片面。
4.应随时就没听懂的地方进行询问，要不耻下问
还有一些上司在与下属谈话时会出现这样一个问题：有时明明没听懂，但限于身份、碍于面子而不去请教和提问，结果反而闹出笑话、引起误会。身为上级，应该具有不耻下问的姿态和修养，同时，这也是领导者沟通艺术的表现。
身为上级，应该具有不耻下问的姿态和修养，同时，这也是领导者沟通艺术的表现。
向下属提问的语言技巧
向下属提问也有极强的技巧性：一是要使下属愿意提供信息；二是要使下属知道管理人员需要什么信息。
具体而言，要做到以下几条。
1.简明易懂
提问必须简明，措辞要通俗易懂，少用双关语或其他容易引起歧义的语言。
2.避免过多的解释
有些人为了使下属听得明白而解释过多，但这样做会使对方因为受到轻视而感到不满，产生抵触情绪。
3.避免对结果有暗示性的提问
不要将自己的倾向在答案中透出。如：“你不认为这项新制度很好吗？”就是一个典型的暗示性问题。此时，下属可能慑于上司的威严、碍于情面而迎合他，这样的回答往往不是出自内心或并不反映实际情况。所以，上司也应当避免用说话的语气与语调、说话时的表情、动作等对所预期的答复进行暗示。