书城成功励志办公室心理学
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第7章 工作中的心理学,选对时间做对事(2)

能力,永远由责任来承载。而责任本身就是一种能力。认清责任,是为了更好地承担责任。首先要知道自己能够做什么,然后才知道自己该如何去做,最后再想我怎样才能做得更好。责任和责任感是不一样的概念。责任是对任务的一种责任和承担,而责任感则是指一个人对待任务的态度。在一个企业里面,首先应该清楚自己做些什么。只有做好自己分内的工作,才有可能再做一些别的什么。工作无小事,认真对待每一件事都算是大事,固守自己的本分和岗位,就是做出了最好的贡献。没有哪一件工作是没有意义的,每一个过程都成就了另一个过程,只有环环相扣,整体才会和谐美好。每人各就各位,努力尽责扮演好自己的角色,我们才可以顺利完成一份共同的责任。所有的成功者,他们与我们都做着同样简单的小事,唯一的区别是,他们从不认为他们所做的事是简单的小事。只要是自己的工作,就要彻底地对它负责任。职场容不得半点不负责任的人。

岗位就是责任,这既是一个备受关注的命题,也是一句响亮的口号。但是,就是这样一句看起来极其简单的话语,在企业实际运行过程中做起来却很难,我们年轻人要从走上岗位开始就有意识地培养自己,在自己的脑海深处形成“岗位就是责任”的价值观,履行好自己的岗位责任。

无论做什么工作都要能沉下心来,脚踏实地地去做。一个人把时间花在什么地方,就会在那里看到成绩,只要你的努力是持之以恒的。即使你的职业是平庸的,如果你处处抱着尽职尽责的态度去工作,也能获得个人极大的成功。如果你想做一个成功的值得上司信任的员工,你就必须尽量追求精确和完美。尽职尽责地对待自己的工作是成功者的必备素质。

世上有成就的人、有威望的人、受人尊敬的人,无一不是有强烈责任感的人,他们有着对自己、对家人、对朋友、对国家、对人类负责的责任感,才会有能力战胜困难走出自私而屹立于人群中。自感“天降大任于斯人”的人,必定会为责任而奋斗终生;心中满怀“天下兴亡匹夫有责”的人,必定会舍得为了理想而抛头颅洒热血;胸怀“科学兴国”、“实业兴国”的人,也一定会为自己的这份责任而努力奋斗……

接受责任,这是一个有理想、有抱负、有事业心的人必备的人格品质,也是一个人能在众人面前站立的基本条件。接受责任,才会成为一个对得起自己也对得起别人的人,才会走出一条永远不会后晦的人生道路。企业界一个个鲜活的实例告诉我们,只有坚持了“岗位就是责任”这一重要原则,只有动员企业中上至管理者,下至普通员工,都以承担自己的岗位责任作为自己的职场准则,我们的企业才能赢得别人的信任和赞许,我们才能化被动为主动,更好地掌握自己的命运,拓展自己的职场前途。

学会承担责任,最基本的就是要熟悉自己的工作岗位责任,明白你的工作范围。对自己工作责任内的任何事情,都要主动地去做,千万不要等领导来安排。事事都由领导来安排的员工,最终只能被淘汰。同时认清自己的责任,还有一点好处就是能够减少对责任的推诿。在责任界限模糊的时候,人们就会互相推脱责任。管理圈流行着以下这个寓言故事:

有三只老鼠想要喝油,于是相约同去。终于,它们在一户人家的厨房里找到了一个油瓶,三只老鼠商量,一只踩着一只的脑袋,轮流上去喝油。于是三只老鼠开始叠罗汉,但当最后一只老鼠刚刚爬到另外两只老鼠的脑袋上时,不知是什么原因,油瓶竞然倒了,最后,惊动了主人,三只老鼠只好四散开来,各自逃命。回到鼠窝,三只老鼠惊魂未定,它们决定开会来讨论一下此次偷油失败的真正原因。最上面的老鼠先发言,说:我没有喝到油,而且撞倒了油瓶,但这是因为下面第二只老鼠抖了一下,所以才害我撞倒了油瓶。第二只老鼠说:我发抖是因为我感觉到第三只老鼠动了一下,我才不自禁地抖动了一下。第三只老鼠说:我的确是抖了一下,因为我好像听见门外有猫的叫声……

其实,当一个人去完成一项工作时,实质上就是在履行一种契约,责任感是履行契约的必要保证,它能促使一个人不仅准确无误地去完成工作,而且能使人将工作做得比要求的还要出色,而在这种情况下,才有可能被委以重任,才会取得更大的成就。

进取心理:争取升迁机会

一个人的心胸有多大,舞台就有多大。进取心和想象力是成功的起点,也是最重要的心理资源。目光高远,时刻想着提高和进步,对升迁机会保持敏感和热情,是成功者最重要的习惯。

进取心塑造了一个人的灵魂。我们每个人所能达到的人生高度,无不始于一种内心的状态。当我们渴望有所成就的时候才会冲破限制我们的种种束缚。如果一头牛不想喝水,你无法按下它的头。而一个不想进步的员工,即使拿鞭子抽他,他也不可能有出色的表现。一个没有进取心的人,我们怎么能奢望他付出更多的努力去培养其他的良好习惯呢?

进取心是人类智慧的源泉,它就好像从一个人的灵魂里高竖在这个世界上的天线,通过它可以不断地接收和了解来自各方面的信息。它是威力最强大的引擎,是决定我们成就的标杆,是生命的活力之源。

有了进取心,我们才可以充分挖掘自己的潜能,实现人生的价值,充分享受人生的甘美。我们才能扼住命运的喉咙,把挫折当作音符谱写出人生的激情之歌。我们才能像保尔·柯察金那样在死神和病魔面前保持“不因碌碌无为而羞愧,不因虚度年华而悔恨”的从容和自信,在生命中时刻充满青春的激情和朝气。

谷歌中国前总裁李开复曾经说过:“三十年前,一个工程师梦寐以求的目标就是进入科技最领先的IBM。那时IBM对人才的定义是一个有专业知识的、埋头苦干的人。斗转星移,世界发展到今天,人们对人才的看法已逐步发生了变化。现在,很多公司所渴求的人才是积极主动、充满热情、灵活自信的人。”

钢铁大王卡内基曾经说过:“有两种人绝不会成大器,一种是非得别人要他做,否则绝不主动做事的人;另一种人则是即使别人要他做,也做不好事情的人。那些不需要别人催促,就会主动去做应做的事,而且不会半途而废的人必将成功,这种人懂得要求自己多付出一点点,而且做得比别人预期的更多。”

哪个公司都喜欢那些真正想干点事情的人。这些人往往能自觉地、积极地进行努力,并能不屈不挠地把思想付诸行动,影响和带动周围的人去工作。一个人如果进取心不足,在工作中抱应付态度,自然不会提出主动性建议,也不会去开拓工作的新局面。

企业都清楚员工的需求,也知道满足这些需求很重要,但在招聘时,他们关心的主要问题仍然会是:“这个人能为我们企业做什么?”企业所寻找的,是那种有动力和热情、能够证明自己确实为企业做出贡献的人。

《追求卓越》的作者汤姆·彼得斯被认为是当代最杰出的管理专家之一,在一次讲演中,他引用了一位咨询专家的话,他评价说,这句话可能是英语语言中最重要的话。你猜得到这句话是怎么说的吗?

这句话是:“如果你说不出你能怎样使公司受益,那你就该走人了!”

就是这句话令汤姆·彼得斯激赏。他说,这句话和我们每个人的职业生涯息息相关,影响我们的命运,决定我们的前途,对于这句话的重要性怎样高估都不过分。这就是商业社会的伦理法则。任何一个员工,都不能只是被动地等待别人告诉你应该做什么,而是应该主动去了解自己应该做什么,还能做什么,怎样精益求精,做到更好,并且认真规划它们,然后全力以赴地去完成。想想今天世界上的那些成功者,有几个是懒懒散散、等人吩咐的人?对待自己的分内之事,需要的是以一个母亲对孩子那样的责任心和爱心全力投入、不断努力。你的成果本身就是你的孩子,你的工作就是你在这个世界上存在的证明,可是扪心自问一下,你真的做到了具有像母亲那样的责任感了吗?果真能做到这一点,便没有什么目标是不能达到的。果真能做到这点,你的价值就会被发现,被重视,升迁就成了自然而然的事了。

效率心理:时间是最宝贵的财富

时间永远是最宝贵的财富,时间管理是一种很特别的技巧,在学校里面并没有专门教授这门技巧的课,但实际上你必须要学习这门技巧。否则,不管你有多么聪明,你还是不能整理好你掌握的信息,不管你工作多有经验,你还是会在工作中拖延时间。

因此,这里有10个技巧,可以帮助你更好地管理你的工作:

1.不要在收件箱中保留电子邮件

“在当今世界上最紧要的技巧就是能够快速处理和加工信息,并将其落实到行动上”,Mann说,“有一点年轻人做得很好,那就是仅仅处理事务一次,你不会看到年轻人滚动他们的邮件框来假装工作”。将电子邮件以文件夹的方式组织,如果邮件内容需要思考后才能处理,那么将其移动到任务清单中,如果邮件有参考价值,将其打印出来,如果邮件是会议通知,将其移动到日历计划中。

2.一心不可二用正常人都不可能在同一个时间内既看电视,又在即时通讯软件上聊天,又做家庭作业,一心二用是不大可能的。无论是谁,这么做都会降低工作效率。“一个20多岁的小伙子面对多项并发任务可能还能应付过来,但还是会由此带来工作效率上的损失”,Trapani说。

因此,设法避免这种情况,Kathysierra建议用户多练习关注方法以避免一心二用。

3.先做最重要的事情Trapani管这叫“早上的一次冲刺”,当她早上开始工作的时候,她会检查自己所有的电子邮件,并花一个小时的时间整理出待办事项的优先级,这是一个很不错的工作方法,因为即使你不能在一个小时内做完所有事情,当你一旦开始工作的时候你会感觉更轻松。

她还指出,这项处理最好能在前一天的晚上做完,这样,当你在早上开始工作的时候,你已经知道了今天最重要的任务是哪些了。

4.在固定的时间处理电子邮件“来一封邮件就立刻阅读并进行答复并不是一个高效的工作方式,因为有人能立刻联络你并不意味着你必须立即回应他,”DanMarkovitz说,“人们需要的是一个明确的回应,而不是一个快速的回应。”只要人们知道等待一个答案需要时间,并且他们知道在紧急状况下如何能联系到你,那么大多数类型的电子邮件,你就只需要一天处理几次即可。

5.组织整理好网站地址使用类似del.icio.us的网络书签服务来跟踪网站,而不要随手记录到一个地方,你要是想把它做为参考依据,那么就要将这些网址全部保存到一个地方,这样你就可以很方便地搜索和分享。

6.了解最佳工作状态的时间工业设计师JeffBeene在做咨询工作,所以他在一天的任何时间都可以做事情,但是他说:“我制订工作计划的时间是在早晨,因为那时我最富有工作效率。”每个人都有一个最佳的工作时间,你可以通过监控自己过去一段时间的工作效率的方法来找到自己的最佳工作时间,然后你需要管理好自己的工作进度,以便让你在最佳时间内做最重要的工作。

7.加快打字速度如果你整天都在电脑前工作,那么打字速度就会变成一个工作效率问题。“在每天中,为了查询信息,人们都要进行数十次的Google搜索”,Trapani说,“那么这将打多少字呢?你能不能将其减少一些呢?如果每分钟能节省十秒种,那么经过一段时间,你将节省很多时间。”

8.万事开头难,先从简单的工作入手“我们的问题并不是如何结束这个项目,而是在于如何开始这个项目。”Mann的建议是“先做简单的事情”。Beene知道这里的关键所在,他说:“我总是尝试将项目分成几部分,这样我就可以逐个完成,各个击破。”

9.每天都整理工作任务清单如果你不知道你应该做的事情,你怎么可能管理好你的时间呢?有些人喜欢将工作任务清单写在纸上,因为这些清单对每个项目任务都是一个承诺,直到项目结束。另外一些人喜欢使用软件来将其分割为待办事项以便于管理。

10.敢于放慢速度记住,一个好的时间管理者实际上对于某些事情的处理可能会比一个坏的时间管理者要慢。例如,有人在处理高优先级的任务时,可能会不回复自己收到的电子邮件。就像Markovitz说的那样,“很显然还有比处理电子邮件更重要的任务要做,通过直觉,我们就能知道这一点,我们现在要做的,就是认识到处理一项工作(评估其来源以及如何处理)并将工作进行规划,也是非常关键的任务。”

效率好、生产力高的人,懂得不断地寻找各种方法克服混乱、全心处理重要工作、精简文书作业、避免浪费时间,并且妥善管理各项项目。学着使用这些提高效率、节约时间的方法,能够让办公室的你灵活又有效率。

出众心理:细节让你出类拔萃

每个人都想出众,可是实现的道路却又显得十分的漫长,甚至让人觉迷茫,其实让你能够出类拔萃的却往往是对细节的注重。

细节是成功过程中十分重要的一件事,来不得半点马虎,每一个小细都可能决定你的输赢。有一个刚从日本回国的中国人,他打算在自己所在的城市开一家日本料理店。他对城市进行了详细地调查分析,选定了五个合适的地址。之后,又请了调查公司进行详细地调查、预测,并加以对比分析,终于初步拟定了地点。

地址确定之后,他依据自己预先的想法和设计,对房屋进行装修,甚至关注到了几百米远的街道。装修进行得一丝不苟,门厅、走廊,甚至是卫生间的每一个角落他都考虑到了,稍有不合适的地方,他都要求重新来过。朋友都觉得惊奇,在国内时那么粗心的一个人,何以变得这样认真细致。装修进行了很长时间,朋友们甚至开始厌烦了,怎么会变成了这样婆婆妈妈的一个人,要是别人,早就开店挣钱了。装修结束,所有的人进去,第一感觉是舒服,第二感觉还是舒服,一切似乎已经无可挑剔:你想到的,他全想到了,你想不到的,他也想到了。

然而,令人不解的是,他仍然没有开业。他说:“还要进行一个星期的试验。这一周之内,你们可以随便来,全部免费,但是有一个条件,你们吃完了都要给我提一条意见。因为我在日本做过调查,前十天进入一家店的顾客往往会成为你的长期顾客。而一旦他们发现问题,便再也不会来了。同时,你只有一次机会,因为顾客只给你一次机会,你只要骗他们一次,他们就再也不会和你交往了。不能等到顾客来帮你发现问题。”