书城励志生活工作好口才
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第16章 接打电话时的好口才(2)

同学、朋友之间的流行语,仅限于在那个层次的人中使用,一旦踏进工作场所,无论是当面交谈或是电话交谈,流行语都应该靠边。

在电话中谈话要尽可能地简短,因为电话同时只能容两个人谈话,在你跟这个人说话的时候,可能另一个朋友打电话找你老打不通,甚至,会耽误很重要的事情。所以,只有在必要的时候才打电话,在打电话的时候,只讲重要的事情,这也是我们应该注意的要点。

电话交谈语气要谦和

电话交谈,无论是什么人,都希望有一个谦和的沟通氛围、轻松的沟通话题,只有这样,才能从中获得交谈的好心情。要想达到这一效果,除了交谈的内容以外,交谈的语气和敬语的使用也是至关重要的。

小张是某公司的业务员,一次经理让他给另外一家公司的郑经理打电话联系一笔生意,没想到小张打完电话后立即去找经理说:“那个郑经理,好不客气哦……我都有些不敢给他再打电话了。”经理没办法,只好对小张说:“你就别再打电话,专门去公司找郑经理面谈吧。”

出人意料的是,那笔生意没过多久就谈成了。

后来经理才知道,原来郑经理接电话的时候,一开口便是:“什么事?”然后不是“嗯”就是“喔”的,一句客气话也没有,让人觉得很难和他沟通。

其实,郑经理是一个比较爽快的人,只是接电话时的语气硬了些,别人就以为他不高兴。若是和他当面谈,就会觉得他和在电话中交谈的郑经理是判若两人了。看起来,使用电话交谈是要讲究方式的。

虽然有的人在交谈程度上或许会稍有差异,这当然无伤大雅,但确实也有人会像郑经理那样,不大注意自己打电话时的语气,以致伤了朋友间的和气。

那么,使用电话交谈时,我们应该运用怎样的交谈语气呢?

首先,要记住,电话交谈是相互间看不见对方的,因此,它与面对面的交谈方式有很大的不同,任何表情或动作都不能替代电话交谈时的语言沟通。

声音是先天决定了的,但是,说话的语气却是后天锻炼出来的,因此,电话中语气的表达,常常决定你留给对方的印象。

在今天的日常生活中,人与人之间的沟通很大程度上是靠电话来维系,因此,在用电话与人交谈时,应该想到语气要比当面交谈时更为谦和才对。

“您好,请问您找谁……”“对不起,在百忙之中耽搁您的时间。”“真不好意思,请您再给我几分钟时间。”“对不起,那我就照实说了……”“麻烦您真不好意思,谢谢,谢谢!”“拜托您了,请多多关照。”

不知你在打电话的时候,是不是经常引用以上的惯用语?

电话沟通的最大优点,就是它可以快捷地传递双方的意见。因此,简洁的交谈语言,是电话沟通时不可或缺的,而礼貌用语,则是电话沟通中重要一项。同时,在叙事之前,先用习惯语表明自己大概需要的通话时间,可以给对方一个时间上的概念,以便适度掌握,迅速切磋。

在使用电话交谈时,很有必要用一些惯用语。这些惯用语,有的可以节省时间,还有的则能使对方感觉到你是一个谦和之人,因而对你产生良好的印象。温和谦虚,合宜得当的尊敬语,就像一把钥匙,能够助你开启对方的心扉。

中华民族是礼仪之邦,以礼待人是我们民族的传统美德。因此,把“您”、“请”、“谢谢”、“不好意思”、“麻烦您”等尊敬语用在电话沟通的交谈之中,是我们每一个使用电话的人应该具备的最起码的礼仪。

有人会认为,打电话不必拘泥于非使用尊敬语,有时候,用称兄道弟的说话方式进行电话交谈,往往能拉近彼此间的距离,让对方更觉得有一种亲切感。的确,对彼此相当了解的好朋友,这种交谈方式或许有其优势,但大多数时候,特别是在生意场合,对方都是场面上认识的陌生人,如果你称兄道弟,会给人过于随便的感觉,对方甚至会觉得你不够尊重他。

当然,对平时说话比较随便的人来说,要他们在打电话时把敬语很自然的挂在口中似乎不太容易,因为平时不常用,说起来就觉得别扭。因此,打电话时是否要使用敬语还要根据通话对象的身份、习惯以及与你的关系而定,不可一概而论。

在电话里交谈也应该带表情

现在人们利用电话交谈的机会越来越多了。面对面的交谈,有表情、有手势,能更明晰地表达我们的思想、情感。可是,通过电话来交谈,只有靠语言了。因此,在电话中说话一定要讲究说话的艺术。

人们往往以为,在电话里与对方讲话,谁也看不见谁,讲起话来就不注意带表情、带动作。电话是机械,我们拿起电话的时候,我们面对的是机械,因此,我们打电话的时候,受这种物质条件的影响,我们自己往往也会机械化起来了。

其实这是不对的。在电话里与对方说话也应该带表情,激动时还可以带上动作,因为你没有表情时讲出来的话往往是干涩而没有感情的,对方一听就能想象出来。对方想象到你毫无表情地与他谈话,心里也就没有热情了,这样就中断或阻隔了两人的感情交流,没有感情上的共鸣,语言的交流也就没有多大意义了。

如果你现在不高兴或正在思考一个难题,你很不乐意有人来打搅你,可此时突然有你的电话,那你在接过电话之前,一定要稳定一下情绪,使自己高兴起来,不要把自己烦恼和不高兴传染给对方,更不能因对方在不合适的时候打来电话而生气、发怒。因为对方打电话时不知道你在干什么,他打电话或许是为了让你高兴,或是为了告诉一件很重要的事。你若一说话就带出一股不欢迎或不耐烦的情绪来,对方马上就会感觉到,他会很扫兴,想说的也就不说了。

当然,也不排除,有些时候对方是不可能从他的电话中看见我们的微笑的。也许我们真是很诚恳、很热情地在微笑呢,可是对方从电话中听到我们的声音也许是平淡的、呆板的,甚至是不愉快的。

所以,我们打电话时第一件事,就是用声调,表达出你的友善的微笑来。正是因为对方不能从电话中看见你的笑容,所以你的声调就要负起全部的责任来,你的声调要充满笑意,比平时高兴的时候更多的笑意。

你的声调有笑意吗?有温暖吗?你自己对照一下吧。若没有,你就得加以训练,直到你能将你的友好与真诚灌进你的声调中去。

此外,使用电话交谈,声音是你唯一的使者。所以,传到电话那端的必须是一个清晰、生动、中肯、让人感兴趣的声音,首先音量要适中,更要注意发音和咬字要准确。

一般人在打电话时喜欢加大音量,尤其是在打长途电话时,非得大喊大叫不可,好像因为距离远,怕对方听不清。电话是一个很现代化的通讯工具,是很敏感的,你完全没有必要大喊大叫。因为你大喊大叫时,对方听了会极不舒服,但又不好意思让你声音小点,只好在那里受罪。当你大喊大叫时,还会影响到其他人的工作,也是极不礼貌的。所以说,不论是多远的长途电话都不要大喊大叫,都要想着你现在是对着对方的耳朵说话。当然如果电话里有杂音或者其他毛病,对方听不清楚,他会告诉你声音大点,你可以适当加大音量。