书城管理用制度管人,按规章办事
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第9章 制度设置要严谨,切忌朝令夕改(1)

公司出台制度是一项严肃的事情,最忌讳的是将制度当儿戏,今天出台,明天推翻、更改。因为这样会让员工摸不着头脑,还整天忙着收拾制度留下的残局。管理者一定要明白,制度的朝令夕改会影响企业的向心力和凝聚力,会使员工对企业失去信心,让员工觉得茫然,从而失去工作干劲,没有成就感。所以,制度设置一定要严谨。

制度朝令夕改,员工就会找不着北

在企业管理中,有一种管理者经常令员工们苦不堪言。他们出台规定,朝令夕改,今天这样规定,明天那样调整,整来整去,整得员工不知所云。结果,员工怎么做也不符合他们的要求,员工感到非常受打击。

有个年轻人在一家公司担任经理助理一职,但是他工作得很不开心。理由是,他很怕见到老板,不知道怎么工作是对的。他说,老板经常不停地改变想法,出台各种规章制度,让他无所适从。老板经常说的话是“你这样做不行”、“你把那个通知追回来”、“准备修改一下原来的方案”等等。

还有一家规模不小的公司,在管理上也出现了朝令夕改的问题。公司一切都看老板娘的心情,老板娘今天开心,出台一项福利制度;可是明天却予以否认,或说忘记了,或说昨天出台的制度没有细想,还要具体思考一下。然而,当你没有按照制度执行时,她却突然间想起某项制度,大声质问你的不对。

曾经有一次,公司要出台员工绩效考核制度,但是这项制度前前后后改了五六次,到最后还是没有确定。或许是因为这些原因,公司的员工频繁流动,今天招来30名员工,一个星期后,可以炒掉29名员工。

管理者在出台制度、下达命令时朝令夕改,会让员工摸不着头脑,无法应对工作,整天忙着收拾残局。在这样的企业员工不可能快乐,因为他们工作起来没有积极性,没有成就感。这样的企业也是没有希望的,因为它缺乏向心力和凝聚力,管理者彻底失去了员工的信任。所以,企业管理者要认识到朝令夕改的危害性,改变这种不良的管理习惯。

在制定制度时,管理者要考虑到客观情况的变化,要前瞻性、全局性地看待实际情况。尽可能制定多种制度方案,慎重地从中选出最佳的一个方案,以保证制度经得起客观实际的考验,即使遇到一些突发性事件,也不至于大幅度地调整制度。

制定制度是为了真正能够解决实际问题,如果制度对解决实际问题没有任何帮助,比如制度空洞无物、过于抽象,让人无所适从,或者制度要求过于严格、目标太高,让人无法达到等,这样的制度都是没有意义的制度。因此,在制定制度时,要从实际出发,结合企业的具体目标,站在全局的高度,把握制度的具体性和可行性。

有些企业花了很长时间制定了详细的制度,但就是执行不下去。为什么呢?这与制度缺乏民主性和人性化有很大的关系。要知道,如果只有生硬的制度,却没有体现出人性化,员工没有明确制度出台的动机和细则,往往会产生排斥和不认同的心理。因此,在制定制度前期,应多与员工交流,听取员工的意见,并在制度中附上明确的考核体系和奖惩标准,这样的制度才会产生约束力和激励性,才容易被员工有效地贯彻执行。

制度设置要抓重点,要简洁、明确

不少公司的制度文本拿出来一大叠,厚得像一本书,翻开内文,细细一看,里面啰唆的内容一大堆。原本一句话可以说清楚的内容,硬生生地扩展成一段话,好像写得“丰满”就意味着制度完善一样,好像上面的字越多,制度所反映的问题越全面一样。

其实,真正好的制度,并不是越复杂、条款越多越好,而是针对一定的问题,把该考虑到的方面考虑到,避免有些“坏”员工钻了制度的空子。与此同时,制度的表述应简洁、明确、言简意赅,让大家看得明白,容易执行。

说到容易执行,我们就不得不提制度的另一个极端,那就是过于简单,过于模糊笼统,没有具体的执行标准。举个例子:

某公司员工上班迟到现象屡见不鲜,有时候甚至过了9点,只有两三个员工准时坐在电脑前办公,多数员工没到公司。十分钟之后,那些迟到的员工手里提着早餐,三三两两、陆陆续续地来到公司,然后大家打开电脑、聊着天、吃着早餐、看着新闻,这么一折腾,时间差不多到了10点,原本3个小时的上班时间,仅剩2个小时。

有几次,公司领导来到公司,发现很多员工没来,于是意识到要解决这个问题。一天,他开会时宣布:“大家注意了,为了提高工作效率,以后上班不要迟到了。”就这么一句话管用吗?当然不管用,这句话说出来等于没说。因为这项规定没有监管的负责人,没有任何惩处措施。

果然,那些习惯了迟到的员工,除了在会议的第二天做了做样子早到之外,过后又和往常一样了,他们继续发扬着上班迟到的“工作作风”……

在这个案例中,领导者针对具体的问题——员工上班迟到频繁的现象,做了一个规定:“以后上班不要迟到了。”这个规定抓住了迟到问题,但是没有提出具体、明确的要求和处理措施,也没有指定具体的监管人,因此,这项规定流于形式,如风中的一团烟雾很快就烟消云散了。如果该规定明确指出,上班以后迟到多少分钟,要扣发多少钱;考勤制度由谁来具体负责监督实施等,那么效果就会大不一样了。

现实中,公司在制定制度的时候,发生这种舍本逐末、表述繁冗或过于笼统、不够明确的现象是非常普遍的。制度的出台,是为了让公司全体成员执行,如果制度条文太累赘,就会削弱制度的威信。比如,有一家纺织厂的《安全守则》中,有这样一条:“公司厂区内不得燃放可燃性或容易导致燃烧的器具。”这句话就不够简明,不易被人理解,其实这句话的意思就是——厂区之内,严禁烟火。

明确告诉员工制度的前因后果,让他明白该怎么做

在企业管理中,有一个常见的问题:企业制定了某项制度,员工却不乐意执行或执行不力。管理者感到不解,认为员工公然违反制度,是挑衅制度的威严,于是严厉地处罚员工。按理来说,员工不遵守制度,受到处罚是应该的,但是在没有搞清楚员工为何不遵守制度的情况下,贸然地处理员工,未免显得操之过急。

有一家公司的行政主管在某一天出台了一个规定:按照座位的顺序,大家轮流打扫公司的卫生,每个人值日一周,每周一、三、五这三天打扫卫生。然而,行政主管嘴上却说:女生可以不用打扫卫生。但奇怪的是,在公告栏的值日表上,女生们的名字清楚地写在上面。

行政主管为什么规定女生不用打扫卫生呢?男同事们不得而知,大家私底下犯嘀咕:难道行政主管有意偏袒女同事?若真是这样,那就不公平了。女同事相对于男同事虽然弱势了一点,但不至于弱到不用打扫卫生。

这项制度出台之后,执行情况并不好,时常有同事“不值日”。当然,并非他们故意不值日,而是因为行政主管言行不一致,让大家感觉规则混乱了。他嘴上说女同事可以不值日,为什么又在公告栏的值日表中把女生排上呢?大家在轮流值日时,到底该跳过女生,还是应该把女生算进去呢?

一个很简单的事情,因为一个糟糕的制度规定,导致事情变得复杂,导致公司卫生状况没有保障。由此可见,糟糕的制度会让员工变糟糕,让大家的执行力变得糟糕。试问,如何才能避免案例中的问题呢?其实,最简单的做法是,在出台制度之前,明确地告诉员工制定这项制度的原因和动机,让员工明白该怎么去遵守。

回归到上面的案例,如果行政主管在出台制度之前,和大家进行简单的商议,向大家说明情况:之所以提议女生不值日,是因为值日的工程量“浩大”,女生体力有限,应付不过来。因此,出于照顾女生的考虑,不让她们值日。然后询问大家对此是否有异议?如果大家没有异议,那么在值日表中,就不应该将女同事排进去,以免男同事产生误解,认为女生应该按值日表上的规定去轮换值日。

如果大家有异议,要鼓励大家说出来,然后在民主协商的前提下修改这个制度,比如,为了公平起见,可以让两个女同事合为一个值日小组,和男同事进入轮换,这样很好地兼顾了公平原则与照顾女同事的原则。当行政主管做到这些时,可以说,他已经做得足够好了。这样既能让大家感受到尊重,又能让大家明白制度的前因后果,便于更好地执行到位。

防微杜渐,把好“入口关”

菲利普·津巴多美国斯坦福大学的一位心理学家,他因曾经做过一项著名的实验而被广为人知。实验是这样的:

他找来两辆一模一样的汽车,一辆停放在清洁的社区,一辆停在杂乱的街道上,而且将其招牌摘下来,并且将车窗的玻璃打破。结果,这辆车在当天就被偷走了,而停在社区里的那辆汽车,一个星期了依然停在那里。后来,他用锤子把这辆车的玻璃敲破,结果,仅过了几个小时,它就不见了。

津巴多的实验告诉人们,如果有人打坏了窗户玻璃,而这扇窗户得不到及时的维修,别人就可能受到某些暗示性的纵容,而去打烂更多的窗户玻璃。时间一长,这些破窗户就会给人一种无序感。结果,在这种公众的麻木不仁中,犯罪就很容易滋生,这就是著名的“破窗理论”。

在企业管理中,破窗理论所揭示的现象也经常发生。比如,公司制定了一项制度,有一名员工没有遵守,但是他没有得到相应的处罚,结果,第二个员工、第三个员工、第四个员工也违反了该制度,也没有得到相应的处罚,到最后这项制度就失去了意义,公司陷入到一种无序中。

破窗理论对企业管理者来说,有很大的启示作用。一方面,管理者应该做到防微杜渐,让制度本身满足科学合理性,尽量让公司的每一项制度都接近完美。另一方面,当员工违反制度时,一定要严肃地处理。这就如同发现窗户玻璃破了之后,立即修复玻璃一样。

当然,最重要的是,防微杜渐还需从源头做起,什么是源头呢?企业员工才是源头。如果企业管理者一开始就严把“入口关”,严格企业招聘标准,尽可能选拔品德好的员工,那么后面的管理工作就会轻松许多。品德好的员工,其工作态度、自觉性以及对公司制度的遵守都会做得相对比较好,这样管理他们的时候,就会减少很多问题。

怎样才能招聘品德好的员工呢?微软公司项目主管莎侬·彼得斯说:“我们寻找那些有潜力的人才,因此在面试过程中我们将应聘人员置于一种真实的工作情景中。”也就是说,借助模拟真实的工作情景组成评估小组,则可以挑选出最佳人才。

把人才招聘到公司之后,还要加强员工的素质培训。具体的培训内容,公司可以根据具体情况来定,但无论培训什么,有一点内容是不能少的,那就是给员工上一堂规章制度课,明确地告诉员工:“今后一定要遵守制度,照章办事,凡是违反制度的,公司绝不心慈手软。”员工听不听是他们自己的事,遵守不遵守公司的制度也是他们自己的事,但是一旦他们违反了制度,惩罚不惩罚则是公司管理者的事,管理者有这个权力。做到了这点,才能防微杜渐。

不合理的调动,对双方都是一种折磨

在企业内部,每位员工都有自己擅长的领域,也都有明显的劣势。管理者在进行人员调动时,一定要充分考虑个体的差异性。一旦调动不合理,不仅不能提高工作效率,反而会伤害员工的工作积极性。

不合理的工作调动,对管理者和员工都是一种折磨,事实上,任何一个人放对了地方都是好员工,但如果分配错了部门,自然难以有好结果。作为管理者,为下属安排工作职位时要谨慎,尽量避免工作分配以及调动的不合理,只有这样才能避免人才给企业拉后腿。

约翰是一家大型销售公司的总经理,他手下有一个年轻的伙计,销售能力很强,工作也很卖力,对待顾客也十分费心。他在销售上的出色表现不仅为他自己挣了很多钱,也给公司带来了丰厚的收益。这样的人才怎么可能不受重用呢?于是,约翰破格提拔他升任销售经理一职,并把12个人的销售团队交给他管理。

最初的一年,年轻人干得还算不错,但很快,他便经常迟到,销售业绩也开始大幅度下滑,底下的员工们对他的意见很大。所以,约翰专门找了一个时间约他谈话。经过详细的了解,约翰才意识到自己犯了一个多么严重的错误,升任他为销售经理的调动根本就是不合理的。

这位年轻员工最讨厌做的就是案头工作,升任经理后,他有了更响亮的头衔,工资高了,还有了专车,但那些令他讨厌的文件却堆积如山,会议更是没完没了。得知了这一切后,约翰毫不犹豫地给对方提了薪,并给他分了一间更大的办公室,并保留了专车,因为好的销售员是可遇而不可求的。事实证明,约翰的决定是极其正确的,如今这位年轻员工赚得更多,也为公司赚了很多钱。

永远都不要把员工调到他们不喜欢的岗位上去,有时候提拔升职,也不见得就一定是好事。所以不管是升职还是工作调动,都要提前征求一下对方的意见,看看对方是否愿意接受。只有充分顾及到下属的意愿,才能避免不合理的人事安排,彻底走出“对看两相厌”的尴尬局面。

制订规章制度,要让大家参与其中

在很多企业,规章制度往往由几个领导者来制定,普通员工根本没有机会参与,这种做法最常见的危害就是,领导者对实际问题不了解,制定的制度不切合实际,而且不利于员工理解制度、执行制度。因此,聪明的管理者往往不会独断专行地关门造制度,而是想办法让大家参与到制度的制定中来,参考大家的意见和建议。

日本丰田汽车公司十分重视员工的意见和建议,他们经常鼓励员工发表意见,参与到公司的管理中来。公司的总厂与分厂加起来,设置了多达130个的意见箱,还为员工准备了提意见的专用纸。每个月,公司的管理者都会打开箱子一到三次,如果员工的建议得到采纳,员工将会得到相应的奖励。

自从实施了这种管理办法之后,仅1980年,员工就提出了859000条建议,比前一年增长50%,其中93%的建议被采纳,由此给员工的奖金多达9亿日元。据统计,丰田公司实行这一制度后,在30多年间收到过400多万条的建议,平均每个员工提建议接近100条。在员工普遍参与的管理模式下,公司的制度得到了大家很好的执行,公司也一路高奏凯歌,不断走向新的发展高度。

充分听取员工的意见和建议,既可以获得一种智慧,便于制定出更加科学合理的制度,又可以对员工表达重视,调动员工的积极性,使员工更好地遵守制度。试想一下,当员工发现一项制度中有自己的思想智慧时,他会引以为豪,并认真执行制度。因此,管理者在制定企业制度时,一定要重视员工的意见和建议,努力调动员工的参与意识。