书城管理用制度管人,按规章办事
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第8章 公事公办:别让制度成花瓶(3)

不要让制度隔靴掻痒

公司出现某些问题,就要针对这些问题,制定相应的制度,以便解决问题。可是,有些管理者制定的制度针对性不强,或制度规定不恰当,无法到位地解决问题,这是很多企业管理的现状。下面,我们不妨来看一个案例:

某公司发现公司员工创新意识不够,认为这是他们不思进取、平时不学习导致的,于是硬性规定员工每天上班第一件事:看书看报。时间段为9:00—9:30,如果谁在该时段内不阅读,就会被处以50元的罚款。

看什么样的书,看什么类型的报纸呢?对此公司并没有规定,公司领导只表示,不看娱乐、体育类的图书和报纸都行。公司为什么这么规定呢?因为这是一家图书出版公司,领导者认为员工通过看书看报可以增加知识,了解社会动态、关注民生民情,有助于从中发现策划灵感。

制度虽然执行了,但是却没见到什么效果,反而大家每天都要耽误30分钟的工作时间,这让很多工作积极的员工很不满。他们认为,这项制度无法解决大家没有创新意识这个问题,因为了解社会动态的方式太多太多,在如今这个网络社会,网上新闻多如牛毛,上网看新闻比从图书和报纸上看新闻能了解更多的信息,为什么一定要求看书看报呢?

看了这案例,很容易让人想到“隔靴搔痒”成语,脚痒了,却隔着靴子去挠,能缓解痒的感觉吗?又容易让人想到“望梅止渴”这个成语,口渴了,看一眼杨梅,就能解渴吗?两个答案都是否定的,那不过是一种心理安慰,不过是在敷衍自己。

以上面的案例来说,员工缺乏创新意识,这是很多原因造成的,单单将其原因归结为知识水平不够、了解社会信息较少,恐怕有失偏颇吧!这与隔靴搔痒有何区别呢?事实上,员工创新意识不够,很大程度上是因为根本没有创新意识,或者不知道从什么方面来创新,对员工进行这两项进行培训,才是真正要解决的问题。

上面的案例提醒我们,针对实际问题制定制度时,千万不要隔靴搔痒。否则,制度制定了,不能解决具体问题,还会让员工感觉别扭,甚至是不满。正确的走法是抓住重点,抓住主要矛盾。对于细枝末节,还是少一些规定好。否则,既不便于员工记忆制度规定,也不便于执行。员工可能稀里糊涂,不知公司的葫芦里卖的是什么药,执行起来也容易走样。

杜绝“上有政策,下有对策”的歪风

常听人说:“上有政策,下有对策。”还有人说:“道高一尺,魔高一丈。”这两句话共同表达了一个观点,那就是:不管你怎么做,别人都有办法应对。把这两句话放在公司管理上来,管理者一定会深感无奈,因为很多企业里都盛行“上有政策,下有对策”的歪风。

某公司为了保证员工的工作时间,严肃工作纪律,制定了严格的考勤制度。公司规定,员工上下班都必须打卡,如果有人迟到或早退,就要受到相应的处罚,而处罚的方式往往以罚款为主。

制度推出之后,人力资源主管就发现员工之间存在相互代为打卡的现象,因为他发现有的员工明明上班时间过了之后才来到公司,可是考勤上明明记录该员工已经打过卡。苦于没有证据抓住员工代为打卡,人力资源主管也很无奈。当他把这一情况反映给上级时,上级领导让他每天来早一点,站在旁边监督员工打卡。

不久之后,人力资源主管又发现了问题,每次他站在打卡机旁边监督时,总有员工主动和他搭讪,甚至有人故意叫他帮忙,把他的注意力引开。顾于同事间的情面,他也不好意思拆穿。后来,公司安装了一部指纹打卡机,希望从源头上刹住代为打卡的歪风。

可是问题又来了,自从推行指纹打卡的方式记考勤,员工迟到的现象并未减少。为什么呢?因为有些员工往往因为迟到一两分钟,就被记录迟到,这让他们很沮丧。有时候他们因为迟到这件小事,可能影响一整天的工作情绪。有些员工还会因迟到被罚款而抱怨,认为公司的制度缺乏人性化。

为什么上有政策,下有对策呢?这一方面说明员工聪明,另一方面往往说明制度本身存在缺陷和漏洞。当然,关键还是制度本身有问题。假如制度没问题,员工再聪明也找不到空子钻。以上面的案例为例,公司的考勤制度确实少了点人情味。

首先,制度规定,但凡迟到就要罚款,这太过严格。在迟到早退方面,公司没有给员工任何宽容,假设允许员工迟到三次,超出三次,再处以罚款,也许会更得人心。其次,制度规定迟到了罚款,但是如果员工每个月都全勤,有没有奖励呢?案例中没有提到,“只罚不奖”有失公平,员工自然会有不满。

比如,有个公司规定,出纳人员、业务员如果因工作需要而迟到,可以不计迟到。如,出纳要去银行取钱、存钱,业务员要见客户。有一次,出纳给人事部管理考勤的主管打电话,说:“我今天上午要去银行,会晚些到公司,不要给我记迟到哦。”可让人不解的是,出纳员居然准时来到了公司,人事主管问他怎么没去银行,他却说:“去银行早去晚去都可以,不着急。”

这个案例和上面的案例都说明了一个问题:制度有漏洞,员工就会很自然地钻空子逃避制度的处罚。管理者一定要认识到,虽然大多数员工是敬业的,愿意遵守制度,会认真对待工作的。但人性是有弱点的,是有劣性的。要想防备人性的劣性,最好的办法就是制定科学合理的制度,保证制度本身没有问题,没有漏洞,让制度深得人心,这样员工就不会再去钻制度的空子了。

制度面前,谁都没有特权

在某大型国有企业生产车间门口,门卫提醒前来参观的人员戴好安全帽,但是却被一人恶狠狠地瞪了一眼,对方气冲冲地说:“懂不懂规矩,没看到领导来视察吗?”门卫赶紧低头认错,赔着笑脸说:“对不起,对不起。”

现实中,这种现象经常在我们身边发生,它折射出一种特权思想,那就是领导者和普通员工享受的待遇是不一样的,公司的制度是为员工制定的,员工必须遵守,领导者可以超脱于制度之外,可以“为所欲为”。这种风气的可怕之处在于,让员工感受不到平等,感受不到企业的尊重,也感受不到制度的威严。员工遵守制度,那不过是处于“寄人篱下,不得不为”的无奈之举。

而真正英明的领导者,肯定不会让自己超脱于制度之外,相反,他们往往还会主动做表率去遵守制度。如果有人对他说:“你是领导,这个制度不适用于你。”他们会很生气地责怪别人,比如,在杜邦公司就曾发生过类似的事情。

有一次,杜邦公司的主管Frank先生陪同一名外企的安全员来公司生产现场参观。走到总装车间门前,尽管陪同人员热情邀请,但Frank先生还是停下了脚步,他主动问工作人员:“我们没有戴安全帽和护目镜能进去吗?”

得到的回答是“可以”,Frank先生问:“可是门上清楚地标着‘进入者必须戴安全帽和护目镜’,这怎么解释呢?”工作人员说:“那是针对操作员工的。”正当大家准备进入时,有人一经发现Frank先生已经戴好了安全帽和护目镜。

“那是针对操作员工的。”这是一句耐人寻味的话,但是Frank先生没有因为自己是领导者就“破例”,他戴好了安全帽呵护目镜,做了公司制度规定的事情。Frank先生的做法告诉我们,制度面前,人人都是员工,没有等级之分。他的做法也告诉我们,管理者要强化自主管理的意识,要先管好自己,才可能管好员工。

美国著名的IBM公司也十分注重这一点,公司创始人老汤姆·沃森认为,企业的最高管理者往往会犯一种严重的错误,那就是对自己和对员工采取双重标准。当自己或其他管理人员违反了公司制度时,他们在处理的时候往往比较宽容,而对员工所犯的错误则严厉处理。这种做法会造成很坏的影响,你应该毫不留情地把这类管理人员开除。

老沃森的观点强调了制度面前没有特权,也不能有特权。的确如此,在公司里,条令条令,条条是令。领导者只有放下架子,少一些特权思想,少一些“自我”,才能用一颗平常心,从内心深处去认真地对待制度,这样才能体现出制度的平等性、公平性和严肃性。