书城管理用制度管人,按规章办事
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第10章 制度设置要严谨,切忌朝令夕改(2)

管理者要让员工感觉到自己是公司的主人,比如,针对某一问题管理者打算制定相应的制度,可以把大家召集起来,询问大家的意见和想法:“如果大家有什么想法,可以在未来三天之内与我交流,可以发邮件,也可以写纸条。”

当员工提出自己的意见时,无论管理者是否采纳,都应该心怀感激地肯定他们积极献计献策。如果管理者决定不采纳,请说明原因,切不可不了了之,否则,员工可能会有一种被忽视的感觉。对于被采纳的意见,公司可以相关的奖励制度,哪怕只奖励一毛钱,也是对员工的最好肯定。

让规章制度与时俱进

曾在报纸上看到这样一则新闻:

沈阳军区某师某连队的一级士官李强因熄灯后在电脑室“打游戏”被机关通报批评。但李强的上级干部却找到机关人员说情:“小李当时不是打游戏,而是承担网上模拟对抗训练教学示范任务在‘备课’。”为此,他还拿出新编修的《军事训练与考核大纲》,翻开“开展网上模拟对抗训练”等条款作为依据。

未曾想到,机关人员也拿出一本材料——《网络终端管理使用规定》,翻开材料内文,指着一条念到:“禁止利用网络室、学习室的电脑玩游戏……”只不过,他拿的材料是5年前的规定。小李的上司与机关人员各执己见,争执不休,一时间激起千层浪。

后来,该连队的上级部门在调查中发现,部队现行的《网络终端管理使用规定》、《军事训练尖子评比细则》等多本规章制度都是几年前制定的,而其中的一些条款被沿用多年,与当前的时代需要不相适应。于是,上级部门立即派相关人员对这些过时的条令、款项进行了修改。

类似的现象还有不少,据报载:2007年1月19日,青岛一名三年级的女生被火车撞死,当时女孩的父母仅得到600元的赔偿。铁路部门赔偿的依据是1979年颁布的暂行规定,但问题是这一“暂行规定”已经暂行了28年,在这28年间,没有得到更新和调整。这一案例引起了社会各界的深刻反思,也值得我们企业的管理者去反思:为什么规章制度不能与时俱进呢?

企业管理者一定要认识到,在过去制度的基础上补充、完善,建立更符合当下的规章制度,这样才能保证企业更好地向前发展。

制订制度不可墨守成规

每一项制度的出台,都是着眼于当时企业存在的问题。当该问题解决了,当新的问题出现时,原来的制度很可能就失去作用了。因此,聪明的管理者应该不断调整制度,千万不可墨守成规。如果用几百年前的方法去管理现在的企业,那企业只能走向灭亡。

艾柯卡是美国著名的企业管理专家,当年他在福特公司担任总经理时,积极要求创新,大刀阔斧地改革企业制度,但由于福特公司的总裁小福特思想保守,墨守成规,两人在经营和管理的理念上存在不可调和的冲突,最终,艾柯卡离开福特。

福特公司在小福特保守的思想的统治下,公司业绩在70年代末80年代初步步下滑,最后滑落到亏损的边缘。而艾柯卡离开福特公司之后,进入了克莱斯勒公司担任总裁。当时的克莱斯勒已经濒临破产,原因是管理者墨守成规。艾柯卡上任之后,大胆地改革了公司以往的制度,积极创新公司产品,在不到两年的时间内,将克莱斯勒从死亡边缘拉了回来,使其业绩一路飙升,业绩很快就赶超了福特公司。

面对激烈的竞争环境,福特公司的管理者痛定思痛,奋起革新,推出了一套灵活的经营管理机制,这使他恢复了往日的雄风,保住了自己的市场份额。

克莱斯勒与福特这两家公司的倒闭原因和成功转变,告诉我们一个道理:公司的管理者一定不能墨守成规,必须在管理制度和生产技术上不断更新换代,这样才能为公司构架成功的阶梯。

其实,管理企业有时候就像开汽车,管理者就是司机,在开车的时候必须小心地看着路面,当汽车处于上坡途中时,应该加大油门向前冲。当汽车处于下坡时,司机应该立即调整策略,改踩油门为踩刹车。如果司机不能根据路面情况改变驾驶策略,那么最终的结果很可能是车毁人亡。

管理就是这样,不同时期的企业情况不一样,管理者的心态也不一样,制度的作用也不一样。客观环境的不断变化必然要求管理者根据不同的情况,研究解决新问题的办法,做出管理制度上的调整。

当然了,不断调整管理制度,不断更新各项规章制度,这应该以企业实际情况为依据,切不可朝令夕改,毫无缘由地频繁撤换原有的制度,否则,企业管理就会走向另一个极端,对企业的发展也是极为不利的。

制度设置一定要层次分明

有一名酒店的老板,见到员工服务态度不好,就批评员工一番。见到员工上班迟到,就训斥员工一顿。大家都说这位老板很负责,而实际上他是在越俎代庖,犯了越权指挥的错误。因为身为一家酒店的老板,他有自己更应该做的事情,比如,制定企业的经营战略和发展计划,管理各部门的负责人,而员工迟到、服务态度不好,应该由下级管理者去管理。而他做了下级管理者应该做的事情,下级管理者该干什么呢?而且老板由于管得太多,就会变得特别忙,当有一天老板不在公司时,员工遇到了问题应该找谁呢?

汉斯是美国一家大型百货商场的老板,但他依旧采用小店铺的管理模式。对于公司上上下下,他总是事无巨细地过问,哪个管理者做什么,该怎样做,哪个员工该做什么,该怎样做,他都会布置得细致入微。因此,他经常感到身心疲惫。

一次,他终于累了,想抽出半个月的时间去国外度假,可是他刚出门两天,公司的电话和邮件就源源不断地找来,公司到底出了什么事情呢?其实也没什么事情,大多数是公司内部的琐碎小事。这使得汉斯不得不提前结束自己的度假,赶回公司“救火”。

汉斯遇到的这种情况,完全是他一手造成的,因为他在企业管理中,不能做到层次分明、职责清晰,他管得太多滋生了部下和员工的惰性,造成了大事小事找老板的现象,所以,他离开公司,公司便无法正常运转。这在管理上是最糟糕的情况。

作为老板,一定要牢记:不能管得太多。否则,就会打破正常的管理秩序,使管理陷入紊乱状态,影响公司的效益。对于员工来说,一会儿老板说往东,一会儿部门主管说往西,前后指令不一致,员工就会无所适从。真正有序的管理应该层次分明,老板该管什么,部门主管该管什么,大家应该分工明确,各司其职,且相互配合,这样才能把企业管好。

怎样才能保证各个管理者各司其职,层次分明地管理公司呢?关键在于在制度设置上体现出层次,假如公司的制度里有明确的规定:老板的职责是什么,部门经理的职责是什么,车间负责人的职责是什么,员工遇到了怎样的事情应该找谁……这些问题都在制度理由明确的说明,那么企业还愁管不好吗?

管理者还需记住,聪明的员工喜欢独立思考,只有懒虫、笨蛋才会事无巨细地听从指挥。如果公司的制度里没有明确的管理层次,老板越权指挥,包办一切,从企业的经营策略到车间的生产计划,再到每天的考勤管理,再到窗户是否擦干净,这些他全管,那正好就满足了懒虫的心理,他们不愿意思考,只需要机械地接受任务、完成任务,出了问题他们也不用负责。长此以往,员工的积极性和创造性就会泯灭。而那些有才华、有能力的员工,他们比普通人更迫切希望实现自己的价值,而实际工作中他们又没法实现自己的价值,在这种情况下,他们迟早会选择走人。

事实上,任何一名管理者的时间和精力都是有限的。文武之道,一张一弛,高明的管理首先必须懂得放弃,有所舍才能有所得,有所舍才能游刃有余。聪明的做法是,设置层次分明的制度,清楚地规定各个管理者的职责,大家各司其职,互不干涉,互相配合,才能把企业管理得井然有序。

勿让公司制度与法律法规“撞车”

有句话说得好:“我的地盘我做主。”很多企业老板都有这种观念,他们心里这么认为,并且嘴上是这么说的,行为上是这么做的:“在我的企业,你就得听我的,否则,我让你滚蛋。”有了这种心理,他们制定的公司制度,也往往显得“无法无天”。

2008年10月28日上午,张先生驾驶者公交车途径某路口时,发现一名路人骑车上了马路,为了避让他紧急刹车,结果造成公交车上的一位乘客摔倒受伤。伤者是名50多岁的妇女,经鉴定构成九级伤残。

事故处理完毕之后,公司总共赔偿伤者139万元,由于车辆有保险,其中11万由保险公司支付。公司领导找到张先生,要求他根据公司的规章制度赔偿公司的损失。公交公司有一部很重要的规章制度,叫《责任事故损失赔偿及行政处理办法》,其中规定负事故全部责任,按照第四条第一款第一项的规定,应当赔偿公司损失的20%。