书城管理金科玉律
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第10章 效率——精兵简政,事半功倍(1)

布利丹效应——成功,始于果敢的决策

【法则释义】

14世纪,法国经院哲学家布利丹,在一次讨论问题时,讲了这样一个寓言故事:“一头饥饿至极的毛驴站在两捆完全相同的草料中间,可是它却始终犹豫不决,不知道应该先吃哪一捆才好,结果活活被饿死了。”由这个寓言故事形成的成语“布利丹驴”,被人们用来喻指那些优柔寡断的人。

随后,管理学家又将其引申到了企业管理的领域,并将在决策中犹豫不决、难做决定的现象,称之为布利丹效应。这条管理界的黄金定律,旨在提醒每一个管理者,如果在面临两难选择时,常常举棋不定或者不知所措,那么,最终结果可能是:轻者会致使企业错失发展的机遇,重者甚至会导致企业走向毁灭。

“布利丹效应”有三大特点:追求最优,这往往会一再丧失机遇;事物最乱,即情绪乱、思维乱、选择的标准乱;凡事最慢,问题的发现慢、决策慢、执行慢。如何才能解决这些问题呢?可以从“管理者”这个称谓入手,其中的这个“理”字,实际上还有一层含义是排序,管理者一定要学会抓主要矛盾、抓关键环节,古往今来,管理一直都是追求秩序的。

在企业管理的过程中,最后拍板的工作都是管理者来决断,这是整个管理过程中最重要的一个环节,亦是决定企业能否得以生存与发展的关键,因此,管理者必须具备果断决策的能力,并高度重视决策工作,真正做到冷静的分析问题,准确的判断问题,果断的处理问题!

【经典案例】

1983年,时任中国光大实业公司董事长的王光英,看到了手下工作人员呈上的一份详细报告,该报告称:智利一家倒闭的铜矿急于还债,需要处理一批二手车。这批汽车是铜矿倒闭之前,矿主为了加大工程进度采购的名牌车,既有德国的“奔驰”,也有美国的“道齐”,一共有1509辆之巨。

得到这一消息的王光英一拍大腿,认为机会来了,他火速派人与矿山老板取得联系,表示了愿意买车的意愿。与此同时,一个光大实业公司组成的专家与工作人员派遣组马上成立,临行前,王董事长又告诉他们,要有勇气,要相信我们的判断力,不要事事请示,只要你们认为车好价格好,立即拍板成交,并且,他还诙谐地引用了一句中国的古语:“将在外,军令有所不授。”

虽然这位矿主已经破产,但他对即将出手的1500辆车却保护得非常好,这些卡车载重7—30吨不等,矿主包租了一个体育场,将这些车整整齐齐地摆放在那里,而且,他还让工人将所有的车都细心地涂抹了防锈油。专家组人员看到这些车时,不禁齐声赞叹,他们一丝不苟地验车,发现车的各项指标确实令人满意。

矿主还债心切,对于这批来自中国的采购专家非常热情,他还告诉专家们,这些车停在体育场,还雇了警卫人员,怕有人盗车。在经过紧张的讨价还价之后,矿主与光大实业公司专家组达成了以原价三七折的价格,成交了这笔合作的协议。

就在专家组与矿主达成协议,1500辆车属于光大实业公司后,一位美国企业家也到达了智利,但却为时已晚。这时,王光英董事长已向专家组下达了另一项命令:立刻将车监运回国,分别抵达上海港、青岛港与天津港,这令那位与智利同处西半球的美国企业家痛惜不已,只能眼看着这批崭新的二手车由巨轮运往中国。

王光英的这次果敢决策,为国家净赚了2500万美元。试想,如果王光英在面对信息时犹豫不决、瞻前顾后,那么,这批车肯定势必会被那位美国企业家捷足先登,而2500万美元也会随之落进别人的腰包!

【智慧启迪】

兵家有云:“用兵之害,犹豫最大;三军之灾,生于狐疑”,时间对决策的影响,有时就是决定决策正确与否的唯一因素,同一决策,往往在此时做出是正确的,在彼时做出可能就有失误,而在其他时间做出甚至会致命。因此,管理者必须站在更长的时间角度,更广的空间角度去看问题,并具备勤于思考、善于总结的能力,这样才能使自身具有犀利的洞察力,以及全局的掌控能力!

抓住时机,果敢决策

格鲁夫在回忆英特尔转型时谈到:“路径选错了,你就会死亡。但是大多数公司的死亡,并不是由于选错路径,而是由于三心二意,在优柔寡断的决策过程中,浪费了宝贵的资源,断送了自己的前途。所以,最危险的莫过于原地不动!”选择有可能是错的,但是不选择的代价可能更高,管理者必须知道,随着竞争的损耗,企业的资源只会越耗越薄,选择的空间亦会越来越少,这终将会使企业陷入困境。

但求合适,不求最优

在企业管理的过程中,往往会面临诸多的选择,A方案在某方面胜于B方案,可是如果实行A方案,B方案的优势,又恰恰是A方案中没有的,正是这种举棋不定的心理,常使我们痛失先机。鱼与熊掌不可兼得,当方案还没有完成时,谁也无法预料哪个方案才是最佳,才能实现利益的最大化,因此,管理者应根据当前的情况,当机立断选出最佳的方案,绝不能这山望着那上高,最后失去了良好的决策时机。

独立思考,善于探索

一个成功的管理者,必须有独立思考的习惯,人云亦云很易受到外界纷繁信息的干扰,无法在第一时间做出正确的判断,这极易使自己出现失误。一个能独立思考的管理者,不但能在工作中能抓住主要矛盾,做出正确的决策,更能在事前主动去探索或思考,可能出现的各种两难困境,以便能够及时正确地做出选择,提高企业的环境适应性与灵敏度。

帕金森定律——效率的高低与人数的多少成反比

【法则释义】

1958年,英国历史学家、政治学家诺斯古德?帕金森,通过长期调查研究提出:在行政管理中,行政机构会像金字塔一样不断增多,行政人员会不断膨胀,每个人都很忙,但组织效率越来越低下。这条管理界的黄金定律,又被称为“金字塔上升”现象,其旨在告诫管理者们,很多时候,工作效率的高或低,往往与执行人数的多少成反比。

美国人力资源协会曾经做过一个统计,在三个人组成的团队中,有一个人是创造价值的,有一个人是没有创造价值的,还有一个人是创造负价值的。人力资源专家们还发现,假如一个人为组织做出的贡献为1,那么,当人数增加成两个人时,对组织的贡献并不是我们想象中的2,而是会小于2,四个人的贡献就小于3,当这个团队达到八个人时,为组织的贡献竟然只有4!

因此,对那些绩效差、贡献小的下属,管理者就应该予以解雇!

在企业管理的过程中,但凡细心的管理者都不难发现,下属做一件事所耗费的时间差别有多大,他们的工作常常会自动膨胀,直到占满一个人所有可用的时间,如果时间充裕,他们就会放慢工作节奏或是增添其他项目,以便用掉自己所有的时间,于是,企业的人数越多,就越易形成一个机构臃肿、人浮于事、相互扯皮、效率低下的结构体系。

很多时候,管理者都以为给下属更多的时间完成一件事,就可以改善他们工作的品质,但实际情况却并非如此,时间太多反而会使下属懒散、缺乏原动力、效率低,甚至还可能会大幅度降低效力。对待这种下属最有效的方式,就是建立一套完善的管理机制,让下属形成高效工作的良好风气,即管理者应建立精兵简政的内部结构,进而达到事半功倍的效果!

【经典案例】

作为全球最大零售企业之一沃尔玛公司的掌舵者,山姆?沃尔顿常说:“没有人希望裁掉自己的员工,但作为企业高层管理者,却需要经常考虑这个问题,否则,就会影响企业的发展前景。”他深知企业机构庞杂、人员设置不合理等现象,会使企业的官僚之风盛行,人浮于事,从而导致企业工作效率低下,为了避免这些在自己的企业内发生,他想方设法要用最少的人,做最多的事,极力减少成本,以追求效益最大化。

从经营自己的第一家零售店开始,沃尔顿就很注重控制公司的管理费用,在当时,大多数企业都会花费销售额的5%来维持企业的经营管理,但沃尔玛则不这样做,它力图做到用公司销售额的2%来维持公司经营,这种做法贯穿了沃尔玛发展的始终。在沃尔顿的带领下,沃尔玛的员工经常都是起早贪黑地干,工作卖力尽责,终于,沃尔玛用的员工比竞争对手少,但所做的事却比竞争对手多,企业的生产效率当然就比对手要高。

就这样,在沃尔玛全体员工的苦干下,公司很快从只拥有一家零售店,发展到了现在的拥有全球2000多家连锁店。公司大了,管理成本也提高了,但沃尔顿却一直不改变过去的做法——将管理成本维持在销售额的2%左右,用最少的人干最多的事!

沃尔顿认为,精简的机构与人员是企业良好运作的根本。与大多数企业不同,沃尔玛在遇到麻烦时,不是采取增加机构与人员的办法来解决问题,相反,而是追本溯源,解聘失职人员与精简相关机构,沃尔顿觉得只有这样,才能避免机构重叠、人员臃肿。

在沃尔顿看来,精简机构与人员与反对官僚作风密切相关,他非常痛恨企业的管理人员为了显示自己地位的重要,而在自己周围安排许多工作人员,他认为,工作人员的惟一职责就是为顾客服务,而不是为管理者服务,凡是一切与为顾客服务无关的工作人员,都是多余的,都应该裁撤,他还常说,只有从小处着想,努力经营,公司才能发展壮大!

沃尔玛能有今天的成功,跟其自始至终地坚持低人员运作息息相关!

【智慧启迪】

任何一家没有效率的企业,都不可能获得较高的收益,也就更不可能持续的占领市场,由此可见,效率直接关系着企业的生存与发展,不少管理者都想运用人海战术,来达成这一目标,殊不知,这往往只会适得其反,不仅不能提高效率,反而还会浪费大量的资源。管理者在担负起管理企业重任的同时,还应不断追求完善企业的内部结构,使自己的每一位下属,都能够保持高效的工作状态!

采用先进的管理技术

因特网不但可以拉近人与人之间的距离,更可以为企业节约管理的成本,管理者应学会使用专业的人力资源管理软件,使自己与下属可以通过这一平台,来实行遥控管理。其实,市场上这类相似的操作系统、技术,已经发展得相当完善了,如果我们能选择适合企业的软件,就能获得更便捷的管理技术与管理方式,进而起到降低人力成本的作用。

推进企业结构的变革

目前,大多数管理者都采用金字塔式的企业结构,这种结构已显现出了明显的弊端,因此,管理者要改变这种企业结构,减少中间层,建立矩阵式的组织结构,避免机构的重叠性与无效性,并明确规定每一个部门的职能,实现这些职能必须设立的岗位,以及每一个岗位应承担的工作责任,从而形成整个企业合理的业务流程,提高工作效率。

横山法则——最有效的控制不是强制,而是自制

【法则释义】

日本著名的社会学家横山宁夫,通过多年的观察与研究提出:最有效并持续不断的控制不是强制,而是触发个人内在的自发控制。这就是被管理界称之为横山法则的黄金定律,其旨在告诫管理者们最好的管理,就是触发被管理者的自发管理,换而言之,即若想企业获得高效率的运作,管理者就必须采取有效的激励,从而让下属自动自发的努力去工作。

实际上,无数事实也都在证明,增强下属的自发控制,可以大大提高管理的效率,要知道,来自内心的力量是巨大无比的,就像一个牵引器引领着自己向前奔跑,在企业管理的过程中,作为管理者的我们,就应当是那个牵引器,并起到有效促进下属自我管理的目的,一旦下属们的自觉性被激发出来,便能够自觉自愿地为企业效力了。

在管理的过程中,我们常常过多地强调了“约束”和“压制”,事实上,这样的管理往往会适得其反,如果人的积极性未能充分调动起来,规矩越多,管理的成本就越高。一位聪明的管理者,会懂得在“尊重”和“激励”上下功夫,了解员工的需要,然后满足他,唯有如此,才能激起下属对企业和自己工作的认同,激发起他们的自发控制,从而变消极为积极。

管理者必须谨记:有自觉性才有积极性,无自决权便无主动权!

【经典案例】

“做软件,到微软!”这是每一位在微软中国研究开发中心工作的人,经常引以为傲的一句话。众所周知,去微软公司做软件,是每一个微软件的人梦寐以求的事,那里除了拥有过硬的技术之外,更重要的是,它还能为自己的员工提供实现自己创意的最大空间,能使他们的自我发展与自我实现价值得到最完美的实现。

一直以来,微软公司都将自我管理放在企业管理的首位,它会为员工提供最好的工作环境,以及最自由的工作氛围,其企业文化始终在强调充分发挥人的主动性,进而让员工具备强烈的责任感,与此同时,公司亦会给他们做事的权力与自由。简单地说,微软的工作方式是“给你一个抽象的任务.要你具体地完成”,对于这一点,微软中国研发中心的桌面应用部经理毛永刚深有体会。

毛永刚说,1997年他刚被招进微软中国研究开发中心时负责做word,当时,他只有一些大概的资料,没有人告诉他该怎么做,也没有人告诉他该使用什么工具,他跟美国总部交流沟通,得到的答复是一切都要靠自己去做,如当他想测试一件产品,却没有硬性规定测试的程序与步骤时,就完全要根据自己对产品的理解,考虑产品的设计与用户的使用习惯等,一步一步的发现问题、解决问题。

微软公司是一家绝对公平的企业,这里几乎没有特权,就连创始人比尔?盖茨,也只是近年才有了自己的一个停车位,以前他来晚了没地儿,就得自己到处去找停车位。然而,正是这种公平与富有挑战性的工作环境,才促成了微软员工巨大的工作热情,这种热情就是管理员工的最大工具。在微软,员工基本上都是自己管理自己,就在这种自主自发的风气下,微软员工发挥了最大的主动性,并不断设计出了最满意的产品!

【智慧启迪】

在企业管理的过程中,不少管理者都习惯于偏重“管理”这个词,于是,一味地让下属们被动的接受,而不是让他们学会自我控制与管理,殊不知,这种根深蒂固的传统管理方式,早已跟不上目前飞速发展的经济时代了,它只能让管理者浪费更多的时间与精力,并使得下属过于依赖管理者的监督,唯有让他们学会积极主动的工作,才能使企业保持高效率的运转!

考虑下属的利益

有激励才能有动力,从某种意义上而言,促进下属自我管理的方法,就是处处从他们的利益出发,为他们解决最实际的问题,给他们提供发展自己的机会,给他们以尊重,营造愉快的工作氛围。只要管理者能做到这些,下属自然能跟公司融为一体,进而做一个勤奋努力的下属,这也就达到了下属自我控制的目的了。

少约束,多自由