除了谈判技巧，经验丰富的谈判专家对谈判环境也是十分重视和在意的。在自己熟悉的环境下作战、比赛或者谈判，总是能够发挥自如、镇定自若，因此谈判的环境对于谈判者的成功与失败相当重要，不少谈判者在谈判之前着意于谈判环境的选择和布置，以此来期望谈判能够取得好的结果。
作为一个以进口资源为主要发展手段的岛国，日本的钢铁和煤炭资源是相当匮乏的，而澳大利亚的钢铁和煤炭资源则相对要丰富得多。由于要发展自己的工业，日本非常希望能够从澳大利亚那里购买到足够的钢铁和煤炭，而由于资源方面的绝对优势，澳大利亚从来都不发愁找不到好的贸易伙伴，按照正常的道理，日本人的谈判筹码要比澳大利亚人少得多，应该处于弱势地位，澳大利亚是占有绝对的优势和主动的。但是，由于日本人在谈判环境上大做手脚，反而将自己的劣势很好地隐藏了起来，倒是原本占据主动地位的澳大利亚商人最终败在日本人的手里。
日本人在谈判前充分考虑并分析了对方的各种情况和特点，他们深知澳大利亚商人过惯了富裕和舒适的生活，对日本的生活环境和习惯很不适应，而且根据澳大利亚人的习惯和做法，他们一般都比较谨慎小心，又特别讲究礼仪，不至于过分侵犯东道主的权益。根据这些原因，日本人有意识地把谈判地点设在本国，邀请澳大利亚商人到日本去进行生意谈判。澳大利亚商人当然不好拒绝，就动身前往日本进行双方之间的直接对话。
结果澳大利亚商人正好中了日本人的圈套。由于环境方面的不适应，澳大利亚商人在饮食、语言、风俗习惯等各方面都相当被动，他们一到达日本，就表现出拘谨和急躁的不安情绪，没过几天，就着急想回到澳大利亚别墅的游泳池、海滨丛林以及自己妻子儿女的身边去，表现出对谈判环境的很不适应。
作为东道主，澳大利亚商人的这些不适应正是日本人所预料和期望的，因此他们在谈判过程中相当镇定自如，不仅态度温和不急不躁，而且在价格方面和对手展开拉锯战，紧紧咬住自己的价格丝毫都不让步。在谈判过程中，日本方面的这种主动和顽强完全征服了急躁不安的澳大利亚商人，日本人完全占据了谈判的主动权，而所谓的资源短缺和澳大利亚人的资源优势等统统消逝了，双方在谈判桌上的相互地位完全发生了180度大转弯。经过双方的讨价还价，日本方面仅仅花费了相当小的经济代价做“诱饵”，就把澳大利亚这条超级大鱼顺利捕获了，最终日本人取得了按照常规难以得到的巨大利润。
在日本人与澳大利亚商人的谈判中，日本方面之所以能够轻松取得极大的成功，关键在于他们事先充分研究了对手的特点和生活习性，在谈判环境上大做文章，巧妙利用了谈判环境的技巧和方法，将对方置于一个极不舒服的环境中进行交涉和谈判，而澳大利亚人碍于情面又不好拒绝，只有被日本人牵着鼻子走。他们在极不熟悉的环境中和对手谈判，同时又受到思乡思亲的情绪干扰，轻易地就放弃了自己的优势和主动权，被善于投机取巧的日本商人钻了空子，最终将一次原本相当有把握的谈判变成了失败之旅。
选择自己熟悉的环境，使对手处于客人的身份，对手就会觉得拘谨，不会过分侵犯主人的利益。其次，在自己熟悉的环境中谈判，比较有利于自己的正常发挥，更容易进入角色，而不必去花时间去适应环境。相反，对于处于客人位置的对手来说，来到一个新的环境，一切都不适应，这在心理上就给自己带来了阴郁，从而不利于水平的发挥。
谈判议程的议定是演讲准备中的重要工作。它包括谈判时间的确定、谈判地点的安排和谈判议程的审议等内容。好的谈判议程能支配谈判的程序和节奏。一般而言，谈判议程的设定权是非常重要的。
◎不可忽视议事日程
20年前，年轻的荷伯·科恩受一家经营外贸业务的公司派遣，前往东京进行一次为期不长的谈判。这是他第一次当谈判代表，决心要干好。当荷伯·科恩到达东京机场时，已有两位日本代表在等候他，并对他非常客气地鞠躬敬礼，使他十分高兴。主人顺利地帮助客人通过海关，又特地为他安排了一辆舒适豪华轿车，对这一切，客人十分感动。在车上，日本代表一再表示，谈判期间将会对客人的生活尽力照顾，并热情地问：“请问，你懂这儿的语言吗？”荷伯·科恩回答：“你是指日语吗？”日本人说：“对，就是我们在日本说的话。”荷伯·科恩说：“不懂，但是我想学几句，我随身带了字典。”
日本人接着又问：“您是不是一定要准时搭机回国呢？我们可以安排这辆轿车送您回机场。”荷伯·科思想：“他们多么体谅别人呀！”于是，从口袋里掏出返程机票给他们看，以便让他们知道什么时间送自己去机场。
下榻以后，日方并没有开始谈判，他们花了一个多星期陪客人游名胜古迹。从天皇的宫殿到京都的神社，日本人甚至为科恩安排了一次坐禅英语课，以便学习日本的宗教。科恩几次问及谈判开始时间时，他们都回答：“时间还多，时间还多。”到了第12天，谈判总算开始了，但却提前结束了，以便让客人能去打高尔夫球。第13天又开始谈判，但又提前结束了，说是要举行告别宴会。晚上，日方还安排了几位漂亮的小姐陪他跳舞。到了第14天早上，才恢复了认真的谈判。谈到关键时刻，送客人的轿车到了，主人建议剩下的问题留在车上谈。荷伯·科恩无法再找到周旋的时间，于是就和日本人挤进轿车里继续商谈条款。正好到达终点时，他们达成了交易协议。
很显然，日本人取得了谈判的胜利。
这个案例给我们什么启示呢？
首先，掌握议程就掌握了谈判的主动权。在这次谈判中，议程安排完全由日方一手操纵，荷伯·科恩则完全忽视了这一点，不得不由日方任意摆布。正因为这样，才使日方控制了整个谈判进程，使荷伯·科恩陷于百般无奈的绝境。
其次，时间的利用往往是谈判成功的因素。荷伯·科思过早地让对手知道了自己的返程日期，日方老练地刺探出他的谈判最后期限，而且日方深知年轻的荷伯不会甘于空手而归，所以他们迟迟不做让步。而荷伯由于没有经验，把返程日期视做不可变更的东西，太性急而又缺乏灵活性，所以被对方巧妙地利用。由此可见，时间的利用往往是谈判成功的因素。精明的谈判者都知道截止时间的意义和保密工作的重要性。经济谈判最有实质意义和进展的时候，也常常发生在接近谈判截止时。谁能在这之前保住自己的机密，又能准确地弄清对手的底牌，谁就会占有明显的优势。
审慎地回忆并思考谈判的事由是如何提出的，是一个重要的准备环节，必须谨慎地考虑议事日程的准备，因为它有可能成为谈判内容之一。
议事日程的审议、敲定，对谈判事由的重要性及各方实力的估量、发挥都将产生影响，然而，谈判者不要为铅印文件的假定的“合法性”所束缚。议事日程总是可以协商的，不论一方还是双方都可以准备议事日程草案。但总的来说，还是由己方准备、对方认可更好些。尽管如此，各方总还可能会有自己隐秘的议事日程。
1.准备议事日程的优点
（1）可以集中精力或隐蔽重要事由；
（2）可以提出想象中的事由，因为每一个事由都具有交换价值；
（3）可以设立期限，确定讨论规则，规定条件，为本方赢得方便；
（4）可以区分事由或按照最适合你的顺序安排事由。
2.准备议事日程的缺点
（1）在欲知对方立场和设想之前，先表露出了自己的观点；
（2）为对方提供了准备争论和反击的时间。
◎制订双方都认可的谈判议程
为了提高谈判效率，在正式谈判开始前，双方需要就谈判的主题、范围和目的取得一致，即需要制订出一个双方都认可的谈判议程。
谈判的议程包括谈判的议题和程序。通俗地说，就是要确定谈什么，以及先谈什么、后谈什么的问题。外交谈判中，外交官们都十分重视谈判议程，往往为其绞尽脑汁。可企业家们往往不重视议程，结果往往在谈判中失去主动权。
某种谈判的议程实际上决定了谈判的进程、发展的方向，是控制谈判、左右局势的重要手段：
（1）不同的议程可能阐明或隐藏谈判人员的实际动机；
（2）可能建立一个公平的原则，也可能使议程对一方形势有利；
（3）可以使谈判直接切入主题，富有效率，也可以使谈判变得冗长，进行无谓的口舌之争。
制订了某种议程，实际上也就控制了谈判的进程，更重要的是能够避开自己不愿意、对自己不利的谈判内容。
对于正式谈判来说，议程应以文字方式记录下来，以给对方留出准备论据和做出反应的时间，但不要被书面议程的“合法性”给拴住，因为议程永远都是可以再商议的，都是可以再更改的。
◎谈判议程的具体内容
一、谈判时间与谈判场地的重要性
在不恰当的时间展开谈判，谈判时间过长或过短，均可对谈判结果产生不利影响，甚至是灾难性影响。反之，在恰当的时间展开谈判，谈判时间长短也安排得恰当，则会极大地有利于谈判取得成效；在不合适的场地（使谈判者感受到压抑、威胁、不利于谈判的气氛、损害谈判者利益的场地）展开谈判，亦可对谈判结果产生直接影响，甚至会导致谈判的破裂。反之，在合适的场地展开谈判，常使谈判事半功倍。
谈判时间的内涵有两重：一指谈判可以开始的时间；二指谈判应当进行的期限。
谈判地点即谈判空间，指谈判进行的场所。
二、谈判时间的选择
确定谈判时间是规划谈判议程首先要解决的问题，并且，时间是不是适当，对谈判的结果也有很大的影响。所以，在选择谈判时间的问题上要注意以下几点：
第一，如果你要到较远的地方去谈判，千万不要把时间安排在刚刚经过长途跋涉之后，而应该安排在经过比较充分的休息之后，这样才能有充足的精力，以免还没有站稳脚跟，就被别人“牵着鼻子走”。
第二，要尽量避免在用餐时谈判。因为用餐地点如在公共场合，是不适宜谈判的，并且太多的进食可能会导致思维迟钝。如果实在避免不了在用餐时谈判，比如，吃工作餐，边吃边谈，就应该注意：一要进食有节制，不要吃得太饱；二是饮酒要适量，一般不要超过本身酒量的三分之一。
第三，自己身体不舒服时，尽量不要安排谈判。道理很明显，身体不适很难使自己专心于谈判。
第四，注意生理时钟，应该避免把谈判时间安排在身心处于低潮时。比如，如果有午休习惯就不要安排在午饭之后谈判；在公休日也尽量不要进行谈判，因为谈判者在心理上可能还没有进入工作状态。
三、谈判地点的选择
谈判地点可以划分为三大类：
（1）主场，即己方所在地。
（2）客场，即对方所在地。
（3）中立地点，即谈判双方认同的任一非双方单位所在地。
主场谈判具有很多优越之处，舒适的布置和熟悉的环境，可以充分利用资料，己方可以利用种种方便条件与因素促进谈判，对他方施加压力。但客方可以利用的一大方便之处是在谈判进入白热化阶段后，客方为了摆脱没有把握的决策压力，随时可以借口资料不全扬长而去，撤出谈判。
客场谈判虽有诸多不利之处，但一旦答应客场谈判，会使谈判对手感到惊讶并困惑乃至竭力思索之所以答应客场谈判的原因，从而过于谨慎，很有可能扰乱其既定谈判计划。客场谈判还有利于己方保持冷静头脑，时刻牢记自己的使命。
中立地点谈判的优越性在于：可以缓和双方关系，消除双方紧张心理，促成双方寻找共同点（均衡利益）。充分体现了公平原则，能够最大限度地避免干扰。但有些时候，中立地点会对谈判双方产生某种神秘的心理氛围，造成不利影响。
三种谈判场地各有利弊，因此选择谈判场地不是一种轻而易举的事情。必须根据双方条件仔细挑选，才能最终确立合适的谈判场所。
选择谈判场地通常应当考虑的因素有：
（1）谈判的双方力量及条件成熟程度。力量较强、条件成熟程度较高的一方，有资格率先提出场地要求，并往往坚持主场谈判。
（2）双方关系。如双方关系较好，则主客场均可；如双方关系一般，则往往反复磋商，以确定主场或客场或主场轮换谈判；如双方关系紧张，则往往选择中立场地。
（3）费用。中立场地一般费用较高，但由于双方各自负担，分散了资金压力。主场谈判，己方承揽一切费用，需较强财力支撑。客场谈判己方除路费外一般无其他费用负担。
（4）可供选择地点的多少与特色。若无中立场地可供选择又确需之，可采用主客场轮换谈判的方法。若场地环境、设备等不理想，应设法改进完善，或重择场地。
（5）不论何种地点、场所，环境均应整洁、优美，布置接待均应舒适，气候等自然条件均应适宜。
选择谈判场地应遵循的原则是：
（1）在因素和条件具备的状况下（若暂不具备，应促其具备），应力求主场谈判，同时兼顾对方利益。
（2）在各方面条件与因素不利但谈判又必须举行的状况下，必须做充分的准备与计划（包括如何撤出谈判的计划），进行客场谈判。
（3）确立中立地点必须经过双方的协商认可。
（4）决不要选择、允诺在任何娱乐场所进行谈判，因为这些场所根本不具备谈判的气氛，糊涂决策往往在此做出。
四、谈判期限的确定
在谈判开始之前，对谈判的期限事先应当有所计划和安排，因为谈判的效率问题是决定现代谈判成败与否的一个重要标准。谈判的期限直接涉及到谈判的效率。因此，谈判方案应该将谈判的期限包括在内。
通常谈判的期限是指从谈判的准备阶段起到谈判的终局阶段的结束日期。谈判要有充分的准备阶段和运算的时间，不应当因为时间紧迫而影响或拒绝谈判。谈判者应在谈判期间对谈判的时间做出精确的计算和适度的安排，最后规定一个谈判的期限，即谈判期限应根据议题的谈判时间确定了之后再确定。
谈判期限的规定可长可短，但要具体、明确，同时又要有伸缩性，能够适合谈判过程中的情势变化。总原则是：主场谈判，延长期限对我方有利；客场谈判，缩短期限对我方有利；中立地点谈判，期限把握可有一定弹性。
◎谈判议程的整体安排
谈判议程是指有关谈判事项的程序安排。在谈判的准备阶段，己方应率先拟定谈判议程，并争取对方的同意。关于谈判议程由谁确定，并无定法，实践中一般以东道主为先，经协商后确定，或双方共同商定，也有单方面主动提出的，这就需要对方同意方能成立。
谈判前己方率先拟定谈判议程的好处在于：谈判起来轻车熟路，在谈判心理上占有优势，便于己方提前安排工作，如计划出席人员、做好后勤服务等，同时也为己方在谈判准备阶段的假设预习提供了依据。
首先，谈判的议程安排应根据己方的具体情况，在程序上避己所短扬己所长。例如，在购销合同谈判的议程中，可以先安排对己方的优质产品进行鉴定，让事实来加强己方的报价能力，这就给己方提供了先声夺人的机会。当己方对某种信息尚未获得或某个话题尚不宜触及以及某种情势尚无定局时，可以安排在最后或必要的时间洽谈，以免陷于被动。另外，还应回避那些可能使对方难堪从而导致谈判失败的话题。这一切在拟定谈判议程时理应有所安排。
其次，议程的安排要为己方出其不意地运用谈判策略埋下契机。谈判是一项技术性很强的工作，为使谈判在不损害他人利益的基础上达成对己方更为有利的协议，可随时卓有成效地运用谈判策略和技巧。在拟定谈判议程时，能否为策略的运用创造有利条件，而又不弄巧成拙，这是一种艺术。
另外，谈判议程要能够体现己方谈判的总体方案，引导或控制谈判的速度、方向以及让步的限度和步骤等。应当指出，无论谈判议程编制得多么好，都不会是一劳永逸的事，也不可能保证谈判的每一步都不失利。所以，谈判者决不应放弃在实际谈判中步步为营的努力。
◎谈判议程的审议
一般情况下，由于谈判双方都想控制对谈判议程的规划，所以，如果你方取得了规划权，应该对谈判议程进行详尽的审议，以避免受到谈判对手的攻击，从而让对手取得控制权，反而受制于对方。对谈判议程的审议应注意以下几个方面：
（1）看议程上的时间与地点的安排是否对你不利。
（2）看议程中有没有遗漏什么项目，是故意的遗漏还是无意的遗漏。
（3）看议程中谈判对手是不是与你方人员具有相同的地位。因为，你与没有实权的人或没有决策权的人谈判，他们的目的是为了逼你让步。
（4）你方不能退让的条件若出现在议程上，则必须删掉。
谈判有它的节奏，什么时候该开一扇门，什么时候该给一堵墙，都可以根据自己的战略设计去调整谈判的进程、步伐与节拍。这和柔道有些相似：双方对峙、绕圈，不断调节自己的呼吸、节奏，并设法找出对方破绽，不到时机成熟绝不轻易出手。这种现象在谈判的最后阶段，要用白纸黑字写出所有细节时尤其明显。不过谈判更像跳舞，根据节奏跳出优美的舞蹈。
这些谈判的舞步，当然不是新的发明。但是什么时候该推或该拉？就不易把握了。其实，这可以和面对冲突的五种态度配合来看。面对冲突时，我们通常会有五种态度：或竞争、或合作、或妥协、或闪避、或包容。
（1）“我们坚不坚持自己的利益”。有的人是“该给我的，一分钱都不能少我；不该我出的，我一分钱都不出”。这就是坚持自己的利益，像这样的人，通常会选择“竞争”。
（2）“我们的权力到底是强还是弱”。权力强的人，比较会坚持自己的立场，权力弱的人则比较会妥协。
（3）“这件事情对我们重不重要”。重要的话，自然会坚持我们的立场，而选择竞争的战术。“重要性”和前面的“权力”一样，都是会变动的。
（4）“双方的行为是合作型还是不合作型”。如果双方的行为模式是合作的，就比较会选择“合作”或“包容”的战术。
（5）“双方关系的品质是好还是不好”。如果双方关系品质好，就可能选择合作与包容的战术。
（6）“利益上是否互相依赖”。如果双方在利益上是互赖的，那么关系再怎么不好，还是有可能合作。
“行为”和“关系”比较容易改变，“利益上的互赖”虽然也可能会变，但是和关系的改变却不一定同步。比如，夫妻两人共同经营一家连锁店，他们的关系可能由好变坏，但是利益互赖的结构在短期内却可能无法改变，所以他们还是会一起经营，但是会去调整互动的模式。
那么，战术的改变（由“竞争”转到“妥协”，或者由“妥协”转到“闪避”、由“合作”转到“包容”等）到底是因为外在环境的转变（如因为某个政策改变，以致原先认为重要的事情现在变得不重要了）还是内在战术的改变（外在环境没变，而是我们自己想要改变战术）？实际上两个都有：外在环境改变，固然是迫使我们改变战术的原因，但是我们自己也可能在算好几步之后，决定改变战术。这就有点儿像跳舞了：为了想要滑到右上角，所以先跳到左上角，然后顺势滑到右边去；或者跟着音乐的节拍去绕两圈，好拖延一些时间。
不管是哪一种情况，为了跳好这些舞步，就必须学会推拉的功夫，这样谈判的舞步就和面对冲突的五种态势结合在一起了。
“推”是把谈判导向“竞争”的战术。它包括“要求”、“索求”，也就是告诉对方，“我就是要这个东西”，而不一定提出我们要这个东西的理由或证据。这是一种强硬战术，当然也有使谈判陷入僵局的危险。
“拉”是由“妥协”导向“包容”战术。这时需要的是积极的聆听，去听他的心声，了解他到底要什么，以及巧妙地发问。有时跟对方说一点自己的私事，自己的心路历程或内心深处的感受，也有助于把对方拉向自己一方。
“跳出”是“闪避”的舞步。比如，我们想跳出门口，不想继续玩了，但是又不想给对方一种我们在闪避的感觉，这时最好的方法就是开个玩笑，说说笑话，化解一下紧张气氛，然后找个理由离开。
“参与”是把谈判导向“合作”的舞步。这时必须先建立一些我们跟对方的共同基础，比如，对方喜欢些什么运动、音乐、书籍等。先建立共同基础，然后仔细考虑是否有互利的建议可以考虑，此时提出的建议往往被采纳。
另外，还有“妥协”的舞步，就是从技术层面去评估对方的妥协建议，并且让对方知道，我们也做了很多努力，才达成这个协议。
如果不想跳，还可以选择暂停，等对方先出招。因为音乐我们不熟，所以不要先跳，看看对方怎么出脚，先出哪只脚。
谈判运作的保证，就是指为了使谈判顺利、有序地进行而在谈判的组织工作中必须做的后勤保障。特别是在大型的谈判当中，谈判运作的保证工作尤为重要。后勤保障在谈判中主要涉及住宿、交通、会议室和文件准备等方面的安排和保证以及谈判会务准备工作。所有这些保证工作都与谈判效率直接相关，同时也是谈判管理水平的一个侧面反映。
◎住宿
住宿指谈判双方人员的住宿安排。它关系到住宿距离、基本条件是否对谈判的顺利进行有利。
一、距离
双方住宿之间的距离以及住宿地点离谈判会场之间的距离，对谈判的进行是有一定的影响的。
如果谈判双方住宿地点相隔太远，彼此不容易联系，也就不容易创造更多的接触机会，这样对谈判达成预期效果是不利的。如果谈判双方同住一处，虽然易于彼此接触和增进互相的了解，但双方人员之间的沟通有可能会越轨，从而造成谈判的被动和混乱，需要提前做出预防。所以，双方住地不宜太远，如果住同一处时要采取一定的预防措施。
双方住地离谈判会场不宜太远。比较好的安排是把会场安排在某一方住宿所在地，这样，只有一方需要交通保证；或把谈判地点安排在靠近一方住地的地方，最好是可以步行所及的地方。要创造尽可能便利的条件，以减少路途损耗。
二、基本条件
住宿环境的基本条件应该是：空调、电话、卫生间、洗澡等条件均应具备，并且就地有餐厅。这是为了满足谈判人员的最起码需求。有的地方没有空调，这样天热、天冷时就会影响谈判人员的工作效率。有就地餐厅可以节省时间，以免谈判人员跑出住所为找餐馆而浪费时间。但是餐厅需要绝对保证卫生，因为吃得不好，容易生病；这样会影响谈判的顺利进行。
◎交通
为谈判人员配备的交通工具应充足，以保证人员的正常移动与非正常移动。
一、正常移动
正常移动，多指谈判地点和住地分开时，定点需要的交通工具以及休息日集体安排的活动用车。这种情况下的交通保证需要从车辆数目与运送时间上予以实现。
二、非正常移动
非正常移动，多指双方谈判人员临时需用车辆的情况。例如，生病去医院，临时汇报（向银行或政府部门），特殊的会场外考察或旅行安排等。这种交通任务是机动安排的，对交通保证上要求有机动的余量。
◎会议室
谈判用的会议室要依谈判量予以保证。谈判间的保证应包括：房间数量、器材（黑板、白板或纸板、投影仪、幻灯机等）、服务人员（准备茶水，听候召唤）等的配备。
一、房间
首先需要保证谈判房间的数目，因为谈判房间不够会限制谈判分组的进行，制约谈判进度。另外，谈判房间的光线、温度、安静情况等条件也是必须予以保证的。
二、器材
谈判所需器材必须按照实际情况予以保证。否则，如果谈判器材准备不全或质量太差，会影响谈判人员的使用，直接降低谈判表达的效果，有的甚至拖延谈判时间。
三、服务人员
谈判时需要服务人员做一些后勤工作，因此服务人员也是谈判工作不可或缺的一部分。服务人员不够或服务质量差，会降低企业服务管理形象，如果需要解决意外问题时，还要谈判人员自己动手，则会分散谈判精力，降低谈判效率。
◎文件准备
谈判中的文件准备，系指文件编写、打印的条件保证。文件准备包括翻译力量、编写力量、打印力量和打印器材的准备。
一、翻译力量
为了准备谈判文件，还应在谈判人员中的翻译之外配备文件翻译，以跟踪谈判进程，协助翻译谈判所需的文件。否则，台前的一个翻译就可能太紧张，甚至跟不上整体进度，或干脆无力承担。
二、编写力量
谈判中所需的文件有可能谈判前已编辑好，但也可能需要现编写，那么编辑谈判文件时应有专门的人员对此进行负责并校对，用以提供文本供台前谈判用，并在谈判达成协议后，负责管理文件的编写工作。这些人员可以是谈判班子成员，也可以是另外配备的台下谈判人员。
三、打印力量
在谈判过程中形成文字量大时，文件的打印人员的配备应该充足，否则，谈判文件跟不上谈判进展，谈判双方不能及时看到达成的最终文件或需要讨论的文稿清样，而给谈判带来不利的影响。
四、打印器材
打印器材，诸如打字机、复印机等应予以数量保证，若量不够、质不行，打印工作会受阻，也会影响准时提交谈判所用的文件，而给谈判工作带来不必要的延误。
另一个需要注意的可能会对谈判产生重大影响的保证工作是谈判会务准备工作。其主要的内容包括会前筹备、会间安排准备、会后安排准备。
会前筹备是具体落实谈判会务细节的工作，会前筹备必须做到充分、细致、周到。其主要内容是：
（1）成立精干有力的会议筹备机构。
（2）拟订会议预案（会议筹备方案）。
（3）准备会议文件。
（4）发送会议通知。
（5）检查会议筹备工作的落实情况，发现遗漏及时补救。
（6）准备接待谈判人员。
会间安排准备包括：
（1）确立会议签到制度。
（2）做好会议记录准备。
（3）做好编印会议简报、通报、备忘录的准备工作，主要是有关打印设备工具的预置。
（4）做好会间服务准备。包括医疗服务、休息服务、文化活动安排等。
（5）若谈判前景预期良好，还需做好签约的准备。其中包括签约场所、用具、仪式等的筹备工作。
会后安排准备的基本内容是拟订会后安排项目清单：回收的谈判文件；制发谈判纪要、档案及协议、合同的立卷归档；对善后人员的食宿安排等工作。
谈判会务工作一般由谈判双方共同准备，在中立地点谈判更是如此。
◎谈判现场的布置
谈判现场是对谈判效果产生重大影响的因素之一，因此谈判现场的布置工作也就相对来说很重要。谈判现场的布置包括两个方面工作，一是谈判室及室内用具的布置选择；二是谈判时的座位安排。
谈判至少需要两个房间，在集体谈判时更是如此，其中一间是主要谈判室，另一间为秘密会谈室，即私下会谈室，以利于必要时可进行个人之间的直接谈判。若有可能，最好再配一间休息室。或者，即以秘密会谈室充当休息室。
主谈室应当舒适、光线充足，具备良好的灯光、冷暖调节、通风、隔音等条件，并配有一定的装饰、摆设、色调、烟茶用具等。还可以安装类似黑板的视觉中心。除非双方同意，一般不要配备录音摄像设备。经验证明，此类设备对双方均会产生副作用，使用这些设备之后，人们本能地难以畅所欲言。
秘密会谈室是一个双方均可使用的单独房间，是一个协调、缓冲的场所。它既可供某一方谈判小组私下协商之用，也可供双方人员进行私下讨论之用。秘密会谈室应贴近主谈室，其物质条件应与主谈室相类似，但必须配备黑板或笔记本与笔、小型桌子、茶几和比较舒适的坐椅、沙发以及现代通信设备。秘密会谈室最重要的条件是隔音。
20世纪90年代初期，在西班牙首都马德里王宫举行中东和会。
这次和会由当时的美国总统布什和苏联总统戈尔巴乔夫主持，为解决中东地区的长期冲突和争端而召集各方面主要人物进行的一次国际性谈判。为了使得谈判获得成功，谈判的组织者们精心设计和安排了谈判史上前所未有的“T”字形谈判桌。这也是为了避免日内瓦会议上除了美国之外别的国家都不愿意与以色列坐在一起而导致谈判流产的恶果再一次出现。这一次，为了避免那一段历史重演，美国国务卿贝克坚持和会要“坐在一张桌子上谈”，他认为不坐在一起，就永远不会有和平。根据这一提议，大会的组织者创造性地设计出了“T”字形的谈判桌，使得以色列和其阿拉伯邻国在经历了40多年的交战状态和多达5次的战争之后，首次坐在一起进行面对面的直接谈判。
既然谈判桌选定了，就要在座位的安排上动一番脑子了。谈判座位的安排有许多种方案，一般来说，谈判双方应该各居一方，彼此之间面对面而坐，谈判的领导坐在首位，其他谈判成员依次围绕着他坐下，双方的领导也需要坐在平等相对的位置上。这样安排座次，虽然有人为造成谈判双方的冲突和对立感的意味，不利于谈判的合作气氛，但是这样却可以有利于谈判双方和一方内部的信息传递与交流，同时也可以使同伴之间相互接近，在心理上产生安全感和实力感以及团结感，不仅有利于团结力量，还可以提升己方的士气与信心。
这次的中东和会谈判，由于使用了“T”字形的谈判桌，座位的安排就非常有特点：美国总统布什、国务卿贝克等美国代表，苏联总统戈尔巴乔夫、外交部长潘金等苏联代表以及东道主西班牙首相冈萨雷斯等坐在谈判桌的顶部，当时的欧洲共同体、约旦和巴勒斯坦联合代表团、叙利亚、埃及、以色列和黎巴嫩等代表团则分别坐在“T”字形谈判桌的两侧，这个座次方案无论在谈判桌的选择上，还是在谈判座位的安排上都独具匠心，非常合乎中东和谈的目的和原则，也就使得这次中东和谈能够有一个不错的结果。
当今世界，无论在政治上、军事上还是在经济上和文化上，各社会集团之间的对抗性正在逐渐减弱，合作性的要求和呼声越来越高，因而在谈判的地点和谈判座次的安排上，任何妨碍谈判双方友好合作气氛的方案都应该被放弃，更何况有些谈判类型根本就不适合于那种各居一方的排位方式。在这种情况下，合理恰当地安排谈判桌和座次就显得尤为重要了。
作为一种谈判的技巧和谋略，巧妙地安排座位，一方面可以使谈判双方易于达成共同的协议，获得谈判的成功；另一方面，在有的谈判场合，那种使对方感到吃惊的出人意料的设想可以让对方感到不适应，在对手毫无思想准备的情况下，打乱他们的阵脚，从而削弱对手的谈判力量，使己方在谈判中赢得更多的利益，这就是巧设座位法的最直接功效。
谈判取得成功，除了创造有利的谈判环境之外，巧妙安排谈判的座位也是至关重要的，在谈判的准备工作中这是不得不认真考虑的内容。而谈判座位的安排受到谈判桌影响，因此选择适当的谈判桌是安排好谈判座位的重要前提。
谈判发展到今天，不仅是谈判的内容，谈判中的技巧和方法以及谈判桌都在不停变化和更新。
谈判室的桌子可以是长方形的，也可以是圆形或椭圆形的，一般以长方形为佳。有时甚至可以不用桌子只用茶几。
谈判场所应该布置得舒适、优雅、轻松，以利于双方放松紧张心理，缓解对抗情绪，创造谈判的良好氛围。
座位安排直接影响谈判氛围，影响双方在谈判过程中的内部交流与控制，因此，极有讲究。
最常见的排位方法是谈判双方各居一边，中间可以有桌子也可以没有（各自利用身边的茶几）。各居一边的排位方法有利有弊，好处是：同伴接近可以产生心理上的安全感和实力感，同时便于交流信息，利于协调与控制；不足是：双方泾渭分明，形成对立和冲突感，是造成谈判紧张气氛和心理的重要因素。
另一种可供选择的排位方法是任意就座，谈判双方人员混杂落座，没有分明的阵线。这种方法若己方事先做好准备而对方无所准备，往往会造成对方谈判人员被分割、包围和孤立的感觉，从而扰乱对方阵脚。但这种排位法的严重不足之处是难以实现有效的控制。因为双方人员分散混坐，往往使信息不能直接传递沟通，谈判人员的言行因此难以控制，如某一方成员的过度举动不能被及时地制止。若决定使用此法，应事先约定建立己方有效的信号控制体系，以便随时根据情况发出只有本方成员才能理解的指令，并使他方不能揣摩本方意图。如此，方能避免不为其乱。
根本不就座或根本不用谈判桌也是一种排位方法。双方成员自由交换意见，最后达成协议。此种方式适用于双边关系十分友善的状况，且应限制于小范围内。不拘一格的谈判气氛有利于轻松友善地达成谈判目标。若双方参谈人员较多，所谈问题重要复杂，或双方关系一般乃至对立，则无论如何不能使用此法。应用此法同样需要注意的是约定建立信号控制体系，根据此法的不足之处与双方的具体情况而具体安排。