不过切记：纹章是家中男性成员的专有财产，虽然夫妇在某些场合也可以联合使用。纹章出现在一位寡妇或老处女的信笺上，那就像在她们名字后面加上“大人”一样地可笑。不过使人诧异的是似乎很少有美国人知道这种纹章的规矩。寡妇无权在她的信纸上使用丈夫的纹章。但是她可将先生纹章上的盾牌图案，改成钻石形图案，而用来作为菱形章。如果她愿意的话，她也可以将菱形章用垂直线分成两丰，左一半的是先生盾上的图案，右一半的是她父亲盾上的图案。一位老处女的菱形章上要使用父亲的纹章图案，但是得去掉纹章或铭辞。
信函本身的结构
页次关系
折叠的信纸会引超有关页数的适当顺序问题。假如一封信的长度不止一页，又不足三页，通常的习惯是使用第一页和第三页，第四页空白着，以防上透过信封看到里面的字。至于较长的信，可以按着正常次序写第一、第二、第三、第四页；或者先写第一页与第四页，然后，将纸摊开而从侧面翻过来，把二张内页当作一页来书写。顺序并不重要。有的人在第二页的开头重写前一页最后一个字的习惯，这种从占老手抄本中脱胎出来的观念固然不错，但是在不习惯的人看来有一种结结巴巴的印象。
折叠的或非正式的便条纸，遇到地址印在顶端，而中间是空白时，所写的信或便函便从第一页开始，一直写到中间均页次去。便条只要展开富作一页来写。假如有缩写或全名印在前页的中央，而便条内容又长逾半页，那么该从内页顶端开始写；若是内容只有几个字则从下半页开始。
你的住址和日期
如果你的信纸；上没有印上你的地址，让收信的人知道你的地址以便于回信，也是理所当然。通常地址是写在第一页的右上方；有时，尤其是短笺，就可能声在左下角，正好在签名的左下万。在这两种情形中，日期线是跟在地址的下面。
Sincerely
Mary Swenson
(Mrsl. Jon Swenson)
45 Barton St.
Baciue Wisconsin
May 5,1966
[版式参见第51页。]
当你的地址已好在信纸上，日期的位置差不多还是照旧——信是在第一页的右上方，而便条则在签名的左下方。日期最好写成一九六五年五月九日(May 9,1965)，而不要写成(5-9-65)，对方会觉得前一种方式比较容易念。后一种方式时常令人混淆不清，因为别人弄不清楚其次序到底是年月日(month-day-year)或日月年(day-month-year一种源于欧洲的用法)。
在便条末了，只需要写上“星期四”就够了，除非是超过一星期之前所发的请帖。在那种情形中你才像写信一样，写上“一月九日”。至于年代就不必要了，因为寄送一封信，几乎不可能要一年的时间。
收信人的地址
商业函件的正确形式是必须将收信人的地址放在左边，在日期的水平线下面及称谓的正上方，信纸上的地址完全和信封上的地址一样。
June 7，1666 June 7,1960
Mr.James Johnson Smith Johnson Co
Sm ith Johnson Co 20 Broadway
Mew York 4 New York Dear Sirs:
Dear Mr. Johnson:[版式参见第52页。]
私人的函件和短柬，除了信封上有收信人地址外，别处一概不用写收件人地址。
称谓或敬语
商业函件中的称谓，“敬启者”。Dear Sir”、“各位先生”“Dear Sirs”此“先生们”(Gentlemen)来得好。写给由妇女们组成的公司或机关，称谓用“各位女士”“Dear．Madams”，决不要写“女士们”。Mesdames”，就像决不要写”先生”“Messieurs”，代替“各位先生”“Sirs”一样。
一封给一位妇女的非私人的商业信，是像下面这样开始的：
纽约州纽约市九四区第三大道四八九二号华德莱太大
敬爱的女士：(Dear Madam)
Mrs．Richard Worldly
4892 Third Avenue
New York 94，New York ．
Dear Madam：
所谓私人的商业函件是指一位生意人或专业人士给他自己认识的顾客或客户所写的信。这种信是这样开头的：
纽约州纽约市九十四区第三大道四八九二号华德莱太太
敬爱的华德莱太大：
Mrs．Richard Worldly
4892 Third Avenue
New York 94，New York
My dear Mrs. Worldly：
社交信最正式的开头是“敬爱的史密斯太太。”(My dear Mrs. Smith)较熟的朋友则渐次称为“亲爱的史密斯太太”(Dear Mrs．Smith)，“亲爱的色拉”(Dear Sarah)，“亲爱的莎莉”(Dear Sally),“莎莉亲爱的”(Sally dear)，“最亲爱的莎莉”(Dearest Sally)及“莎莉心爱的”(Sally darling)，。在这方面，你自己的感情就是你的指南针；虽然在你无法确知你收信者的感情时，你或许还是偏向正式一点的好。除了在最亲密的通信中之外，当适合用此“亲爱的史密斯先生”随意一点的称呼时，总是用“亲爱的鲍勃”(Dear Bob)。对于称呼显要或某些特殊范围内的人士，其格式在别处另有讨论(请见第27章“称呼重要的人物”)。
结尾
对于私人信件及短柬而言，英语书信不容许采用法国式动人而优美的结尾，来上一些能留给读者愉快、芳香的短短颂词，实在是很可惜的事。但是自从十八世纪以来，说英语的人们一直忙着把所有语法中的修饰辞句——取消；甚至于最后残留的祝词“敬祝大安”(Kindest regards)“不胜怀念”(With kindest remembrances)——也很快地在消逝着，只留给我们一点生硬的“你忠诚的朋友”。
目前正式社交函件最好的结尾都只采用：“忠诚的”(Sincerely)“你忠诚的朋友”(Sincerely yours)、“十分忠诚的”(Very Sincerely)、“你十分忠诚的朋友” (Very sincerely yours)。
“我仍是(你忠实的)亲爱的夫人(“I remain，dear madam”)”已不再使用，可是在便笺的结尾上要表示正式一点，用“相信我”(“Believe me”)几个字也还是正确的。相信我你非常忠诚的朋友或相信我，
我亲爱的华德莱太太你最忠诚的朋友。第二种系英国方式，虽然现在看起来不太自然。仍有许多的美国人在使用它。
Believe me
Very sincerely yours，
or
Balieve my my dear Mrs．Worldly
Most sincerely yours
[版式调整参见第53页。]商业函件的结尾应该是：“你忠实的朋友”(Yours truly)。“你十分忠实的朋友” (Yours very truly)。“尊敬你的”(Respectfully)这类结尾语通常只是商人对顾客，或是雇员对雇主写信时所用的，而决不是相同地位的人应采用的。女士们也决不应在信后写上“尊敬你的”（Respectfully)来作结语，赊非它是写给总统：主教或是修女院长的又长又正式的结语“仍有辛为……”(“have the honor to remain”)的一部份。
一位男士写信给一位妇女或写任何非商业性的函件，例如写给美国总统、内阁阁员、大使、牧师等的信，用“忠实的”(Faithfully)、“你忠实的朋友” (Faithfully yours)的结尾都是很合适的。
亲密的结语有很多种。“深爱着你的朋友”(Affectionately yours)、“深爱的”(Affectionately)、“垫爱”(Devotedly)、“爱你的”(Love)、“热爱你的”(With much love)表示着步步高升的亲密程度。
对于某位不太密切的朋友，尤其是一些很久没有见面的朋友，“永远是你的朋友”(As always)这个结语很有用处。
今天用得最多的结语，在正式的信札上是“忠诚的”(Sincerely)，在亲密的信件上是“深爱的”(Affectionately)、“爱你的”(Love)。在第一种与后两者之间是一个空白；在英语中我们对于此第一种更友善，此后两者稍欠亲密的感情，还找不到适当的表达。“顿首谨也(Cordially)无疑地便是为补充这稀需要而撰出来的，可是听起来有点过于谦恭。不过它渐渐为人们广泛地使用了。
“你急迫中的朋友” (Yours in haste)或“你急迫的朋友”(Hastely yours)虽然不是坏结尾语，但除非为了某种原因，你的信中已指出了真正而必要的紧急时，才能使用，否则总会觉得有点唐突无礼。
“感激的”(Gratefully)只能在你得到好处时才加以使用。例如一位律师曾技巧地处理一个案件，或一个大夫拯救了亲人的命，或是一位朋友为了你而弄上不寻常的麻烦，你篇信都可用“感激的”这个结尾。
在普通的谢函中，是用“忠诚的”(Sincerely)、“深爱的”(Affectionately)、 “挚爱的” (Devotedly)看你平常用的是那种结尾，至于男子给未婚妻和妻子写信，结尾语只受他自己想象力程度的限制。
这类结尾语太过于私秘，所以不便于载于本书或任何书中。
签名
在美国，一位男士习惯上是不会省掉自己名字的任何部份，所以约翰·亨特·提亲云顿·史密斯(John Hunter Titherington Smith)。觉得他的名字在信函及文件上写起来太长时，便敢成缩写J．H．T．史密斯，或者在私人信件的尾上写“约翰H．T．史密斯”。如果写信给公务上有往来而私下又熟识的朋方，只要在打字的“J．H．T．史密斯”上面签小名“杰克”(Jack)就可以了。别人寄耠他的信，信封也是用J．H．T．Smith。如果信头有全名，则信封也要用全名约翰·亨特·提奈云顿·史密斯。(John Hunter Titherington Smith)
已婚女性写信给陌生人、银行、商业机关等，都永远应该用她的法定姓名。如果她的信纸上已印好了婚后的姓名和地址，她的签字——玛丽、强司、麦休(Mary Jones Mathews)——举用不着再解释了。如果永是这样的话，她有好几种方法表明她玥后的姓名(回信便是以此为准。)当她用笔写信时，在签名的底下或左边加上婚后的姓名，再添个括号．，如下所示：
你非常真诚的
玛丽·强司·麦休
(约翰·麦休太太)
[版式调整参见第55页。]假如信是用打字机打的，就需在签名的下方空出来的地方打上婚后的称呼。在这种情形中，便不必添括号了。
你非常真诚的
玛丽·强司·麦沐
强司·麦休太太
一位妇女只有在旅馆登记簿中，商业电报上、或洽商人的定货信上，才真正在她的签名中使用“太太”一词。那时签名必须是“约翰·史密斯太太”。对她自己层用的仆人而言，则是“史密斯太太”。
对于那些可能不知道她到底是那位麦休太太的点头之交，她是这个样子签她的名：忠诚的玛丽·麦休(约翰。麦休太太)。