书信的外观和体裁
不管你有没有体认到这一点，你要知道你写的信永远是反映你外表、监赏力、和性格的一面镜子。一封草率的信——写得歪歪倒倒、用辞失当、错字连篇，或者信纸和信封不相称，甚至还可能有一块墨溃 ——显得写信的人可能是头发乱七八糟，鞋跟穿破，衣冠不整，或者丝袜上有脱线的人；一封整洁、严谨而写得端端正正的短笺，同样地描绘出了一个具有整洁、严谨、端正那些恰当的特质的人。因此，虽然我们不能说一个人的前途可以从他的书法里看出来，可是我们可以十分确定，如果一个年轻人要娶一个日常生活中总是做事勤快、心思整洁，而且把家务理得有条不紊的太太的话，他保险可以从那些书信写得很平顺、端正而整洁的女孩子当中，找到这样的对象。一个商人挑选出一个秘书，不仅是因为她替他所写的每一封整齐而有效率的信，都能增加他的光采；而且也因为这些信就显示出她本身的有条理与整洁。
优秀的秘书比我们大多数人占优势的一点，就是她们在准备商业函件方面，通常都受过良好的训练。当然，打字机本身的机械性能也简化了一些事情诸如边缘的整齐、行与行间以及字与字间的标准空隔等等；用手写信更难，可是有些人很幸运能够不费力写出漂亮的信，一个个的字间隔得很均匀，整张只面上的安排，看来也很悦目。有些人；因为他们的手指笨拙，而所写的字也如幼童涂鸦，所以一开始便感到泄气。可是不管一个人的信写得如何的坏，如果书法始终一致的话，整页看来也还是不错。你要避免那种夸张的写法，像是在写小写的“i”字时，把上面的小点画成一个圆圈，这样即使你在其他的地方再注意，也无法抵偿这种幼稚的习惯。
你可以使你自己写得干干净净和清清楚楚。你可以——如果需要的话可藉用字典的帮助——不写错字。你可以确定你知悉你所用的每个字的意义。如果你很难将每一行写得很平直，你不妨使用随着某些信纸附送的划行纸，再不然你自己做一张划行纸；如果你发现你无法保持一个平整的边线，可以在划行纸的左边再划一条直线，这样你就可以在它上面开始写每一行。在划行纸上的右边半寸的地方，划一条指示线，也可以帮助你知道每行在何处终止。你也可以做一张划行纸，放在信封下面。你用划行纸，远此发出信封和信纸上字迹横七竖八，潦草紊乱的信要好得多，因为那样的信收信人简直要倒竖蜻蜓才能念。
当然，有许多场合中，你最好还是自己使用打字机，避免这些手写的麻烦。所有的商业信函一不论是由家里或公司发出——只要能找到打字机，便都应该打字。如果你愿意的话，你写给朋友的长信当然也可以打字。有些信件永远要用手写，而下面这些都是不能打破的规则：
邀请信、接受邀请信，或辞谢信，决不可用打字机打。
祝贺信或谢函决不可用打字机打。
慰问信或慰问便函决不可用打字机打。
信封信纸
选择信封信纸，正像选择一件家俱一样，应该考意到是否适合的问题。惯常把字写得很大的人，就选择比字体稍小的人所挑为大的只张。至于纸的形状，则要看写字的人平时所留的行间，以及边空的宽窄而定。矮而延长的字体，在方形的信纸上看起来比较好，高而尖锐的字体，则以写在长而窄的信纸上为宜。
信纸的粗糙或平滑，则完全视个人的选择而定——不过，纸质要好，而浓状和颜色要保守一点。信纸决不要划线，或者香喷喷的，或者作古里古怪的形状，更不要印上华丽或夺目的装饰。
很多人有通信卡片，或者裁成和信封同样大小的小张信纸，作为便条纸。另外有些人无论写什么倌，都使用同样的信纸，可是在写便条时上下左右都留下很宽的边。
信封的口盖应该用普通的样子，其顶端既不宜太短，也不要过份的长。如果口盖是方形而不是尖形的话，它即使长一些，看来也不会古怪。如果信纸很薄的时候，要使用有颜色衬里的信封，免得透过信封就可以看到信的内容。姓名缩写的拼合图案(Monogram)或地址，可以用与衬里相配的颜色加盖在信纸上。年青的女孩子可以使用颜色很鲜明的信封衬里，而信纸上的花饰也可以很鲜明，与之呼应。可是不应当太大或太艳以至于浮华。
长方形的信封最适宜于商业信函，可是较近乎方形的信封，用于私人信件则最为漂亮。
圣诞卡信封的衬里，可以像圣诞树上的饰物那样五色缤纷。这是一个人可以稍为“大胆”(“Overboard”)的时候。可是，红与金毫无顾忌的掺合，紫与绿或其他各种夺目的颜色混成一团，在任何其他时间中都会令人嫌恶。
加金边的信纸不足为法。毛边的信纸虽在普通地使用，可是对我们大多数人来说，也并不如纸边裁得整整齐齐的信纸合适。
男用信纸
男人应该永远使用保守的信纸。全白色或奶油色、灰色或花冈石色的信纸，中等或较大的尺寸，再加印地址、姓名缩写就很合适。或者如果他有饰章的话，可以在社交用的信纸上加印上饰章。信纸上的镌印，应该用黑色、灰色或深蓝色。写信的墨水应该用黑色或蓝黑色。
供男士用于非社交信函的一种很实用的信纸，是七寸或七又四分之一时宽、十寸或十寸半长的单页信纸，且在上端以深蓝色朴素的方体字加印。姓名(不带头衔)、地址、和电话号码三项均印在上端。这种信纸可以用来打字或手写，并且要折成三折，以装入七又四分之二或七又二分之一寸长、四寸宽的信封中。至于社交信函，可以使用同一颜色和尺寸的信纸，但是，如果愿意的话，姓名部分用方体字印出缩写即可，或者如有饰章的话，可以再加印上饰章。好的文具商都供应尺寸正确的信纸及相配的信封。
女用信纸
白色、奶油色、灰色，各种蓝色，或者再新式一点，绿色，都是最高雅的颜色。信纸应该中等或较小的尺寸，单页或双页，素雅的或有颜色边的。如果加印上姓名缩写或拼合图案、地址等等，则它们的颜色须同边上的颜色相配。写信用的墨水应该是黑色或蓝色，可是如果信纸的颜色是绿色，也可以用绿色墨水。
已婚妇人的姓名应写作“威廉·佛罗斯特太太。”，而非“玛莉·佛罗斯特太太”或“玛莉·佛罗斯特。”未婚女子只在信封上才使用“小姐”的头衔。
全家人通用的信纸
适合全家人使用的信纸，是第一页上端有用朴素的字体镌印地址的一种。通常，电话号码是以较小的字体印在地址的下面，或者地址印在信纸的中央，而另在信纸左上角印一个电话机图样及电话号码，在今日电话普遍使用的情形下，这实在增加不少方便。
青少年用信纸
信纸上名字——不论是学名(如Elizabeth)或小名(如Betty)——用有颜色的浮凸字，这在年轻女孩子的所有私人通信中是很普通的。可是，一个年纪较大的妇人却不应当用这样的信纸。如果单用名字不够清楚表明身份时，年轻的女孩子也可以用她的姓。同时，非常年轻的女孩子们可以用一些在左上角，左边或上边，印有图案的美丽信纸，这些图案通常是花、鸟，或者小猫、小狗。她们可以使用名字的拼合图案，也可以不用，而图画的式样也随着女孩子的年龄而异。下图所示的一张信纸，适合给三、四岁的女孩子用。
许多文具商也会出售一些小男孩和小女孩用的信纸。上面印着横线，通常还印着动物、玩具、或有关熟悉的故事或儿歌内容的图画，而且有各种各样的形状。这种做法旨在使小孩子感到好玩，并使他觉得写信是一种乐趣而不是一件苦事。
便条纸
对于请帖、短笺、接受邀请信或辞谢邀请信而言，有一些约为女用单页信纸一半大的折叠式便条纸，最有价值。这种便条纸只要是适合家庭用的颜色都可以，上面镌印着姓名、地址或姓名缩写，也可能印上电话号码。如果不印上姓名或姓名缩写，则对家中的每个女姓都很有用。
别墅用信纸
别墅用信纸在色彩上可能要鲜明点，而在形式上也比私人信纸或城居用信纸要较不严格。如果电话局，邮寄地址、车站或飞机场有更动时，经常是在信纸的左角盖上或印上一列小的象征性图案。
名字易于用图表示的别墅，时常都是画在信纸上面。例如，别墅名“鸟笼”(BIRDCAGE)，就可以在浅蓝色的信纸上印上红的漆鸟笼疑案；别墅名“帽盒”(BANDBOX)，就可在蚝灰色的信纸上配上装饰得五颜六色的女帽盒，信封衬里则用黑或灰的细纹；别墅名“洋娃屋”(Dott’s House)就可以在边缘的白信纸上画一个草绿色洋娃娃屋子的轮廓来表示，另外是白信封加上绿衬里。这类图案要小得像樱桃核一样才显得可爱，而且信纸本身也不能太大。
假如你的别墅座落在主要公路分支出去的弯路上，最好印一个简单线划的小地图，对于驱车来访的友人很有帮助。
官方用笺
大使或公使通常将本国的国徽烫金印在信笺的顶端，或是请帖上，以供公事上正式场合使用。至于他私人和使馆内人员使用的便条上只要印上名称地址就行了。如伦敦美国大使馆。一位州长的信纸上则印着
俄亥俄州、哥伦布城 行政大厦
而且通常顶上都印有州徽。州长家庭的社交用笺，镌上“行政大厦”，但是官方的书信，都以行政公署(Executive Office)几个字作为信头(heading)。
同样的信笺，没有印上徽章的，若地址与州长家的地址相同，州长的家人便可以使用。否则的话他们的信纸上要镌上私人的地址。
一位参议员的太太无权使用印有“参议员”头衔的信纸信封，一位众议员的太太也不可以用印有“参议院”头衔的信纸，已勿庸再议。
丧事用信纸
根本很少人使用丧事用信纸，而纯白的信纸几乎已取代了配上黑边的信纸。现在粗宽的黑边(由3／8英寸至1／2英寸)在美国已不为人知。四分之一英寸的黑边表示最深的哀悼，3／16寸、1/16寸、l／32寸宽的黑边则是普通所用的。
平印和镌印
多年前，女士所用的信纸不是加以镌印(雕模压印)，就是完全空白。那时打字的奥秘还是属于职业速写打字员的天下。如今，自来水笔已代替了羽毛笔，而忙碌的男士或女士，几乎都会将打字机作为写作工具。所以为了方便起见，印好了姓名和地址的信纸，是经常写信的人所不可或缺的。因此，少数价钱难免较高的镌印信纸，大概只在写正式信函时才使用，其他非正式社交信函或商业函件，则使用的大量平印信纸，加以补充。
纹章
因为纹章之属乃源于中世纪，不是美国的一项制度、所以纹章的使用，就像说外国话一样，是种外国风俗。可是如果一个世家自从将家徽自欧洲带来美国，就一直使用着它——并且纹章学的学院已证明他们有这种权利——的话；在目前使用它也是中规中矩的，不过有一点儿显眼罢了。