书城成功励志看谁在瞎忙
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第44章 限制打进来的电话

什么最浪费时间?是会议或者会见本人并不希望见的来访者这类事?许多人认为,电话也是一个最大的时间浪费源。首先,它中断工作和继续思考,干扰重要的会议,而且也浪费了其他等待着这个通话结束的人们的时间。

因此,你可以先通过屏障方式,防止工作中断。每个打进电话来的人,都对他所要讨论的事件的重要性确信不疑,因此,你必须站在他的角度上来处理问题;然而,你得把你每天的电话交谈的时间限定在一定范围之内,否则你就不能在工作时间内按时完成其他工作。

只不过,拒绝一个已经接进来的电话,和拒不接待已经进了门的来访者一样,是最困难不过的事了,因为这已经不再是单纯地处理事情的问题了,还涉及人与人之间的交往问题。而且电话的重要性你也很难预见,你的拒绝有时会产生严重的后果。

因此,更好和更有效的方法是,你可以通过设立屏障的方式挡住那些不必要的电话,或者把它们转到你方便的时候进行。

(1)告知那些有可能打电话来,并和你交往较多的人士(如合作伙伴、顾客、朋友等),哪些时候你无法接听电话,哪些时候通过电话找你最方便。

(2)根据实际情况,列一个每日电话时间表,在此期间专门受理打进来的电话。

(3)尽量避免在谈话结束时习惯性地客套:“再给我打电话吧!”只有当你真的有这种愿望时才这么说。

(4)不要让那些等你消息的人无谓地等待。在你合适的时间准时地打过电话去,而不要等他们打过来。

(5)尽可能让所有来电都通过你预先设置的一个电话应答机。

(6)筛选所有的电话。这种筛选工作可以由你自己做,但如果请其他人做则更方便了。

(7)请秘书或同事代接电话。代接时说明你本人现在不能接,当你时间合适时,再给对方打电话。应该给对方这样一个印象:接听者可以准确地转达要办的事,而且以后你会再给他回电话的。