书城成功励志看谁在瞎忙
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第42章 利用日程表简化工作

制定日程表,并严格实施,可以大大简化你的工作,提高你的工作效率。

那么,日程表与计划有什么不同呢?计划是指对工作的日期安排,而日程表是指每天怎样具体地落实计划,也就是所谓的逐日的计划。

制定日程表的最简单的方法,是毫无遗落地把当天一定要干的工作写在表上,然后把日程表放在桌上,干完了一件工作,就在表上画个勾。当然,这种方法应该说是一种比较原始的方法了。一般说来,制定一个有效的日程表须包括下面几个过程:

1.以重要活动为中心制定一天的日程安排

有些活动是事件的关键,或者说是具有战略意义的重要活动,因此进行工作时应以这样的活动为中心。

例如,出差时,尽管有许多必须要干的工作和必须要会见的人,但首先应该解决中心工作。考虑到意料不到的事情等因素,除做必须的工作之外,日程表上还应有充裕的准备时间和机动时间。但这并不是最重要的,时刻记住你出差的目的,对于这个中心任务来说,其他的事情全是次要的。

2.对该做的工作进行定位

这包括:把一些工作分配给他人;挑出在这一天内必须做完,且不太好做的工作。

3.把有联系的工作归纳在一起

把相互关联的琐事归纳到一起,会使工作有节奏,这么做,能够节省协助你工作的人们的时间,而且你自己也可以不间断地连续利用所需的工具和其他助手。

例如,有些信件,可以归总起来一次写完;尽量约定好时间,尽可能地连续会见来访者;将必须阅读的材料,集中到一起快速过目,等等。

4.使工作与能量曲线相适应

能量曲线因人而异,因此要利用精力最充沛的那段时间从事那些最有挑战性、最富于创造性的工作。如果你认为你的精力在上午最为充沛,最适合会见客户,那么也可以把它们安排在上午。

相反,被动的工作或不那么重要的工作,就不必占用这种宝贵的时间了。可以把它们安排在你有些疲惫,工作效率减退时进行。

5.无论什么工作,都要安排充分的时间

为了提高工作效率,有时可以制定一些多少有些勉强、有些紧张的日程表。但是,如果自己所接受的任务重要且必须完成,那么为了保证成功,就必须留出足够的时间,不要勉强,如果非要求自己在一小时内干完两小时才能完成的工作,那么日程表等于是作废了。

6.控制自己不去干日程表中没有安排的事

这种情况你会时常遇到:比如说你正在干着某一件事,突然想起要打个电话,或者想要叫某人来吩咐一件事情,但是如果真的打电话或者找人来谈话,可能就要影响你预定要完成的工作。这时,如果打电话或找人谈话不是非常紧急、必须马上做的,就暂且放下,先把日程表内安排的工作做完。

再比如,在工作中,有时你的头脑中冒出一个新颖的想法,或者突然想查点什么东西。如果这些想法与目前手里所从事的工作有关联,那么可以去做,但如果没关联,请不要再想下去,而是先把它们记在备忘录上。

7.注意会面时间

在会见来访者或自己出访时,要特别注意节约会面时间。要随时注意掌握谈话的内容与速度,要避免废话,尽快把话题引到正题上来。

对于意外的来客,如果你怎么也腾不出时间,你要有礼貌地拒绝他,请他回去并再约一个对两人都合适的时间来会面。

8.其他注意事项

制定日程表时,还应注意如下问题:

(1)先试着制订一个包括全部工作计划的非正式日程表,考虑一下要做完全部工作需要花多少时间。

(2)明确预约好必须会面的人员。

(3)大事和麻烦事安排在星期一或星期二上午做,此时一周刚开始,精神饱满,而且时间上也充裕。

(4)要与他人一起完成的工作,尽量安排在这一天中的前一段时间来完成它。以免晚了见不到对方,耽误工作。

(5)如能把性质相同的工作连起来做,就可以节约许多准备时间,也可以省去那些不必要的来回奔跑的时间。

(6)日程表中要有休息的时间。另外,做复杂的工作时,可以插入做一些放松的活动。

(7)一天结束时,可以用10分钟时间研究一下第二天的日程,让自己的头脑中对第二天的工作顺序事先有一个印象。