书城成功励志看谁在瞎忙
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第25章 抓住时间管理的核心

让每一分钟变得有价值,实际上是让在这一分钟内所做的事情有价值;不浪费自己的时间,是让自己利用时间做一些有意义的事情;制订时间计划,主要是对事务的先后顺序进行合理安排;提高效率,是在单位时间内能多做一些成效好的事情。

那么,时间管理的核心是什么?答案是分清事务的轻重缓急,并且通过各方面的组织协调让事务成功。

事务根据紧迫性与重要性可以分为四类,所谓的紧迫性是指必须马上处理,不得拖延;所谓的重要性是指有价值、有意义,有利于实现个人目标。

1.既重要又紧急的事务

比如客观存在的危机。客观情况发生了与预计完全相反的变化,或者发生了阻碍行动进行的事件,需要紧急处理,否则直接带来很大损失或使计划失败、目标无法实现。例如,你是某公司销售部经理,突然因产品质量问题,大批客户要求退货,这时,你必须尽快做出处理,否则后果不堪设想。这种情形就是既重要又紧急的事务。

另外一种情形是期限临近而未完成却又有一定压力的事务。比如一位建筑商,和某单位签订了工程合同,规定在12月底以前将办公大楼按质按量建成。现在离限期只有1个月,但工程进度却与预计相差很远,如果不如期完成,直接经济损失将比较惨重。这种事务也是既重要又紧急的事务。

处理此类事务要求我们把它们放在第一位,将时间和精力先放到解决这类事务上。

这种事务并不是每时每刻都会发生,如果你每天只处理这种事务,可能你的心理和生理都承受不了多久,必须学会用另外一些事务调节自己的日程安排,缓解一下心理压力。

2.重要但不紧急的事务

不紧急,即不需要马上处理,要求从长远考虑或作计划。重要,即它往往与我们的目标息息相关。根据这一特点,这类事务主要包括:为目标制订战略计划,为防止意外发生做好准备,为实现目标准备条件等。

我们都可以认识到这些事务的重要性,但却因其不紧急而被我们忽略。只有那些高瞻远瞩、富有远见的人才能将此类事务做好。

重视此类事务,我们就会注意把时间放入加强自律,培养品性、心态,搞好人际关系等方面,并且具有忧患意识,防患于未然,使成功多一层保障。

一般而言,我们的大部分时间应该花在这类事务上,为实现目标的行动过程实际上绝大部分都是在处理这类事务。

3.不重要但紧急的事务

这一类事务最具有迷惑性,让许多人把大量的时间都用于处理这类事务上。因为人们有一个误区,就是认为事情越急迫越重要,产生这种误区的原因是人们注意力的辐射范围是由近到远的,离现在越远的事情越不容易引起人们的重视,离现在越近的事情越容易引起人们的注意。

这类事务主要包括以下几种:

(1)他人来访。

(2)不重要的电话。

(3)没有多大实质意义的会议。

(4)不重要的应酬活动等。

这种事务绝大部分属于具有干扰性或作用不大的事务。如何处理这些问题,就成为时间的有效利用和无效利用的分水岭。有的人排除这些事务的干扰,节省了时间,把时间放到处理重要事务上。而有的人则不假思索,把时间全耗在这类事务上,耽搁了重要事务的处理,浪费了宝贵的时间。

4.既不重要又不紧急的事务

人们处理这类事务一般比较注意,绝大部分人不会轻易把时间随便花在处理这类事务上。不过,还是会有一些人仍浪费大量的时间处理这些事务。

这类事务大部分毫无价值可言,或仅供玩乐或纯属干扰。比如接听错打的电话。

把时间花费在第三、四类事务上的人一般目光比较短浅,缺乏远见和长期的目标、计划,急于求成或不注意自身品性、能力和素质的培养,其结果只能离成功越来越远。